Выполнение поручений руководителя

792
Выполнение поручений руководителя является одной из важнейших обязанностей секретаря. И зачастую именно эта обязанность вызывает множество споров, вопросов и недоразумений. В чем причина всех этих недоразумений и как избежать неприятных ситуаций при выполнении поручений? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в данной статье.

Ниже мы разберемся с такими вопросами, как:

  • в чем заключается выполнение поручений руководителя; 
  • в какие сроки необходимо их выполнять; 
  • как выполнять сложные поручения; 
  • и как справляться с нестандартными поручениями руководителя.

Выполнение секретарем поручений руководителя 

Каждый день секретарь выполняет множество различных заданий и поручений. Однако в отличие от простых, ежедневных обязательств, поручения могут варьироваться от простых до, порой, невыполнимых.

 Сами по себе поручения это более сложный вид задания. На выполнение поручения (например, организация встречи с клиентом, подготовка проекта приказа и пр.) требуется приложить больше усилий, проявить самостоятельность и смекалку.


4 типа руководителей. Как найти подход к вашему?


Для того, чтобы поручение было выполнено качественно и в срок, его необходимо оформить письменно. Если руководитель дает задание в устной форме, то секретарю желательно письменно сформулировать поставленную перед ним задачу и прислать на утверждение. От того насколько точно и ясно будет сформулировано поручение будет зависеть процесс исполнения и конечный результат. Нечеткие, неправильно или не до конца понятые распоряжения руководства влекут за собой ошибки исполнения.

Секретарю, во избежание каких-либо претензий, желательно проявить дальновидность и нести ответственность за все выполняемые поручения, даже если это не было оговорено руководителем. Умение видеть на два шага вперед является важной и исключительной особенностью секретаря.

Сроки выполнения поручений руководителя 

У любого поручения имеется срок его исполнения, если руководитель не указал срок, то лучше этот вопрос поднять и уточнить. Задания со сроком исполнения в один день реже вызывают затруднения, чем те, что имеют срок от нескольких дней и более. Длительные и объемные задачи желательно делить на более мелкие, ведь слона, как говорится, надо «есть» по частям.


Необычные поручения руководителя – что делать?


На данный момент существует множество программ, которые помогают в организации работы секретарей. Используя данные программы можно значительно упростить и ускорить свою работу.

Выполнение сложных поручений руководителя 

Выполнение более сложных задач требует сосредоточенности, собранности и аккуратности в мелочах.

После получения задания от руководителя, если Вам не все ясно, лучше переспросить и уточнить задание. Сделайте Выполнение поручений руководителяэто в самом начале, чтобы не тратить свои силы и время попусту. Вам необходимо четко представить какого результата от Вас ждут, и уточнить у руководителя, правильно ли вы его поняли.

Если вы видите, что задача по какой-либо причине невыполнима, что-то мешает или чего-то не хватает, то немедленно следует поставить в известность руководителя и ждать его дальнейших распоряжений. Если препятствия устранены, но возникли новые, то необходимо снова проинформировать руководителя. И так до тех пор, пока не будут устранены все препятствия, либо пока не снимут данное поручение.

Когда ожидаемый результат Вам ясен, то легко можно понять, какие действия необходимо предпринять. Выполняя поручение, используйте смекалку и все доступные возможности. И обязательно ставьте руководство в известность о возникающих трудностях, с которыми вы не в состоянии справиться самостоятельно.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Теперь поговорим об одних из самых сложных заданий, каковыми являются нестандартные поручения.

Выполнение нестандартных поручений руководителя

Какие же поручения считаются нестандартными? Нестандартными считаются поручения, не связанные напрямую с обеспечением рабочего процесса, т.е.  личные поручения руководителя. Ведь зачастую руководителю нужна помощь не только в работе, но и в организации собственной жизни за пределами офиса, поэтому он также обращается за помощью к своему секретарю.

Давайте рассмотрим все плюсы и минусы подобных личных поручений.

Каковы же плюсы и есть ли они вообще

Конечно, есть, и немало! Один из самых замечательных плюсов — это возможность обратиться к шефу с личной просьбой (уйти с работы пораньше, взять отпуск в необходимый момент, поменять в приемной мебель и др.). Благодаря выполнению таких поручений вы зарабатываете доверие руководителя и имеете возможность расширить круг своих обязанностей.


Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опыт


Вы познакомитесь с людьми из разных сфер деятельности, и часть из них станут вашими друзьями, а также приобретете опыт и знания в тех областях, о которых раньше ничего не знали.

Ваша способность договариваться, убеждать, уговаривать, манипулировать возрастет в разы и наверняка не раз вам самим пригодится в жизни.

А то, что вы будете знать о руководителе очень много, даст вам возможность пользоваться этой информацией в личных целях (например, вы не пойдете просить повышения зарплаты, зная, что он накануне поссорился с женой);

Подписка


Минусы тоже есть и их немало. В первую очередь это риск нещадной эксплуатации для выполнения мелких поручений по оплате счетов за коммунальные услуги, покупке билетов для детей в цирк, оплате телефонных счетов жены и пр. Из-за этого, возможно, у вас не останется времени заниматься рабочими задачами. В конечном счете, вы зададитесь вопросом – «Сколько можно жить чужой жизнью, когда же заняться своей?»

Как относиться к личным поручениям руководителя, каждый секретарь решает сам. Выбирая эту профессию, следует знать, что от секретаря ждут не только профессионализма и лояльности, но и настоящих чудес. А для этого у нас есть терпение, фантазия, коммуникабельность и множество профессиональных секретов мастерства.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.5%
  • Делопроизводство 19.79%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.54%
  • Имидж секретаря 13.02%
  • Деловой этикет 14.06%
  • Карьерный рост 9.9%
  • Документооборот 21.88%
  • Электронный документооборот 18.75%
  • Архивное дело 79.69%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль