Итоговая запись к номенклатуре дел

1069
Любая номенклатура дел состоит из двух частей. Как и основная часть, итоговая запись к номенклатуре дел заполняется по унифицированной форме. Важно правильно оформить и заполнить ее, чтобы сведения о составляющих номенклатуру делах, были верными. Как это сделать, рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое номенклатура дел и из каких частей она состоит;
  • как выглядит итоговая запись к номенклатуре дел;
  • что содержит итоговая запись к номенклатуре дел;
  • какие ошибки в итоговой записи к номенклатуре дел допускают исполнители.

Номенклатура дел и ее составные части

Производственная и организационная деятельность любого предприятия сопровождается официальными документами. От обычной бумажки с текстом официальный документ отличается наличием заполненных установленным образом реквизитов, подтверждающих его подлинность и придающих ему юридическую значимость. Весь документооборот предприятия состоит из входящей, исходящей и внутренней документации. Из однотипных документов, объединенных общей темой, формируются дела. Дело — учетная единица документооборота.

Итоговая запись к номенклатуре делРеестр дел, которые в течение календарного года велись на предприятии, называется номенклатурой дел. Каждое сформированное дело, относящееся к тому или иному разделу регистрируются в этом систематизированном перечне. Как правило, разделы номенклатуры дел — это подразделения компании в соответствии с ее штатным расписанием  и структурой.

Каждое дело имеет свой заголовок, позволяющий судить о содержании документов, составляющих это дело. Кроме того, в номенклатуру вносится и другие сведения о деле — его индекс, количество томов или частей в деле, срок хранения и примечание. Эта информация составляет основную часть номенклатуры дел, Кроме основной части, каждый такой документ включает в себя итоговую запись к номенклатуре дел.

Особенно важной считается информация о сроке хранения того или иного дела. Дела бывают временного (до 10 лет), долгосрочного (более 10 лет) и постоянного хранения. Время, которое должно хранится дело, определяется в соответствии с:

  • «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
  • «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007).

Основная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу, которая заполняется по унифицированной форме в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти (далее — Инструкция)или Основными правилами работы архивов организаций (далее — Основные правила). Заполнение номенклатуры в строгом соответствии с установленной формой — обязательное требование, которое должно соблюдаться всеми организациями, независимо от формы их собственности.


Составление описей на дела, передаваемые в архив организации


Состав дел и их индексация могут быть типовыми, рекомендуемыми (примерными) и индивидуальными. Типовая номенклатура разработана и используется для однотипных предприятий, работающих в одной экономической сфере и имеющих одинаковую структуру. В рекомендуемой номенклатуре предлагается в качестве образца примерный состав дел с указанием их индексов. В индивидуальном порядке номенклатура дел разрабатывается с учетом специфики производственной и организационной деятельности конкретной компании. Такая номенклатура может быть сводной  или подразделяться на отдельные документы, разработанные для каждого из структурных подразделений предприятия.

Итоговая запись к номенклатуре дел также имеет табличную унифицированную форму и заполняется по завершении делопроизводственного года.

Как выглядит итоговая запись к номенклатуре дел

Итоговая запись к номенклатуре дел, составленная к сводному документу, ничем не отличается от той, которая вносится в номенклатуру дел структурных подразделений организации.  И в том, и в другом случае по завершении 2016 года она будет иметь вид, представленный на рисунке ниже.

Итоговая запись к номенклатуре дел


Что содержит итоговая запись к номенклатуре дел

В итоговой записи к номенклатуре дел содержится сводная информация по итогам делопроизводственного года. Сведения о количестве дел, отсортированы по срокам хранения, а также итоговое их количество указывается в графе 2. Отдельно дается информация о тех делах, которые не были завершены и перейдут в номенклатуру дел следующего года с тем же порядковым номером, а также о тех, что имеют в примечании отметку «ЭПК».

Эта отметка проставляется в случае, когда документы, наличествующие в деле, могут иметь научное или историческое значение. Если это так, то для них устанавливается особый режим хранения и они должны быть переданы в государственное или муниципальное архивное учреждение или архив компании на постоянное хранение. Решение о присвоении документа статуса, имеющих культурное или историческое значение, принимает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) городского архивного учреждения или экспертная комиссия предприятия (если таковая имеется). 


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


В том случае, когда компания отнесена к источникам формирования государственного или муниципального архива, а также, если ею заключен договор с этими архивами, те сведения, которые содержит итоговая запись к номенклатуре дел, должны быть переданы в архивное учреждение. В случае, если документы не требуется сдавать в государственный или муниципальный архив, они передаются на хранение в собственный архив предприятия вместе с информацией, которая содержится в итоговой записи.

То, что информация, содержащаяся в итоговой записи к номенклатуре дел, передана в установленном порядке, должна подтверждать собственноручная подпись с расшифровкой того лица, которое назначено ответственным за это.

Ошибки в итоговой записи к номенклатуре дел

Особых сложностей при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел, как правило, у исполнителей не возникает. Ее форма очень проста и понятна, объемы информации тоже назвать большими нельзя. Но к самым распространенным ошибкам в итоговой записи к номенклатуре дел можно отнести банальные арифметические. Поэтому после того, как сведения внесены, рекомендуется лишний раз проверить указываемое в графах и строках количество и суммы.


Правила формирования дел


И конечно, при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел, необходимо быть внимательным, чтобы не пропустить в примечаниях  в графе 5 основной части отметки о том, что дело необходимо передать на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии или о том, что оно является переходящим.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел организации (фрагмент).xls
  • Номенклатура дел (фрагмент).doc
Доступно только подписчикам
  • Внутренняя опись документов дела (образец).xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль