Подготовка к архивному хранению

300
Одним из основных этапов работы с документами организации является их подготовка к архивному хранению. Ведь для того, чтобы организовать правильное хранение документов, необходимо позаботиться о правильном составлении и оформлении дел. Давайте рассмотрим подробнее, как осуществлять подготовку к архивному хранению.

Из данной статьи вы узнаете:

  • в чем заключается подготовка документов к архивному хранению;
  • как осуществляется подготовка дел к архивному хранению;
  • организация подготовки дел к архивному хранению;
  • порядок подготовки документов к архивному хранению.

Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка документов к архивному хранению включает в себя несколько этапов. Для начала необходимо убедиться в необходимости сдавать данную документацию в архив. С этой целью проводят экспертизу ценности документов. Далее следует правильно оформить сдаваемые документы. Как правило, документы формируются в дела в соответствии с их сроками и наименованием. После этого необходимо составить опись документов постоянного и временного сроков хранения, чтобы в дальнейшем передать ее в архив.Подготовка к архивному хранению

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

  • постоянного хранения;
  • временного хранения (свыше 10 лет);
  • временного хранения (до 10 лет);
  • подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Подготовка дел к архивному хранению

Подготовка дел к архивному хранению в первую очередь включает их составление и формирование. Ведь именно на этих этапах необходимо правильно оформить дела и проследить, чтобы они состояли из документов с одинаковыми сроками хранения. Если формирование дел вызывает вопросы, то рекомендуем прибегнуть к помощи сотрудников архива.

Организация подготовки дел к архивному хранению

Необходимо учитывать, что в больших компаниях организация подготовки дел к архивному хранению должна вестись согласно графикам, утвержденным руководителем. Это вызвано необходимостью обеспечить порядок и исключить путаницу в документах различных подразделений. График должен содержать даты (лучше выделять несколько дней, а не один), в которые каждое подразделение должно осуществить передачу документов в архив. К примеру, бухгалтерия должна сдавать документы в срок с 7-12 февраля каждого года. Диапазон дат выбирается на тот случай, если они частично придутся на выходные, иначе может возникнуть вероятность, что документы придется передавать в архив в выходной день или, того хуже, нарушать внутренний распорядок компании.


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Также до передачи дел на архивное хранение следует убедиться в правильности их составления. Для этого необходимо назначить в каждом подразделении сотрудника, ответственного за оформление дел. Лучше всего, если проверку он будет осуществлять в присутствии архивного сотрудника, чтобы избежать пропущенных ошибок. При этом, такая работа должна проводиться в каждом подразделении, согласно графику. Лучше всего, если графики будут составляться архивными сотрудниками совместно с ответственными сотрудниками подразделений. Следует помнить, что график должен быть утвержден главой подразделения и непосредственным руководителем организации.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Порядок подготовки документов архивному хранению

Порядок подготовки документов архивному хранению также следует закрепить в организации соответствующими инструкциями. Основу подготовки документов представляет формирование дел. На данный момент порядок формирования состоит в следующем:

  • распределение исполненных документов по делам;
  • расположение документов внутри дела;
  • оформление обложки дела.

Составление описей на дела, передаваемые в архив организации


Формирование и хранение дел в организации может осуществляться различными способами. Эта процедура может осуществляться как секретарем организации, так и несколькими подразделениями. Во многих компаниях формирование дел осуществляется обоими методами одновременно. Так, секретарь руководителя производит формирование и оформление дел с организационными и распорядительными документами, а бухгалтерская, юридическая и прочая документация оформляется в соответствующих подразделениях.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Как правило, при оформлении дел в подразделениях назначается один ответственный сотрудник. При таком варианте осуществлять контроль над формированием дел организации значительно проще, как и осуществлять методическое единство в организации.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение об архиве (бланк).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного дела) (бланк).doc
  • Должностная инструкция архивиста (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение об архиве (образец).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного дела) (образец).doc
  • Должностная инструкция архивиста (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль