Составление номенклатуры дел 2017

2827
Материалы этой статьи помогут вам разработать свою номенклатуру дел, в ней мы подробно разложили весь этап ее создания, привели примеры оформления номенклатуры дел, дали рекомендации по систематизации документов и советы по формулированию заголовков дел и установлению сроков их хранения с учетом тех послаблений, которые предусмотрены «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» для предприятий, документация которых не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • классификация номенклатуры дел 2017;
  • требования, предъявляемые к оформлению номенклатуры дел предприятия;
  • примеры составления номенклатуры дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, образующихся в результате хозяйственной деятельности предприятия, с указанием сроков их хранения и утилизации, оформленный в соответствии с установленном порядком.

Все входящие, исходящие и внутренние документы организации с целью обеспечения их сохранности, учета, облегчения идентификации и поиска группируется в отдельные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Ответственным за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота, как правило, является канцелярское подразделение, а в тех компаниях, где объемы невелики, этим обычно занимается секретарь.

Классификация номенклатуры дел в 2017 году

Номенклатура дел может быть отнесена к одному из трех видов:

  • типовая;
  • примерная;
  • индивидуальная номенклатура дел (разработанная для конкретной организации).

В типовой номенклатуре дел устанавливается состав дел, заводимых в системе делопроизводства однотипных предприятий, где она является нормативным документом, обязательным для исполнения. В примерной номенклатуре устанавливается приблизительный состав дел, оформляемых в учреждениях, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел. Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, например: «примерная номенклатура дел для государственных бюджетных учреждений».


Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки


Индивидуальна номенклатура дел, разработанная для конкретного предприятия, подразделяется на:

  • сводную номенклатуру дел и
  • номенклатуру дел конкретного структурного подразделения.

При этом порядок составления номенклатуры дел структурного подразделения не отличается от порядка составления сводной номенклатуры дел организации, различия касаются только оформления.

Требования, предъявляемые к оформлению номенклатуры дел предприятия

При оформлении, согласовании и утверждении номенклатуры дел, а также при формировании заголовков дел, следует руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций». Для составления формуляра номенклатуры дел используется унифицированная форма, соблюдать которую обязаны все организации, независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности.

Для оформления номенклатуры дел используется общий бланк организации. Наименование документа — НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — должно быть написано заглавными буквами. В реквизите «Дата номенклатуры дел» проставляют дату подписания документа, при этом она не может быть позже, чем 1 января того года, на который распространяется номенклатура дел. В реквизите «Индекс (№) номенклатуры дел» указывают регистрационный номер документа, а в «Место составления» - местоположение предприятия. При написании заголовка указывается год, на который распространяется действие данной номенклатуры дел (в настоящее время в организациях составляются номенклатуры дел на следующий, 2017 год).

В Примере 1, представленном ниже, вы сможете увидеть образец оформления сводной номенклатуры дел предприятия, а в Примере 2 — образец номенклатуры дел структурного подразделения.

Пример 1

Составление номенклатуры дел 2017

Пример 2

Составление номенклатуры дел 2017

Как видно из приведенных выше примеров, номенклатура дел предприятия должна:

  • визироваться руководителем архива или иным должностным лицом, ответственным за ведение архива;
  • подписываться руководителем службы ДОУ организации или иным лицом, назначенным по приказу ответственным за делопроизводство, если предприятие небольшое;
  • обязательно утверждаться руководителем организации.

Когда организация входит в число тех, которые являются источниками комплектования государственного или муниципальных архивов, разработанная в ней номенклатура дел должна быть согласована с  с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) городского архивного учреждения, а также с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если таковая имеется). Если предприятие не является источником формирования таких архивов, согласование номенклатуры не требуется.


Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел


Поскольку номенклатура дел структурного подразделения входит в сводную номенклатуру дел и является ее составной частью, ее не нужно утверждать руководителем предприятия. На номенклатуре дел структурного подразделения проставляется виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архив. Она также должна быть согласована с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии) и подписана руководителем данного структурного подразделения.

В случае, когда структурных подразделений на предприятии нет и все дела формирует секретарь, номенклатуру дел подписывает составитель и утверждает руководитель предприятия.

После утверждения номенклатура дел считается действительной в течение следующих пяти лет, но если изменилась структура или функции организации, документ необходимо актуализировать и утвердить заново. Когда таких изменений не было, в конце каждого календарного года документ уточняется, перепечатывается и с начала следующего года вводится в действие автоматически.

В соответствии с установившейся практикой, в качестве основы для определения структуры номенклатуры дел используется структура (штатное расписание) предприятия. Названия разделам, подразделам и другим делениям номенклатуры дел присваиваются в соответствии с названиями структурных подразделений, например: бухгалтерия, юридический отдел, канцелярия и пр.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы, состоящей их двух частей: основной и итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Те графы таблицы, в которых отражаются сведения об одном деле, представляют собой одну из статей номенклатуры дел. Каждая статья номенклатуры дел составляет пять граф (Примеры 1 и 2), в которые вносится вся необходимая информация:

  • индекс дела;
  • заголовок (наименование) дела;
  • количество томов и частей дела (заполняется по итогам каждого календарного года);
  • срок хранения дела, устанавливаемый в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень);
  • примечание, в котором ставится отметка о передаче дела в архив; его утилизации по истечении срока хранения; о лицах, назначенных ответственными за формирование дел и пр.

Номенклатура дел организации: форма, структура, ведение и корректировка


Следует учитывать, что те наименования  граф таблицы основной части номенклатуры дел, которые представлены Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, отличаются от тех, которые представлены в Основных правилах работы архивов организаций. Если обратить внимание на наименования, указанные в третьей графе той и другой таблицы, понятно, что расхождения не носят смысловой характер, разница только в формулировках. Перед организацией, обязанной соблюдать установленную форму номенклатуры дел, встает вопрос, какой таблицей пользоваться? Мы рекомендуем государственным и муниципальным организациям использовать наименование третье графы, приведенное в Типовой инструкции, а всем остальным предприятиям то наименование, которое рекомендовано Основными правилами работы архивов организаций.

Фрагмент документа

Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»:

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование раздела

Фрагмент документа

Наименования граф номенклатуры дел в «Основных правилах работы архивов организаций»:

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во ед.хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование раздела

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел (фрагмент) (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Номенклатура дел (фрагмент) (образец).doc
  • Номенклатура дел структурного подразделения организации (образец).xls
  • Номенклатура дел организации (образец).xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль