Планирование графика руководителя

552
От того, как организовано рабочее время руководителя зависит деятельность и успех всех компании. Напрасно многие считают, что руководители имеют массу свободного времени и вправе им распоряжаться как им захочется. Напротив, ежедневно руководители сталкиваются с большим количеством срочных дел, которые требуют безотлагательного решения. Планирование графика руководителя поможет решить большую часть задач без особых усилий.

В данной статье мы рассмотрим:

  • цели планирования графика руководителя;
  • принцип Парето в планировании графика руководителя;
  • планирование встреч руководителя.

Руководитель организации – это именно тот человек, от которого в наибольшей степени зависит успех и прибыль компании. Вместе с ответственностью на его плечи возлагается и большое количество повседневных задач, требующих быстрого решения. Кроме того, каждый день требуется проводить встречи, будь то с партнерами или сотрудниками компании. Чтобы не запутаться во всем этом разнообразии дел, рекомендуется осуществлять планирование графика руководителя.

Для чего необходимо планирование графика руководителя?

Главная причина, по которой необходимо вести планирование графика руководителя – это производительность. Когда все дневные задачи систематизированы, то и решать их значительно легче, нежели кидаться от одного дела к другому. Также планирование требуется для того, чтобы случайно не забыть о важной встрече. Такая забывчивость может стоить организации денежных издержек и репутации, а секретарю – должности. Поэтому очень важно записывать все дела и встречи по мере их возникновения.


Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опыт


Также планирование графика необходимо для того, чтобы секретарь всегда мог знать, где находится его руководитель. Это очень важно, ведь в любой момент в приемную может поступить важный звонок или произойти какой-нибудь форс-мажор. Наличие связи с руководителем или осведомленность о его местонахождении помогут оперативно решить возникшие дела.

Не стоит забывать, что секретарь руководителя имеет и личную заинтересованность в планировании графика. К примеру, если руководитель уехал на важную встречу, то можно отвлечься на некоторое время по личным делам. Однако не стоит злоупотреблять данной возможностью без видимых на то причин.

Принцип Парето в планировании графика руководителя

Планирование графика руководителяПринцип Парето является одним из самых эффективных и действенных способов планирования. Он заключается в том, что за первые 20% рабочего дня удается сделать 80% от итогового результата. В течение всего остального времени удается достичь лишь 20% от всего результата. Таким образом, эффективное планирование графика руководителя предусматривает решение самых важных задач именно в начале рабочего дня. Необходимо как можно более плотно "забить" график руководителя утренними важными вопросами. При этом встречи лучше перенести на вторую половину дня.

При составлении графика руководителя необходимо учитывать конкретные условия процесса управления и производства. В первую очередь необходимо учитывать те задачи, в которые не могут вноситься изменения руководителем в течение рабочего дня (прием в вышестоящих организации; сроки собраний и т. д). При необходимости график уточняют и сокращают временные интервалы для введения других видов задач. Графики утверждает лично руководитель.

Планирование встреч руководителя

Секретарь должен знать и беспрепятственно пропускать лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время. Для приема остальных сотрудников организации для решения текущих вопросов желательно выделить специальные даты и время, что также позволит скоординировать работу всей организации.


Компетенции персонального ассистента. Работа в условиях эмоционального прессинга


Вопросы от подчиненных, требующие срочного решения, есть в любой организации. Однако если каждый сотрудник будет обращаться к руководителю по мере возникновения таких вопросов, то все рабочее время руководителя уйдет на их решение. Именно поэтому важно правильно организовать график приема руководителя. В каждой организации должно быть найдено свое решение, оптимальное именно для нее, но, если обобщить, поступить можно следующим образом: все вопросы группируются, и с каждой группой работа организуется определенным образом.


Самокоучинг для помощника руководителя: 8 полезных инструментов


Также следует учитывать ежемесячные заседания и оперативные совещания, проходящие в организации. Лучше всего записать их на весь текущий год вперед, чтобы случайно не назначить важную встречу на то же время. Для этого необходимо в начале календарного года составить график плановых мероприятий, проводимых в организации. Следует учитывать, что подобные мероприятия сбивают ритм коллектива, поэтому проводить их лучше во второй половине дня. Это также полезно для руководителя, так как в первой половине дня должны решаться более важные дела и задачи.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль