Бланки документов в 2017 году

721
Любой документ имеет ряд обязательных реквизитов, которые зависят от наименования документации. Бывают ситуации, в которых сотрудники забывают правила оформления того или иного документа, тем самым лишая его юридической силы. Поэтому, чтобы оформление документов в вашей организации всегда было правильным, рекомендуем начать использовать бланки документов в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что представляют собой бланки документов в 2017 году;
  • какие бывают разновидности бланков;
  • условия хранения бланков документов в 2017 году.

Бланк документа – это заготовка для будущего документа. Использование бланков в организации значительно упрощает процесс оформления документации, так как, как правило, бланки содержат нужные реквизиты, а значит отпадает необходимость в их постоянном заполнении.

Бланки документов в 2017 году

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон, который используется в качестве основы для создания приказа, акта, письма, распоряжения и т.д. и идентифицирует его автора.

При разработке шаблона бланка организации сначала необходимо выбрать формат. Они могут быть изготовлены на формате бумаги А3, А4, А5 и А6. Формат А3 применяется для оформления документов, содержащих таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). Бланки формата А6 могут использоваться как особая разновидность для составления служебных резолюций (поручений, указаний).


Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно


Бумага для бланков должна быть светлых тонов. Выбирая цвет, учитывайте, что чем он темнее, тем проблематичнее будет прочтение текста. Также деловые бумаги, предназначенные для длительного хранения, лучше всего выполнять на белой бумаге высшего качества.

Также существует строгий регламент касательно полей документа. На любом бланке правое поле должно быть не менее 10 мм, все остальные – не менее 20 мм.

Бланки могут выполняться в типографиях либо непосредственно в организации на компьютере. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ, так как они являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Виды бланков документов

Прежде чем обратить внимание на то, какими будут бланки документов в 2017 году, давайте вспомним все их разновидности. Как правило, чаще всего в организациях используется два вида бланков: общий и для письма.


Как составить письмо-предложение?


Из названия понятно, что общий бланк является основой под любой документ (кроме письма) и содержит необходимый набор реквизитов. На общем бланке должны быть такие реквизиты, как наименование организации, код организации по ОКПО, товарный знак компании или ее эмблема, место для наименования документа и для текста. Также не стоит забывать и о наличии ограничительных отметок: дата документа, отметка об исполнении, место для подписи и для регистрационного номера документа. Общий бланк документа является самым распространенным, так как может стать основой для всех внутренних документов организации (за исключением Бланки документов в 2017 годуписем, бухгалтерской и налоговой отчетности).

Бланк письма имеет те же реквизиты, что и общий бланк. Также к ним добавляются контакты компании, код организации, КПП/ИНН, ОГРН. Контакты организации заполняются на усмотрение руководителя: это может быть только адрес компании либо все контакты, включая номера телефонов, электронную почту и т.д. Отметим, что за последний год многие организации активно используют различные мобильные приложения для оперативной связи с клиентами или в целях рекламы. Именно поэтому на бланке письма в 2017 году в контактах организации все чаще будут встречаться логины из различных мобильных приложений и социальных сетей.

Также следует упомянуть о бланке, используемом под конкретный вид документа. Подобные формы создаются и разрабатываются самими сотрудниками организации с учетом всех ГОСТов и Правил делопроизводства. Данная мера весьма эффективна, если в организации довольно часто приходится иметь дело с конкретными видами документации, а на ее оформление уходит много времени. В таком случае использование бланка для конкретного вида документа не только сэкономит время, которое прежде уходило на оформление, но и минимизирует ошибки, возникающие в ходе составления документа.

Хранение бланков документов

Требования по работе с бланками документов в 2017 году необходимо обязательно включить в инструкцию по делопроизводству. Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно формы с использованием Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Учет бланков удобно осуществлять с помощью специального журнала, форма которого произвольна и разрабатывается самостоятельно компанией.


Документальный и архивный фонды организации


Контроль над изготовлением, применением и хранением необходимо возложить на подразделения, ответственные за делопроизводство в компании, а в небольших фирмах на лица, ответственные за делопроизводство. Для их назначения издаются специальные распорядительные документы.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль