Встреча посетителей

1356
Прием посетителей в любой организации имеет большое значение, поскольку от первого впечатления зависит репутация и престиж компании. Каждая уважающая себя компания должна всегда держать уровень на высоте, и неважно кто является посетителем, ваш собственный сотрудник или важный деловой партнер. Поэтому сегодня мы рассмотрим организацию приема посетителей.

В этой статье мы рассмотрим

  • как должна быть организована встреча посетителей организации;
  • каков этикет при встрече посетителей;
  • какие ошибки нельзя допускать при приеме гостей.

Организация приема посетителей на достойном уровне является задачей секретаря. Дальнейшая связь с компанией, деловые переговоры, заключение соглашений, следовательно, и коммерческий успех во многом зависят от умения секретаря правильно работать с посетителями.

Встреча посетителей организации

Встреча посетителей компании входит в должностные обязанности секретаря компании, а секретарь руководителя организует прием гостей руководством.

В первую очередь секретарь должен позаботиться о приемной. Она должна производить благоприятное впечатление. Желательно, чтобы приемная была достаточно просторной, с приятным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, возможно, с изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен быть приветливым и любезным, должен уметь встретить посетителей так, чтобы у них сложилось положительное первое представление об организации в целом. Для удобства желательно разделять посетителей на сотрудников своей организации, представителей других организаций и пришедших на прием по личным вопросам.


Самокоучинг для помощника руководителя: 8 полезных инструментов


Для четкой и отлаженной работы секретарь должен разработать совместно с руководителем график приема, вести учет посетителей, следить за очередностью приема, документировать принимаемые руководителем в ходе приема посетителей решения.

Посетитель может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. О представителях вышестоящих организаций секретарь должен докладывать лично. При докладе желательно назвать фамилию, имя и отчество человека ожидающего приема, должность и вопрос, по которому он прибыл. Получив согласие на прием, секретарь приглашает посетителя в кабинет руководителя.

Этикет при встрече посетителей

При приеме посетителей секретарь должен всегда здороваться первым, желательно взять визитную карточку гостя и, поблагодарив, ознакомиться с ее содержанием. Зарегистрируйте посетителя, узнайте о цели его визита и доложите руководителю.

Если вы заняты разговором по телефону или беседой с кем-то из посетителей, то следует встретить нового визитера приветливой улыбкой и легким кивком головы указать, где он может разместиться.


Дизайн приемной и кабинета директора


Если посетителю приходится ждать какое-то время, то можно предложить ему ознакомиться с каталогами, проспектами, прайс-листами компании. Этим вы окажете внимание гостю и дадите ему возможность ознакомиться с деятельностью организации и спектром ее услуг.

В случае, если руководитель в данный момент не может принять посетителя, следует сообщить ему дату и время, Встреча посетителейкогда его смогут принять.

При наличии в организации пропускного контроля секретарю следует заранее подготовить пропуска для посетителей, а особо важных гостей встречать в холле и провожать в кабинет руководителя.

К намечающимся встречам необходимо готовиться заранее. Для этого необходимо знать:

  • дату и время приема посетителей;
  • количественный и качественный состав посетителей;
  • мотивы (причины) посещения;
  • краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей.

При приеме гостей руководитель сам решает, чем их угощать. Секретарь должен приготовить все необходимое и на подносе принести в кабинет. Чай и кофе подаются в чашке на тарелочке с салфеткой и ложкой, которая должна лежать на блюдце ручкой вправо. Гостю чашка подается справа, правой рукой, если затруднен подход справа, то левой рукой. Стакан воды или сока нужно подавать также на маленькой тарелочке с салфеткой.

Ошибки при встрече посетителей

При проявлении офисного гостеприимства важны детали и тонкости. Необходимо предусмотреть множество мелочей, из-за чего иногда бывает трудно избежать досадных ошибок. О некоторых подобных ошибках и о том, как их избежать мы сейчас и расскажем.

Всегда необходимо помнить, что посетитель может войти в приемную в любой момент, поэтому постоянно поддерживайте порядок на своем рабочем месте. Ведь захламленный стол, немытые чашки, увядшие растения производят неприятное впечатление.

С любым, вошедшим в приемную, необходимо быть безупречно вежливым. Оторвитесь от бумаг, прервите телефонный разговор и поприветствуйте посетителя, узнайте о цели его визита.


Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опыт


 В том случае, если руководитель задерживается, а в приемной ожидает посетитель высокого ранга, вам следует предложить чай или кофе. В этом случае напитки предлагаются всем посетителям, присутствующим в приемной.

Всегда помните о необходимости соблюдать конфиденциальность. Не оставляйте включенным компьютер с монитором, обращенным к посетителям. Не оставляйте на рабочем столе документы доступными для прочтения, даже если информация, содержащаяся в них, кажется вам несекретной.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря-референта (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря-референта (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль