Номенклатура дел в 2017 году

3169
Номенклатура дел в организации имеет важное практическое значение. С помощью эффективной номенклатуры можно значительно упростить процесс поиска документов, организовать их хранение и минимизировать вероятность уничтожения не тех документов. Поэтому если в вашей компании еще не введена номенклатура дел, то рекомендуем сделать это в 2017 году. А наша статья поможет в этом.

Из данной статьи вы узнаете:

  • какие существуют разновидности номенклатуры дел;
  • как осуществляется составление номенклатуры дел;
  • сроки действия номенклатуры дел.

Номенклатура дел должна присутствовать в любой организации, независимо от объема ее документооборота и наличия службы документационного обеспечения. Дело в том, что с использованием номенклатуры дел значительно упрощается поиск документов в делах и доступ к архивным делам. Также использование номенклатуры дел позволяет значительно снизить вероятность потери документов или их случайное уничтожение.

Разновидности номенклатуры дел

Существует несколько разновидностей дел: индивидуальная, примерная и типовая.

Типовая номенклатура дел учреждения является нормативным документом и устанавливает состав дел, которые формируются в организации (или в однотипных организациях).

Примерная номенклатура представляет собой примерный перечень документов, входящих в состав дела, содержит индексы дел и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры должны разрабатываться в организации службой документационного обеспечения или сотрудником, отвечающим за делопроизводство в компании. При их разработке рекомендуется привлекать глав подразделений организации, так как в дальнейшем они должны понимать всю специфику номенклатуры и иметь возможность объяснить ее сотрудникам подразделений. Также на практике очень удобен вариант, когда каждое подразделение организации выделяет одного сотрудника, присутствующего при разработке номенклатуры дел. В дальнейшем данный работник выполняет всю работу по оформлению и формированию дел в своем подразделении. Отметим, что обе разновидности номенклатур дел являются скорее методической помощью для сотрудников организации.


 Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки


Индивидуальная номенклатура дел составляется путем переноса заголовков дел из примерной или типовой номенклатур, которые конкретизируются с учетом деятельности того или иного подразделения (подведомственных филиалов организации). При этом сроки хранения не меняются. К разработке индивидуальной номенклатуры также следует привлекать ответственных сотрудников или глав подразделений, так как они могут помочь в определении состава дел.

Составление номенклатуры дел в 2017 году

Для составления номенклатуры дел в каждом подразделении организации используется одинаковый бланк, который содержит таблицу, состоящую из 5 граф. Каждая графа заполняется в соответствии с ее названием.

Первая графа называется индекс дела. Она должна заполняться арабскими цифрами, которые соответствуют номеру конкретного дела, заведенного в данном подразделении. Номера делам присваиваются по порядку, начиная с календарного года.

Вторая графа номенклатуры дел должна содержать заголовок дела. Он должен быть записан в точности с заголовком, оформленном на самом деле. В случае, если дело содержит сводную документацию по какому-либо вопросу, то заголовок должен отображать это. К примеру, "Документы о командировке" и т.д. Если дело содержит переписку, то в заголовке должно быть указано с кем и по какому вопросу велась данная переписка. Если дело состоит из бухгалтерской или налоговой отчетности, то заголовок должен указывать период, за который велась данная отчетность (к примеру, "Отчетность за 4 квартал 2016 года").


Номенклатура дел организации: форма, структура, ведение и корректировка


Третья графа содержит информацию о количестве томов (папок) в деле. Она заполняется в конце календарного года, когда дело закрывается. Напомним, что дело формируется из документов за один календарный год. В одном деле может быть не более 250 листов. При большем количестве необходимо завести второй том, о чем и будет отметка в соответствующей графе номенклатуры дел.

Четвертая графа содержит сроки хранения документов. Напомним, что недопустимо группировать документы в дело с разными сроками хранения. Если же в дело все-таки были временно сгруппированы дела с различными сроками хранения, то в номенклатуре указывается наибольший.

Пятая графа содержит примечания. В ней делаются отметки о переходящих, расформированных и выделенных к уничтожению делах. Также, если документы данного дело хранятся в электронном виде, то соответствующая отметка должна быть в данной графе.

Срок действия номенклатуры дел 2017

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 Номенклатура дел в 2017 годуянваря следующего календарного года. То есть, если в вашей организации планируется введение номенклатуры дел в 2017 году, то ее разработкой необходимо заняться уже сейчас.

В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел. Также составление новой номенклатуры должно проводиться в организации не реже, чем раз в 5 лет. Для разработки также применяется типовая номенклатура дел, примерная номенклатура дел, а также номенклатуры за прошедшие годы.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения (до 10 лет включительно), после чего ставится подпись ответственного лица, разработавшего номенклатуру. При передаче дел в архив номенклатура также передается для дальнейшего хранения.


Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел


В случае, если организация не имеет архива, а для хранения документов обращается к услугам государственных или муниципальных архивов, то номенклатура должна пройти согласование. Выполняется данная процедура не реже, чем раз в 5 лет.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел (фрагмент).doc
  • Номенклатура дел организации (бланк).xls
  • Номенклатура дел структурного подразделения организации (бланк).xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль