Виды нормативных документов

303
В должностные обязанности секретаря входит работа с различными документами, в число которых также входят нормативные документы. Однако не все секретари могут с первого раза распознать нормативный документ и понять порядок работы с ним. Именно поэтому темой сегодняшней статьи станет рассмотрение видов нормативных документов.

Из данной статьи вы узнаете:

  • с какими видами нормативных документов работает секретарь;
  • как различаются отдельные виды нормативных документов;
  • как секретарю работать с разными видами нормативных документов.

Работа с нормативными документами зачастую вызывает много вопросов и проблем. Однако невозможно представить ведение деятельности организации без наличия соответствующих нормативных документов. Именно нормативные документы устанавливают порядок и регламентируют деятельность всей организации и сотрудников.

С какими видами нормативных документов работает секретарь

Большую часть рабочего времени секретаря занимает работа с различными документами. При этом немалое внимание следует уделять нормативным документам. Именно они регламентируют и устанавливают порядок работы со всеми видами документов, а в некоторых случаях и всю деятельность организации. Поэтому каждый секретарь должен всегда иметь под рукой так называемые три пакета документов. Давайте же рассмотрим, что включают в себя эти пакеты.

Виды нормативных документовПервый пакет документов состоит из законодательных актов, касающихся вопросов документирования и организации работы с документами. Более того, в состав данного пакета должны войти законодательные и нормативные документы, касающиеся деятельности самой организации. Также в данный пакет необходимо включить нормативные и законодательные акты, которые издаются непосредственно на территории субъекта и относятся к деятельности организации.

Во второй пакет документов необходимо включить нормативно-методическую документацию, регламентирующую документационное обеспечение в организации. Наиболее важными и главными документами по организации работы с документами являются:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 6.30-97);
  • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2001);
  • Основные правила работы архивов организаций (2002) (взамен Основных правил работы ведомственных архивов);
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000);
  • Нормативы времени на различные виды работ с документами;
  • Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены Постановлением Госкомстата 05.01.2004).

 Кроме того, если ведением кадровой документации в организации занимается секретарь, то ему необходимо иметь «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».


Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно


Третий пакет документов составляют нормативные документы самой организации. К ним относятся устав организации, положение о службе ДОУ, должностная инструкция секретаря, штатное расписание, номенклатура дел и т.д. Перечень документации, входящей в данный пакет, может варьироваться в зависимости от самой организации.

Как различаются отдельные виды нормативных документов

Как уже понятно из предыдущего абзаца, нормативные документы различаются по формату их издания и делятся на федеральные, субъективные и внутренние нормативные документы. Из названия логично, что федеральные нормативные документы действуют на территории всей России, субъективные только на территории одного субъекта, а внутренние нормативные документы организации – лишь в вашей компании. Однако и здесь есть несколько нюансов, которые необходимо учитывать.

Если речь идет о большой организации, имеющей филиалы в различных городах, то нужно учитывать специфику местных нормативных актов в том или ином субъекте. Также при разработке внутренних нормативных документов необходимо понимать, что они ни в коем случае не должны противоречить федеральным и субъективным документам. Кроме того, многие нормативные документы федерального назначения носят лишь рекомендательный характер, однако это не означает, что ими можно пренебречь. Как правило, соблюдение федеральных нормативов (или хотя бы большей части из них) позволяет избежать множества неприятностей, которые могут коснуться организацию при проверке контролирующими органами.


Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел


Как секретарю работать с разными видами нормативных документов

В первую очередь каждый секретарь должен знать содержимое всех видов нормативных документов, чтобы иметь возможность полноценно с ними работать. Кроме того, необходимо проверить документы на наличие несоответствий или противоречий. К примеру, если порядок работы с документами, закрепленный внутренними документами организации (должностной инструкцией или положением о службе ДОУ), противоречит федеральным нормативно-методическим документам, то необходимо сообщить об этом руководству. Это необходимо для того, чтобы как можно быстрее организовать правильную работу с документами внутри организации, а также минимизировать возможность возникновения ошибок у сотрудников из-за несоответствия в документах.


Технология работы с документами. Документооборот


Кроме того, отличным вариантом станет ознакомление всех сотрудников с нормативными документами. Такая мера не только поможет организовать слаженную деятельность всего коллектива, но и поможет снизить риск неправильного оформления документов или их задержки на каком-либо из этапов их обработки. Следовательно, возрастет и эффективность компании, а значит, и прибыль.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота.doc
  • Регламент допуска работников к обработке персональных данных (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Регламент допуска работников к обработке персональных данных (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль