Формирование дел 2017

186
Каждая организация должна уделять должное внимание процессу формирования дел. Именно от этого зависит дальнейшее хранение и уничтожение документов. Вместе с тем, при неправильном формировании могут возникнуть такие проблемы, как уничтожение документов, сроки которых еще не истекли. Поэтому, рекомендуем ознакомиться с основами формирования дел в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

  • для чего необходимо формирование дел в 2017 году;
  • правила формирования дел в 2017 году.

Формирование дел является одним из главных этапов делопроизводства. При правильной организации формирования можно быть уверенным, что документы всегда будут храниться в надлежащем виде, а на их поиск не придется тратить много времени. Если в вашей организации не налажен данный процесс, то рекомендуем ознакомиться с порядком формирования дел в 2017 году.

Цели формирования дел

Главная цель формирования дел – это упорядочивание документов для их дальнейшего хранения. Однако многие сотрудники организаций ошибочно полагают, что дела могу быть сформированы из различных документов. Такой подход в корне неправильный, веди это означает, что в дальнейшем потребуется огромное количество времени, чтобы отыскать нужный документ. Поэтому, каким бы маленьким не был объем документации в организации, рекомендуем организовать формирование дел в 2017 году согласно правилам.


Правила формирования дел


Формирование дел необходимо осуществлять в каждом подразделении организации обособленно, то есть бухгалтерские документы отдельно от кадровых и так далее. Более того, каждое дело должно быть пронумеровано в соответствии с номенклатурой дел. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем при первом взгляде на дело можно было понять, какие документы в нем находятся и к какому подразделению организации принадлежат.Формирование дел 2017

Также следует отметить тот факт, что за формирование дел может отвечать один сотрудник или сразу несколько. В небольших организациях данная обязанность, как правило, возлагается на секретаря. Одновременное формирование дел несколькими сотрудниками может осуществляться в том случае, если данный процесс происходит в подразделениях. К примеру, в бухгалтерии, отделе кадров и так далее выбирается по одному ответственному сотруднику, на которого возлагается данная обязанность. В этом случае следует уделить пристальное внимание методической составляющей процесса, чтобы обеспечить одинаковый порядок и правила формирования дел.

Немаловажную роль в формировании играет и номенклатура дел. С ее помощью осуществляется оформление обложки дела, по которой в дальнейшем можно судить о документах, включенных в дело.

Следует помнить, что все дела в свое время займут место в архиве. Если организация не имеет собственного архива, то ряд дел должен быть сдан на хранение в государственный или муниципальный архив. А это в свою очередь означает, что данные учреждения будут проверять правильность оформления и формирования дел в соответствии с установленными требованиями. Это является еще одной причиной позаботиться о надлежащем контроле данного этапа делопроизводства.

Правила формирования дел в 2017 году

В процессе формирования дел в 2017 году организации следует уделить особое внимание составу документов, входящих в одно дело. Так, при небольшом объеме документооборота допускается группирование документов за один календарный год. Исключением в данном случае будут судебная документация, личные дела сотрудников, и прочие деловые бумаги, группирующиеся в период их созыва.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Также при минимальном документообороте можно группировать документацию за последние несколько лет в одно дело. В этом случае необходимо добавлять в дело соответствующие отметки и следить за сроками хранения. Чтобы избежать путаницы со сроками хранения документов, рекомендуется раздельно формировать дела из документов временных и постоянных сроков хранения. Возможна временная группировка документации с разными сроками в одно дело в том случае, когда они относятся к одному вопросу. После решения данного вопроса дело следует расформировать в самостоятельные дела.

При формировании дела в него включается только один экземпляр документа. В дело не включаются черновики, проекты и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Неправильно оформленные документы также не подлежат формированию в дело.

Не следует допускать разобщение в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.


Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел


Также документы допустимо располагать в деле в хронологическом порядке или по порядковым номерам. Если оформление документов велось своевременно и по всем правилам, то порядковые номера должны быть расположены от более старых к более новым документам.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
  • Номенклатура дел (фрагмент) (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
  • Номенклатура дел (фрагмент) (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль