Архивное делопроизводство

869
Одним из важнейших этапов создания в организации эффективного делопроизводства является архивное делопроизводство. Оно призвано обеспечивать контроль над работой с архивными документами, а также их сохранность и доступность. О том, как правильно вести архивное делопроизводство в организации – читайте в статье.

В данной статье мы рассмотрим:

  • для чего нужно архивное делопроизводство в организации;
  • как вести архивное делопроизводство;
  • правила архивного делопроизводства;
  • наиболее частые ошибки при ведении архивного делопроизводства.

Архивное делопроизводство требует тщательной организации и контроля ведения. Это обусловлено тем, что его главной задачей является сохранение важных документов на протяжении многих лет, а то и десятилетий. Поэтому данная отрасль делопроизводства должна быть организована в компании на высшем уровне.

Архивное делопроизводство в организации

Ведение делопроизводства в организации включает необходимость сохранения документов. Несмотря на то, что вступившие в 2015 году Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях содержат формулировку «организация вправе создавать архивы вправе создавать архивы…», дальнейшее рассмотрение показывает, что все-таки архивное хранение документов носит обязательный характер, а не рекомендательный.


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Обуславливается это тем, что сроки хранения важной документации организации (кадровых документов, налоговой и бухгалтерской отчетности) никто не отменял. Более того, при отсутствии вышеперечисленных документов контролирующие органы вправе оштрафовать либо применить административное наказание к ответственным лицам организации. Поэтому так важно вести архивное делопроизводство в организации.

Как вести архивное делопроизводство

Архивное делопроизводство в организации должно подчиняться строгому регламенту. Любой процесс работы с архивными документами должен быть описан в инструкции по делопроизводству, будь то передача дел в архив, экспертиза ценности, формирование дел из архивных документов и уничтожение.


Определение сроков хранения документов


Также советуем издать и утвердить в организации графики, согласно которым будут осуществляться все мероприятия, касающиеся архивных документов. К примеру, при большом документообороте в организации целесообразнее составить график, по которому будет вестись прием документов на архивное хранение. В этом графике следует указать в какие дни и какое подразделение организации обязано осуществить передачу дел на хранение. Строгие временные рамки не только исключают путаницу в документах из различных подразделений, но и обязывают сотрудников подразделений своевременно осуществлять подготовку дел и документов для передачи в архив.

Правила архивного делопроизводства

На что опираться сейчас в сфере нормативного регулирования и методического обеспечения архивного дела?

Во-первых, на действующий документ, который носит нормативный характер: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных Архивное делопроизводстводокументов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), вступившие в силу в конце ­сентября прошлого года. Далее в статье будем называть его ­Правила-2015.

И во-вторых, на действующий документ, который носит методический характер: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). Многие практические вопросы, лишь затронутые Правилами-2015, освещены здесь довольно подробно, например, порядок ­разработки ­номенклатуры дел.

Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), которые уже давно в силу возраста были не вполне рабочим документом, наконец отправлены на заслуженный отдых и не подлежат применению на территории Российской Федерации с момента вступления в силу Правил-2015 (письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А).

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Ошибки при ведении архивного делопроизводства

Ошибки при ведении архивного делопроизводства, как правило, допускаются по незнанию либо из-за недостаточного контроля деятельности. Самое страшное, что может случиться – это уничтожение документов с действующими сроками хранения. Эта ошибка может возникнуть по причине невнимательности сотрудников либо ненадлежащего исполнения обязанностей.


Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки


Чтобы избежать подобных ошибок, необходим четкий и поэтапный план любой работы с архивными документами. К примеру, во время экспертизы ценности (если документов не так много) следует осуществлять полистную проверку документов и их сроков хранения. Если же объем документов большой, то рекомендуем внимательно ознакомиться с описью документов в деле. При этом необходимо присутствие сотрудника подразделения, направившего документы, ведь именно он может помочь разобраться в документах. Также рекомендуем обучить всех сотрудников компании (либо выборочно ответственных лиц в подразделениях) основам оформления и формирования дел. Это существенно упростит работу и снизит вероятность ошибок на этапе оформления.

Наличие в организации закрепленной номенклатуры дел также значительно упрощает жизнь сотрудникам архива. Поэтому если в организации выявляются постоянные ошибки при ведении архивного делопроизводства, вероятнее всего, что проблема в отсутствии либо ненадлежащем виде номенклатуры дел.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение об архиве (бланк).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение об архиве (образец).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.63%
  • Делопроизводство 20%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.68%
  • Имидж секретаря 13.16%
  • Деловой этикет 14.21%
  • Карьерный рост 10%
  • Документооборот 22.11%
  • Электронный документооборот 18.95%
  • Архивное дело 79.47%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль