Как заполнять графы статьи номенклатуры дел

101
При разработке и использовании номенклатуры дел зачастую возникают вопросы, связанные с заполнением граф. При этом незаполненные или неправильно заполненные графы могут привести к таким серьезным последствиям, как потеря документа или его уничтожение. Чтобы этого избежать, давайте подробно рассмотрим порядок заполнения граф в номенклатуре дел.

Наименование раздела

Номенклатура дел может быть построена по одной из следующих схем: структурной, производственно-отраслевой или функциональной.

Если номенклатура дел строится по структурной схеме, наименования разделов и подразделов будут соответствовать действующей структуре предприятия и индексы, присвоенные структурным подразделениям, будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. В случае, когда деления на подразделения в компании нет, номенклатура может быть построена по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В этом случае наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями, присвоенным управленческим функциям.

При формировании индекса структурного подразделения следует учесть, что допускается использование цифр, разделяемых знаком «/», в тех случаях когда в одно структурное подразделение состоит из нескольких других структурных подразделений. Например, индекс 02 присвоен Управлению по персоналу, в структуре которого имеются два подразделения: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, в этом случае данным отделам в номенклатуре дел будут присвоены индексы 02/1 и 02/2 соответственно. По аналогии с этим производится индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Графа 1. Индекс дела

Индексация дел производится в соответствии с порядком расположения заголовков в номенклатуре дел.

Индекс дела состоит из условного обозначения раздела / подраздела (индекса структурного подразделения или функции управления) и порядкового номера самого дела. Например, 04-02 может означать, что 04 – юридический отдел, 02 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения в текущем году.

Для облегчения понимания и запоминания рекомендуется при составлении номенклатуры дел присваивать одинаковые индексы для однородных дел в разных структурных подразделениях или направлениях деятельности компании. В случае, когда получится придерживаться этого правила, распоряжениям директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут присваиваться сходные индексы: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.


Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки


Когда еще до конца текущего года на предприятии образуются новые участки работы, включаемые в общую систему документооборота, они должны быть дополнительно внесены в номенклатуру дел с присвоением отдельного индекса. Поэтому в каждом разделе должны предусматриваться резервные индексы для дополнительных дел.

Графа 2. Заголовок дела

Каждое дело должно иметь свой уникальный заголовок. Все они должны располагаться в номенклатуре дел в определенной последовательности. Как правило, первым ставится заголовок дела самой номенклатуры, это необходимо, чтобы можно было оперативно найти ее при необходимости. За ней следуют заголовки дел, в которые входят документы, поступающие от вышестоящих органов, далее по степени важности располагаются заголовки дел организационной, распорядительной и плановой  документации (в следующем порядке: годовые, квартальные, помесячные планы). После этого идут заголовки дел с перепиской, отсортированные по степени важности — сначала с вышестоящими организациями, затем — со сторонними и подведомственными. Завершают заголовки дел наименования, присвоенные  справочным картотекам и регистрационным журналам, при этом на картотечных ящиках и самих журналах проставляют их номера в соответствии с номенклатурой.

Составляя заголовки дел, необходимо использовать признаки документов, которые входят в каждое дело.

К таким признакам можно отнести номинальный - указание на наименование документа в его заголовке, например, «Приказы по основной деятельности», «Докладные и служебные записки по личному составу».Как заполнять графы статьи номенклатуры дел

Другой признак — предметно-вопросный, это упоминание в документах, к какому вопросу относятся те из них, которые помещены в данное дело, например: «Переписка с подведомственными организациями по организационным вопросам».

К корреспондентскому признаку относится указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками по вопросам реструктуризации кредитов».

К авторскому признаку — упоминание автора документов, находящихся в деле, например, «Приказы коммерческого директора по вопросам оплаты труда персонала».

К хронологическому признаку  – упоминание (если речь идет о переходящих делах), за какой период времени сгруппированы документы в данном деле, например, «Годовой отчет ООО «Тополек» за 2016 г.».

При формировании заголовка также может использоваться географический признак, это целесообразно при формировании дел, в которых находится переписка с авторами или корреспондентами, объединенными местонахождением, например, «Переписка с руководителями предприятий Московской области по производственным вопросам».

Формулируя заголовок, старайтесь, чтобы он был предельно кратким и содержащим как можно больше признаков, чтобы можно было без особого труда понять, какие документы находятся в данном деле, например, «Переписка с руководителями ВУЗов Москвы по вопросу прохождения производственной практики студентами». В этом заголовке использованы предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

Некоторые заголовки должны содержать указание на род заводимого дела (дело, переписка).

Заголовок «дело» употребляется, когда заводятся личные или служебные дела или же объединяются разные документы, связанные по своему содержанию с последовательностью  разрешения какого-либо вопроса, например, «Дело о присвоении звания доцента»Ветеран труда». Иванов Иван Иванович».

Термин «переписка» в заголовке используется, когда в дело сгруппирована корреспонденция двух или более организаций, например, «Переписка кредитными организациями по вопросам предоставления кредитов».

Если в одно дело сформированы документы по одному вопросу, не связанные между собой последовательностью делопроизводства, в заголовке дела следует употребить термин «документы», а в конце, в скобках, перечислить те разновидности документов, которые в этом деле должны быть, например: «Документы о проведении выездных заседаний (планы, списки, доклады,тезисы)». Термин «документы» применяется и в том случае, когда дело содержит не самостоятельные документы, а приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний аттестационной комиссии».

Такие формулировки в заголовках дел, как («разные материалы», «общая переписка» и т. п.) считаются некорректными и употреблять их запрещается, так же, как вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Если дело сформировано из копий документов, заголовок его должен содержать соответствующую отметку, например, «Приказы по личному составу. Копии», при этом ссылку на подлинность копий, хранящихся в деле, давать не нужно.

При составлении заголовков некоторых дел можно воспользоваться существующими в Перечнях документов со сроками хранения. Это позволит получить готовые заголовки с верными формулировками и облегчит в дальнейшем поиск статей и сроков хранения документов по этим Перечням.


Номенклатура дел организации: форма, структура, ведение и корректировка


Когда будете формулировать заголовки дел, учтите, что и внутри каждого дела документы, составляющие его, должны располагаться в определенной последовательности. При их систематизации руководствуйтесь такими принципами:

  • хронологический (расположение документов соответствует их хрогологии);
  • вопросно-логический (сначала располагается письмо-вопрос, за ним письмо-ответ на него);
  • алфавитный (удобен для расположения предложений, жалоб и заявлений граждан в алфавитном порядке по фамилии заявителя);
  • нумерационный (в соответствии с регистрационным номером документа).

Систематизация каждой группы документов производится по следующим принципам:

  • распорядительная документация вместе с приложениями, относящимися к ней, группируется в дела по видам и хронологии;
  • протоколы подшиваются в дело в хронологическом порядке и по регистрационным номерам;
  • приказы по основной деятельности и личному составу группируются в отдельные дела;
  • приказы по личному составу группируются с учетом вопросов, которых они касаются, и в соответствии с установленными сроками хранения. Поэтому целесообразно приказы о приеме, перемещении и увольнении сгруппировать в одно дело со сроком хранения 75 лет, а другие – дело, срок хранения которого составляет 5 лет. Необходимо посоветоваться с кадровиком, которому может удобнее будет группировать каждый вид приказов в отдельное дело, особенно если объемы таких документов велики;
  • планы, отчеты, сметы  и проекты этих документов группируются в отдельные дела;
  • поступившие от граждан предложения, заявления, письма и жалобы группируются по отдельности — документы, касающиеся работы организации,  и  документы по личным вопросам;
  • в делах с перепиской хранятся документы, возникшие сопровождающие ход решения того или иного вопроса. Раздельные дела на запросы и ответы заводить нельзя. Вся переписка по какому-то вопросу группируется вместе, для систематизации в этом случае используется вопросно-логический признак: вначале располагается первичный запрос, затем документы, сопровождающие решение этого вопроса, в конце — ответ. Внутри одного дела бумаги систематизируются в хронологическом порядке;
  • лицевые счета и иные подобные бумаги группируются в отдельное дело и систематизируются в алфавитном порядке;
  • в отдельное дело формируются документы, относящиеся к рационализаторским предложениям и вопросам патентования.

Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)

Основной учетной единицей в делопроизводстве является дело. По окончании календарного года в графу 3 номенклатуры дел нужно внести количество сформированных дел или других единиц хранения. Следует учесть, что количество листов одного дела ограничивается 250, т. е. толщина папки не должна составлять более 3-4 см. Если документов в деле больше, оно должно быть разделено на несколько томов. Нумерация проставляется по порядку формирования.

Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню

К заполнению этой графы следует подойти особенно внимательно, поскольку на основании сведений, указанных в ней, документы впоследствии будут отбираться для последующего хранения и утилизации.

Срок хранения зависит от их исторической, культурной, экономической и иной ценности. В соответствии с ней, по срокам хранения документы подразделяются:

  • временного хранения (до 10 лет включительно);
  • долговременного хранения (свыше 10 лет);
  • постоянного хранения.

Документы на нетрадиционных носителях имеют те же сроки хранения, что установлены для аналогичных видов документов на бумажных носителях.

В четвертую графу номенклатуры дел вносится информация о сроках хранения данного вида деловых бумаг, сгруппированных в дело. Заполняется эта графа на основании Перечней документов, устанавливающих сроки хранения для документации разных типов. На сегодняшний день при определении срока хранения используются:

  • «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее – Перечень;
  • «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007);
  • «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» – для отбора документов, образовавшихся в 80-х – первую половину 90-х гг.;
  • «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР».

Кроме того, существуют также ведомственные и типовые перечни, по которым устанавливается срок хранения различной документации.

Чтобы определить срок хранения того или иного документа, необходимо:

  • найти по наименованию дела в вашей номенклатуре дел в Перечне статью с указанием сроков хранения;
  • вписать срок хранения в графу 4 номенклатуры;
  • указать в графе 4 номер статьи, по которой был установлен срок хранения.

Как правильно заполнять графу 4 можно посмотреть в Примере 1 и 2.

Те сроки хранения, которые установлены в Перечне обязательны для всех организаций, независимо от того, являются ли они источниками формирования государственных и муниципальных архивов. Но для тех предприятий, которые к таким источникам отнесены, Перечнем предусматриваются некоторые послабления. В соответствии с пунктами 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:

  • Временные сроки хранения являются обязательными для всех организаций.
  • Постоянный срок хранения применяется только в отношении той документации, разработчиками которых являются организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов. К таким организациям относятся государственные и муниципальные предприятия, передающие бумаги в архив в установленном порядке, а также негосударственные предприятия, заключившие с архивами соответствующие соглашения (договоры). Те предприятия, которые не относятся к источникам комплектования архивов, документы постоянного срока хранения должны хранить в следующем порядке. В государственных и муниципальных организациях такие деловые бумаги хранятся на протяжении 10 лет, в негосударственных — не менее 10 лет, при этом организации вправе самостоятельно решить, стоит ли хранить документ и дальше, руководствуясь положениями закона и целесообразностью.

Но это послабление не касается тех документов, которые должны хранится постоянно в любом случае и на любом предприятии. Те статьи, в которых перечислены такие документы «вечного» хранения, представлены в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня: это ст.ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


В Перечне также можно столкнуться не только с указанием конкретных сроков хранения того или иной документации (1 год, 5 лет, 75 лет и др.), но и с такими расплывчатыми определениями, как «постоянно» или «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».

Формулировка «до минования надобности» в Перечне применяется в отношении тех бумаг, которые какое-то время способны сохранять свое практическое значение. Сроки хранения такой документации предприятие вправе определять самостоятельно, но менее 1 года они быть в любом случае не могут.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне рядом с конкретными видами документов, означает, что они могут иметь научно-историческое значение, поэтому должны быть переданы в государственные, муниципальные архивы или храниться на самом предприятии. Аннулировать такую отметку можно только при условии конкретизации видов документации и сроков их хранения. Уменьшать сроки хранения, установленные Перечнем, запрещено, а увеличивать допускается.

Графа 5. Примечания

Отметки в графе «Примечания» проставляются в течение всего срока действия данной номенклатуры дел. Отметки делаются:

  • о незаведенных резервных номерах (если они имелись);
  • об утилизации дела, после того, как истек срок его хранения;
  • о передаче дела в другую организацию для продолжения и пр.

Например, когда в процессе хозяйственной деятельности предприятия возникают дела, формирование которых необходимо продолжить и в следующем году, в пятой графе делается отметка «переходящее». В номенклатуру дел следующего года такое дело переходит под этим же самым порядковым номером.

Если в Перечне, в соответствии с которым был определен срок хранения дела, имеются комментарии, например,  «при условии завершения проверки, (ревизии)», «на государственное и муниципальное хранение не передаются», их необходимо перенести в графу «Примечание» не изменяя.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.43%
  • Делопроизводство 19.21%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.99%
  • Имидж секретаря 12.99%
  • Деловой этикет 14.12%
  • Карьерный рост 10.17%
  • Документооборот 20.9%
  • Электронный документооборот 18.64%
  • Архивное дело 78.53%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль