Оформление протокола

548
Многим секретарям довольно часто приходится сталкиваться в работе с таким организационно-распорядительным документов, как протокол. Особенно это актуально, если в организации часто проводятся различные заседания и собрания, в ходе которых секретарь должен вести протокол. Поэтому в сегодняшней статье мы подробно рассмотрим правила оформления и составления протокола.

Из данной статьи вы узнаете:

  • существующие требования к оформлению протокола;
  • правила оформления протокола;
  • порядок оформления протокола;
  • как осуществляется оформление протокола совещания.

Протокол является документом, который ведется для фиксирования хода различных совещаний, собраний и заседаний. От правильности его заполнения зависит приобретение данным документом юридической силы. Поэтому к оформлению и составлению протокола необходимо отнестись со всей полнотой ответственности.

Требования к оформлению протокола

В должностные обязанности секретаря довольно часто входит обязанность фиксировать ход заседаний, собраний и совещаний в организации. Независимо от того, как фиксируется обсуждение (стенографируется или записывается на пленку), после мероприятия должен быть составлен протокол. От навыков секретаря и его умения выделять важные моменты, возникающие по ходу обсуждения. Требования к оформлению протокола заключаются в четком соблюдении правил оформления. Протокол составляется на бланках формата А4. В число обязательных реквизитов протокола входят: наименование организации, ведомства (структурного подразделения), наименование вида документа, дата заседания (совещания, собрания), номер, место заседания, заголовок, текст, подписи и гриф утверждения (если требуется).


Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно


Следует учитывать, что в протоколе указывается именно дата заседания, а не дата составления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016. Номер протокола определяется по порядковому номеру заседания, начиная с календарного года. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.

Правила оформления протокола

Правила оформления протокола подразумевают разбитие текста на две части: вводную и основную. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же Оформление протоколаоформляется слово «секретарь». Например: Председатель — Матвеев В.И. Секретарь — Иванова СБ.

Данная часть протокола опускается при фиксировании оперативного совещания. Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Порядок оформления протокола

Только правильно порядок оформления протокола в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. 

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.


Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления


Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) строго по центру.

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов определяются требованиями действующего законодательства, основами делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления основываются на общем алгоритме, который сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Оформление протокола совещания

Оформление протокола совещаний требует указания вопросов, которые решаются по ходу собрания. В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, его содержания и принятые по ходу совещания решения. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об"). Наименование вопроса следует печатать по центру страницы и подчеркивать чертой. Далее под чертой необходимо указать фамилии сотрудников, выступивших при обсуждении данного вопроса. Далее указывается принятое решение.


Самокоучинг для помощника руководителя: 8 полезных инструментов


Копии протоколов при необходимости следует отправить в организации и должностным лицам, присутствовавшим на собрании. Список рассылки должен составлять ответственный исполнитель подразделения, которое занималось подготовкой вопроса.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Протокол общего собрания акционеров об избрании на должность генерального директора (бланк).doc
  • Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Протокол общего собрания акционеров об избрании на должность генерального директора (образец).doc
  • Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль