Порядок утверждения документов

307
Порядок утверждения документов — основополагающая схема, гарантирующая стабильную работу предприятия любого типа. Порядок утверждения документов организации в 2016 году регламентируется национальным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в котором детально изложены этапы порядка утверждения документов. В нашей статье мы рассмотрим не только их, но и ошибки в порядке утверждения документов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • основы порядка утверждения документов в организации;
  • этапы порядка утверждения документов;
  • ошибки в порядке утверждения документов.

Основы порядка утверждения документов в организации

Порядок утверждения документов в организации нужен для упорядочивания документооборота с целью улучшения внутренней коммуникации и грамотного ввода документа в действие. Прежде всего, сам документ должен быть правильно оформлен, согласно нормативам к оформлению деловой документации, которые подробно изложены в вышеназванном ГОСТе. Как правило, большинство сотрудников организации не владеют навыками грамотного составления документов разного вида.

Эта проблема легко решается путем  создания каталога бланков — образцов наиболее часто использующихся в организации документов. Такой банк данных требует время на свое создание, но в дальнейшем значительно упрощает жизнедеятельность предприятия и экономит время. Каталог образцов документов можно представить как в распечатанном виде, так и хранить в электронном виде во внутренней сети интранет. Дополнительно следует составить список типов документов, которые по умолчанию требуют обязательного утверждения. Такой перечень для каждой организации может быть индивидуальным.


Можно ли одним приказом утвердить несколько документов по одному вопросу?


Следующим шагом к запуску документа в действие является его согласование, которое приводит к утверждению документа и запускает его в работу. Существуют два равносильных способа оформления процедуры утверждения документов. Первый — это утверждение документа непосредственно руководителем, имеющим право на совершение данной процедуры. Второй способ — это создание дополнительного специального документа, который является распоряжением по утверждению основного документа.

Этапы порядка утверждения документов

Краеугольным камнем в порядке утверждения документов в 2016 году, как и прежде, является сам документ, а именно его качество. Инициатор подачи документа должен тщательно продумать и обоснованно изложить информацию. Дополнение и исправление документа после его отправки на согласование, за исключением правок небольших ошибок, является недопустимым, внося в рабочий процесс изрядную долю неразберихи. Сырая версия документа значительно удлинит срок его согласования и понизит КПД всех участвующих в процессе сотрудников.


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Порядок утверждения документовПосле составления документа в соответствии с нормативами организации документ регистрируется и уходит на внутреннее согласование его с подразделениями предприятия, деятельность которых затрагивает документ. Данная процедура может происходить как с напечатанной на бумаге версией, так и  в электронном виде. В процессе согласования, документ должен быть рассмотрен через призму знаний экономического, юридического и финансового характера.

Инициатор подачи документа прилагает к нему дополнительно лист согласования, в котором указывает наименование подразделения и дату отправки документа. Требования для согласующих лиц так же строги. В определенный срок, как правило, не более трех дней, они должны составить замечания по принятому документу, с учетом специфики своего подразделения, внеся их в лист согласования. Не допускается корректировка документа в аспекте, который не является основным направлением у отдела.

Также не рекомендуется вносить дополнительные правки после отправки основного объема. Лист согласования рекомендуется хранить вместе с документом, до окончания срока его действия и, в дальнейшем с ним же отправлять в архив в соответствии с принятой в данной организации процедурой хранения документов.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Завершающий этап утверждения документа происходят двумя способами. Первый – это посредством визирования у лица, имеющего право на совершение данной процедуры, такой вариант подходит для не слишком больших организаций.


Какие приказы относят к приказам по основной деятельности, а какие – к приказам по административно-хозяйственным вопросам?


Если же структура предприятия разветвлена и предполагает наличие большого количества подразделений, то уместнее будет использовать метод создания специального утверждающего документа, в котором будет указан перечень контролирующих исполнение документа лиц, сроки, а также методы их оповещения.

Ошибки в порядке утверждения документов

Основной ошибкой, нарушающей порядок утверждения документов в 2016 году, является отправка инициатором сырого документа на согласование, которая порождает значительную задержку запуска документа в оборот и необоснованной тратой времени согласующих подразделений. Второй наиболее частотной ошибкой, свойственной крупным разветвленным организациям, является утверждение документа лицом, не внесенным в перечень сотрудников, имеющих на это право, например, по причине отсутствия ответственного и уполномоченного лица (отпуск, больничный).

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.7%
  • Делопроизводство 20.11%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.76%
  • Имидж секретаря 13.23%
  • Деловой этикет 14.29%
  • Карьерный рост 10.05%
  • Документооборот 22.22%
  • Электронный документооборот 19.05%
  • Архивное дело 79.37%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль