Экспертиза ценности документов в 2017 году

543
Экспертиза ценности документов имеет немаловажное значение в каждой организации. С помощью данного мероприятия можно оценить необходимость хранения той или иной документации, а также определить, какие деловые бумаги следует уничтожить. Поэтому, если в вашей организации появилась необходимость в проведении данной процедуры, то рекомендуем ознакомиться с данной статьей.

Из данной статьи вы узнаете:

  • для чего нужна экспертиза ценности документов;
  • в какие сроки необходимо проводить экспертизу ценности в 2017 году;
  • порядок проведения экспертизы ценности в 2017 году.

Как и многие другие мероприятия делопроизводства, экспертиза ценности документов имеет важное значение. Если в вашей организации прежде не проводилась данная процедура, то рекомендуем организовать экспертизу ценности документов в 2017 году.

Цели экспертизы ценности документов

Из названия данной процедуры понятно, что она необходима для определения ценности документов. По итогам данной процедуры определяется, какие деловые бумаги следует уничтожить, а какие оставить на дальнейшее хранение. Следует понимать, что данная процедура очень важна и для ее проведения необходимо создать целую экспертную комиссию (ЭК), в состав которой войдут сотрудники различных подразделений.

Идеальный состав ЭК включает таких членов, как сотрудник юридической службы, представитель бухгалтерии, сотрудник отдела кадров, секретарь организации или сотрудник службы ДОУ и архивариус (сотрудник архива). Такой состав комиссии позволяет практически безошибочно выявить документы, которые следует хранить дальше в архиве и те, которые можно уничтожить.


Экспертиза ценности документов


Своевременное проведение экспертизы ценности документов позволяет пресекать уничтожение важных документов, ведь в противном случае это может грозить организации штрафами и даже уголовным наказанием. Поэтому необходимо четко понимать всю важность данной процедуры и ответственно подходить к ее проведению.

Сроки проведения экспертизы ценности документов в 2017 году

Как известно, процедура экспертизы ценности проводится не только в отношении архивных документов, но и на более ранних этапах делопроизводства. К примеру, при формировании дел очень важно обратить внимание на сроки хранения документов, включаемых в дела. Вполне возможно, что некоторые документы не требуют дальнейшего архивного хранения, поэтому их можно выделить к уничтожению, минуя этап подшивания в дело. Однако не стоит думать, что можно просто выкинуть бумажку – для выделения к уничтожению должен быть составлен акт, который необходимо визировать положенным образом. Именно из-за таких сложностей рекомендуем проводить процесс формирования дел в подразделениях организации согласно графику, чтобы на нем могла также присутствовать экспертная группа (для определения ценности документов).


Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли


Также экспертизу ценности необходимо проводить при сдаче дел в архив на хранение. Так как документы должны передаваться на архивное хранение в начале каждого года, то и проходить данная процедура должна не реже. Более того, также требуется ежегодная проверка ценности документов, находящихся на хранении в архиве. Для этого рекомендуем составить несколько графиков, которые позволят выполнять данные процедуры в определенном порядке. К примеру, сперва проводится экспертиза ценности документов в 2017 году, которые хранятся в архиве. Далее, согласно графику, осуществляется передача новых документов в архив и экспертиза их ценности. Такой распорядок позволит избежать повторной проверки документов, а также сделает процедуру менее затратной по времени.

Порядок проведения экспертизы ценности в 2017 году

Можно выделить этапы экспертизы ценности документов, которые применимы для любой организации. Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным Экспертиза ценности документов в 2017 годулицом.

Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности). По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению. Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов.

 Следует запомнить, что на секретные и общедоступные дела составляются отдельные акты.

Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы постоянного хранения и с истекшими сроками, то такое дело расшивается в целях сортировки документов для дальнейшего хранения и предназначенных к уничтожению. Из документов постоянного хранения в дальнейшем оформляются самостоятельные дела, однако производится эта процедура только после окончания экспертизы.


Документальный и архивный фонды организации


Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дальнейшему хранению. Остальные документы подлежат уничтожению. Если будет обнаружено несколько копий одного документа с постоянным сроком хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии должны быть уничтожены.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция начальника отдела экспертизы проектов и смет (бланк).doc
  • Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль