Оформление дел 2017

261
Во всех организациях в ходе рабочего процесса формируется множество дел. Для того чтобы ими было удобно пользоваться, а также для сохранности документов все дела должны оформляться должным образом при заведении и по завершении календарного года. Существуют определенные правила их оформления, которые обязательно следует соблюдать.

В данной статье мы разберем:

  • как правильно оформлять обложки дел в 2017 году;
  • каковы правила оформления дел в 2017 году;
  • какие требования предъявляются к оформлению дел в 2017 году.

Оформление обложки дел в 2017 году

При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку. И лучше сразу сделать это по правилам, ведь в любом случае на это приходится тратить время при оформлении дела. Зато благодаря этому Вам будет потом гораздо проще и быстрее подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение.

Оформление дел 2017Оформление обложки дела в 2017 году будет включать следующие реквизиты:

  • наименование организации - указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). Официально принятые сокращения пишутся в скобках после полного наименования;
  • наименование структурного подразделения;
  • номер дела – определяется по номенклатуре дел;
  • заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры дел);
  • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  • дата дела – здесь обозначается год, когда оно было заведено и год его окончания в делопроизводстве;
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела.

Когда будете оформлять обложку, обязательно указывайте наименование структурного подразделения. Если дело будет передаваться в другой отдел, то необходимо будет ниже указать новый, а старый взять в скобки.


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Дела постоянного хранения передаются в государственный архив. При передаче на хранение на обложке указывается наименование государственного архива. Для этого на обложке оставляют место ниже верхнего поля.

Также, очень удобно, когда корешок обложки содержит информацию, чтобы можно было легко понять, какая из множества папок вам нужна. Определенных установок для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству указывают лишь на необходимость цифрового обозначения дела.

Правила оформления дел в 2017 году

Фактически, оформление дела в 2017 году - это его подготовка к передаче в архив.

Существуют следующие общие правила, которые необходимо соблюдать при формировании дел:

  • дела помещаются в только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;
  • группируются в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
  • в дела помещаются также ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;
  • в дело не допускается помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  • по объему в деле не должно быть больше 250 листов.

Правила формирования дел


Частичное оформление дела допускается в том случае, когда срок его хранения составляет менее 10 лет. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. В принципе, в любой организации дела со сроком хранения 5 лет, скорее всего, будут составлять абсолютное большинство.

Требования к оформлению дел в 2017 году

При полном оформлении дела предусмотрены следующие требования:

  • на обложке дела реквизиты оформляются по установленной форме;
  • в правом верхнем углу каждого листа проставляется нумерация страниц;
  • проводят оформление листа-заверителя дела;
  • если необходимо, составляют внутреннюю опись дела;
  • проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола;
  • вносят необходимые изменения в обложку дела;
  • проводят пересистематизацию листов дела – это значит, что самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки.

Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу подлежат также полному оформлению.


Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел


Документы постоянного хранения, необходимо подшивать в прочную, желательно картонную обложку. Делаются четыре прокола или переплетаются так, чтобы была возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них.  Проколы можно сделать самостоятельно с помощью обычной электродрели, используя сверло маленького диаметра. Также потребуются капроновые нитки и большая игла.

Текст должен быть расположен не ближе 2 сантиметров к линии подшивки. Листы не должны выступать за края обложки. Все металлические скрепления должны быть удалены перед подшивкой документов. Не попускается подшивка дел с помощью металлических скрепок. Все личные документы, неудобные для подшивки, необходимо вложить в заранее вшитые в дело чистые конверты.

При частичном оформлении дела допускается оставлять документы в папках скоросшивателях, в которых они находились в течение делопроизводственного года, и не проводить с ними каких-либо дополнительных действий. При оформлении дел самое главное, чтобы все выглядело аккуратно, и была обеспечена читаемость текстов всех документов.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • номенклатура дел структурного подразделения организации (бланк).xls
  • Номенклатура дел организации (бланк).xls
Доступно только подписчикам
  • Номенклатура дел (фрагмент) (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль