Статьи номенклатуры дел

839
Номенклатура дел, принятая на конкретном предприятии, позволяет систематизировать все документопотоки, идентифицировать каждый документ и, тем самым, облегчить его поиск, отследить маршрут и проконтролировать исполнение. Статьи номенклатуры дел — это по сути, структура базы данных системы документооборота компании, позволяющая унифицировать описание дел и существенно облегчить автоматизацию делопроизводственных процессов.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое номенклатура дел;
  • что является учетной единицей в номенклатуре дел;
  • как определяются статьи хранения документов по номенклатуре дел;
  • где можно узнать номера статей для номенклатуры дел.

Систематизация документопотоков предприятия является одной из важнейших задач делопроизводства и решается она с помощью использования разработанной для каждого конкретного предприятия номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел, их количество и содержание унифицированы, что позволяет использовать единообразную структуру описания всех дел в масштабе всей страны и облегчает процесс автоматизации процессов делопроизводства.

Что такое номенклатура дел

Деятельность любого предприятия сопровождается документационными потоками, как внешними, так и внутренними. Объемы документационного обеспечения функционирования организации зависят от характера ее деятельности, объемов производства, численности. На крупных предприятиях документооборот контролируется специально созданным подразделением, в небольших компаниях этим занимаются секретари. Основной задачей при этом является организация учета документов таким образом, чтобы в максимальной степени облегчить задачу их идентификации и поиска.

С этой целью на каждом предприятии разрабатывается собственная номенклатура дел — систематизированный реестр, формуляр которого заполняется по унифицированной форме, придерживаться которой обязаны все компании, вне зависимости от формы собственности и от того, относятся ли они к источникам формирования государственных и муниципальных архивов или же нет.

В делопроизводстве учетной единицей хранения является дело — пакет документов, сформированный по какому-то общему признаку. Дело формируется из внутренних, входящих или исходящих документов, а также приложений к ним, в порядке, обеспечивающем их идентификацию и сохранность в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. Формируются дела с учетом структуры и специфики производственной и организационной деятельности компании, а это означает, что номенклатура дел разрабатывается для каждого предприятия в индивидуальном порядке. В номенклатуру дела вносятся с указанием сроков их хранения и отметками о продлении, утилизации и пр.

Срок действия номенклатуры дел — один календарный год, то есть, документы регистрируются с учетом конкретной номенклатуры дел с 1 января по 31 декабря, с следующего года в действие вводится новая номенклатура. Она может быть точно такой же, как и в предыдущем году, но, при необходимости в нее вносятся корректировки, обусловленные например, изменением структуры штатного расписания или появлением дополнительных видов документов.


Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки


Формуляр номенклатуры дел составлен в табличной форме, самой удобной для ведения разного рода однородных по структуре реестров. Номенклатура дел состоит из двух частей — основной части в табличной форме и итоговой записи, которая вносится по завершению действия данной номенклатуры, по завершению каждого делопроизводственного года. Содержание граф этой таблицы, отражающих необходимую и достаточную информацию о каждом деле, составляет статью номенклатуры дел.

Перечень статей номенклатуры дел

Как уже было сказано, табличная часть номенклатуры дел заполняется по унифицированной форме. Эта форма представлена в  двух нормативных документах, которыми организации должны руководствоваться при составлении номенклатуры дел. Это Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), далее - Инструкция, и Основные правила работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003), далее — Основные правила.

Но дело в том, что перечень статей номенклатуры дел, представленный в Инструкции отличается от того, что представлен в Основных правилах:

Наименования граф номенклатуры дел в Инструкции:

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование раздела

Наименования граф номенклатуры дел в Основных правилах:

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование раздела

Как видно по этим фрагментам, рекомендуемые перечни статей номенклатуры дел различаются только содержанием графы 3. Но отличие это формальное, поскольку смысловое содержание при этом одинаково.


Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел


Но какие же статьи номенклатуры дел выбрать за образец, которого требуется придерживаться? Эксперты сходятся во мнении, что государственным и муниципальным организациям использовать наименование третье графы, которое приведено в Инструкции, а остальные могут использовать образец, рекомендуемый Основными правилами.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Статьи хранения документов по номенклатуре дел

Графа 4 является одной из самых важных в номенклатуре дел, она требует особого внимания при заполнении. Дело в том, что любой документ, зарегистрированный в системе делопроизводства компании, имеет определенные реквизиты и является не просто текстом, напечатанным на бумаге, но и имеет юридическое значение, подтверждающее подлинность информации, изложенной в нем. Поэтому, в зависимости от степени важности, Статьи номенклатуры делдокументы имеют свой срок хранения. По срокам документ может быть отнесен к одной из трех категорий: временного, долговременного и постоянного хранения. Временно документы хранятся не более 10 лет, но не менее одного года; долговременные документы хранятся более 10 лет, постоянного, соответственно, постоянно.

Статьи хранения документов по номенклатуре дел заполняются в соответствии с утвержденными перечнями. Предприятия в этом случае, как правило, руководствуются:

  • «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее - Перечень;
  • «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Номера статей для номенклатуры дел

Важно правильно определить номера статей для номенклатуры дел, соответствующих типу тех документов, из которых сформировано данное конкретное дело. Так, если руководствоваться Перечнем, к категории постоянного срока хранения относятся документы, поименованные  в статьях: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.

Другие номера статей для номенклатуры дел определяются в соответствии с наименованием дела и содержанием входящих в него документов. 

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел (фрагмент).doc
Доступно только подписчикам
  • Номенклатура дел организации (образец).xls
  • Номенклатура дел структурного подразделения организации (образец).xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль