Сроки хранения документов

528
Любая организация должна ежегодно проводить экспертизу ценности и определять сроки хранения документов. Однако разные виды документов имеют различные сроки, поэтому, чтобы случайно не уничтожить документы постоянных сроков хранения, рекомендуем ознакомиться с данной статьей.

В данной статье мы подробно рассмотрим:

  • сроки хранения документов в организации;
  • что делать, когда истек срок хранения документа;
  • как производить уничтожение документов с истекшими сроками;
  • как правильно составить акты уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Прежде чем приступить к определению сроков хранения документов, необходимо знать, что разные документы имеют разные сроки хранения. Существуют даже документы с постоянным сроком хранения, т.е. данная документация должна храниться до тех пор, пока организация существует и ведет свою деятельность. Поэтому очень важно правильно определить, какие документы и в течение какого срока подлежат хранению.

Сроки хранения документов в организации

Каждая организация должна обеспечивать сохранность документов, в том числе и документации, касающейся персонала, на протяжении сроков, которые устанавливаются нормативными правовыми актами РФ и федеральными законами.

В результате осуществления деятельности организации создается большое количество документов, которые имеют различное значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для принятия решений по какой-то определенной проблеме. После использования данной информации в оперативных целях такие бумаги теряют свое значение. Дальнейшее их хранение является нецелесообразным. Другие документы могут сохранять свою значимость в течение многих лет. Но есть документы, содержащие ценную информацию как для самой организации, так и для контролирующих органов. Такие документы необходимо хранить постоянно. Именно по этой причине определены разные сроки хранения документов в организации.

Срок хранения документов может быть:

  • временным (до 10 лет);
  • временным (свыше 10 лет);
  • постоянным.

Сроки хранения не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов должна определяться значимостью имеющейся в них информации. Для документации, отобранной для временного хранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов.

Перечень сроков хранения документов

Как уже написано выше, первоначально сроки хранения документов определяются в ходе составления номенклатуры дел. Это значит, что производится предварительная оценка ценности документов, входящих в состав того или иного дела. При дальнейшем формировании дел следует проверять правильность определения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.


Контроль исполнения документов


Помощь оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они помогают Сроки хранения документовустановить сроки хранения или возможность уничтожения некоторых управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все организации и учреждения. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например, учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде ситуаций может потребоваться дополнительное изучение состава и содержания деловых бумаг для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводят сотрудники структурных подразделений при непосредственном участии сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует отнестись к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор должен вестись путем полистного просмотра. Только так можно обнаружить возможные ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документацию с постоянным сроком хранения от бумаг временного хранения.


Как изменились сроки хранения у документов по личному составу? Можно ли приказы по отпускам, командировкам, о взысканиях, как прежде, хранить пять лет?


Так же полистно следует просматривать дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе деловые бумаги, подлежащие постоянному хранению. Дела, в составе которых имеются такие бумаги, должны быть переформированы: документация с постоянным и временными сроками хранения формируют в отдельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с подобными бумагами. Сроки временного хранения следует уточнять по перечням документов или по номенклатуре дел организации.

Что делать, когда истек срок хранения документа

В первую очередь следует отметить, что сделать вывод об окончании срока хранения документов может сделать только экспертная комиссия. При этом следует учитывать, что если срок документа истек, но он может понадобиться в ходе текущих судебных разбирательств, то лучше всего оставить оригинал в сохранности.

На основании номенклатуры дел должны быть выделены дела, содержащие деловые бумаги с истекшими сроками. На них составляются акты, которые в дальнейшем должны быть утверждены и подписаны руководителем организации. Просроченные документы исключаются из состава дел и хранятся отдельно до момента их последующего уничтожения.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Для утилизации необходимо наличие соответствующих актов. Они должны быть составлены специальной экспертной комиссией по итогам проведения экспертизы ценности. Также следует знать, что деловые бумаги могут быть уничтожены разными способами. При большом количестве бумаг, подлежащих уничтожению, проще всего обратиться в специальные службы, которые оказывают подобные услуги. Они должны будут выдать вам документ, подтверждающий прием бумаг для дальнейшего их уничтожения от вашей организации и их количество (вес).


Определение сроков хранения документов


Самостоятельно уничтожить документацию можно двумя способами: с помощью шредера или просто сжечь. При этом также должны быть уничтожены все копии (включая электронные). Ни в коем случае не допускается дальнейшее использование бумаг с истекшими сроками хранения в качестве черновиков и т.д.

Акты уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения должен содержать наименование структурного подразделение, из которого были выделены деловые бумаги к уничтожению. Данный реквизит должен быть проставлен перед заголовочной частью в каждом акте. Заголовки однородных дел необходимо вносить под одним общим заголовком (при этом необходимо указать суммарное количество дел). Внимательно проверьте количество указанных в акте позиций, чтобы случайно не подвергнуть уничтожению деловые бумаги, которые формально еще хранятся. По нормативным требованиям следует проводить полистный отбор бумаг, подлежащих уничтожению.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль