Ведение делопроизводства

489
Ведение делопроизводства является одним из основных этапов работы с документами. Оно, как и многие другие документационные процессы, состоит из нескольких этапов. О том, что включает в себя делопроизводство компании, какие требования к нему предъявляются и как избежать ошибок – читайте в нашей статье.

В данной статье мы рассмотрим:

  • что представляет собой ведение делопроизводства в компании;
  • основные требования к ведению делопроизводства;
  • наиболее частые ошибки при ведении делопроизводства.

Работа с документами делопроизводства компании состоит из нескольких этапов. Самым первым является получение и первичная обработка документов. Именно с этого этапа должно начинаться эффективное ведение делопроизводства в компании. Сотрудник, ответственный за работу с входящей корреспонденцией, должен не просто получать и регистрировать документацию, но и проверять ее на полноту пакета, а также отвечать за распределение деловых бумаг по необходимым подразделениям организации.

Ведение делопроизводства компании

Как правило получение, обработка и дальнейшее распределение входящей корреспонденции входит в должностные обязанности секретаря. Поэтому при распределении поступивших документов сотрудник должен учитывать, что на стол руководителя организации должны попасть только самые важные документы, имеющие оперативное значение и требующие соответствующих решений и распоряжений. Остальные документы должны распределяться по подразделениям в соответствии с их назначением. Следует учитывать, что эффективное ведение делопроизводства компании подразумевает регистрацию входящей документации в день ее поступления.


Первые этапы делопроизводства в организации


Также ведение делопроизводства компании невозможно представить без создания новых документов. Если организация имеет подразделение, отвечающее за делопроизводство, то в его задачи должна входить разработка Ведение делопроизводстваобразцов бланков и их утверждение, регламентирование порядка подготовки и оформления документов, методическая помощь и обучение сотрудников других подразделений правильному оформлению документов. Наличие такой службы в компании не только положительно сказывается на работе всей компании с деловыми бумагами, но и позволяет значительно повысить скорость вынесения резолюций и принятия важных решений.

Ведение делопроизводства включает в себя хранение и уничтожение документов. Эффективный контроль сроков хранения и регулярное проведение экспертизы ценности позволяют значительно уменьшить путаницу в документах, а также захламление рабочих мест. Своевременный отбор документов для передачи в архив или уничтожения также положительно сказывается на организации рабочего времени сотрудников, ведь у них больше нет необходимости тратить рабочее время на перебирание ненужных или устаревших бумаг. Следовательно, повышается производительность. К тому же давно известно, что порядок на рабочем месте во многом способствует и порядку в голове.

Требования к ведению делопроизводства

Эффективное ведение делопроизводства невозможно без закрепления в организации соответствующих требований. Так, основные требования к ведению делопроизводства относятся ко всем этапам работы с документами и направлены на сокращение временных затрат, которые уходят на работу. Например, немаловажным требованием является обработка и регистрация входящих документов в день их поступления. Ни в коем случае не стоит накапливать входящие документ, откладывая их рассмотрение на конец или начало рабочей недели. Это может стать причиной задержки важного мероприятия или несвоевременного принятия решения, что может негативно отразиться на работе всей компании.


Правила регистрации документов


Также важно создание инструкций, которая будет регламентировать процесс оформления документов для сотрудников всех подразделений. Это позволит значительно уменьшить проблемы, которые в дальнейшем могут возникнуть из-за неправильного оформления деловых бумаг.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Следует отметить, что на ведении делопроизводства компании положительно сказываются обучающие занятия для сотрудников. Учитывайте, что сотрудник компании может быть гениальным бухгалтером, но ничего не смыслить в видах документах и их сроках хранения. Поэтому так важно донести до каждого сотрудника основы оформления с документами либо организовать методическую помощь.

Ошибки при ведении делопроизводства

Ошибки при ведении делопроизводства могут стать не только причиной лишних проблем с документацией, но и даже материальной или административной ответственности руководителю организации. Избежать многих ошибок в делопроизводстве позволит создание единого стиля оформления документов. Лучше всего, если в организации будут разработаны и внедрены собственные формы бланков документов, которые практически исключают ошибки на этапе составления и оформления документов.

Также избежать ошибок позволит создание графиков мероприятий по работе с документами. К примеру, наличие в организации строгих временных рамок по сдаче документов в архив заставит всех сотрудников своевременно приводить документы и дела в надлежащий порядок. Тоже самое касается и графика проведения экспертизы ценности.


Документная грамотность управленческого персонала


Очередной эффективной профилактикой ошибок при ведении делопроизводства является создание экспертной группы. В ее состав можно включить по одному сотруднику из разных подразделений организации, назначив его ответственным за делопроизводство в своем подразделении. Согласитесь, объяснить одному человеку основы делопроизводства значительно легче, чем всему отделу, а времени на это уйдет намного меньше, чем на возможное устранение ошибок, возникших из-за пренебрежения данным советом.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 6.47%
  • Делопроизводство 12.95%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.07%
  • Имидж секретаря 10.07%
  • Деловой этикет 10.07%
  • Карьерный рост 9.35%
  • Документооборот 15.11%
  • Электронный документооборот 13.67%
  • Архивное дело 82.01%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль