Регистрация документов в 2017 году

1388
В должностные обязанности каждого секретаря входит работа с входящей корреспонденцией. Помимо того, что ее следует передать непосредственно адресату, также существует необходимость в ее регистрации. О том, как будет осуществляться регистрация документов в 2017 году – читайте в статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • какую корреспонденцию необходимо регистрировать;
  • как заполнять журнал входящей документации и регистрационные карточки в 2017 году;
  • сроки регистрации документов в 2017 году.

Большой поток входящей корреспонденции зачастую вызывает у секретарей испуг или панику. Оно и понятно – каждый документ необходимо просмотреть, зарегистрировать и передать руководству в кратчайшие сроки. Однако не стоит паниковать – в данной статье мы рассмотрим, как осуществлять регистрацию документов таким образом, чтобы тратить на это минимум времени и сил.

Разновидности входящей корреспонденции

В каждую организацию поступает самая различная корреспонденция. В должностные обязанности секретаря входит разбор данной документации и регистрация. Однако это не означает, что необходимо регистрировать каждую потупившую бумажку. Давайте разберемся, какая документация подлежит регистрации, а какая нет.

В первую очередь следует регистрировать документы, которые поступают от партнеров компании. Это могут быть приходные кассовые ордера, счета-фактуры или прочая отчетность, так или иначе связанная с деятельностью организации. Любая документация, подтверждающая факт сделки, должна быть зарегистрирована в обязательном порядке. К примеру, если у вашей организации есть поставщик канцелярской продукции, то каждую счет-фактуру на поставку продукции необходимо зарегистрировать. В противном случае бухгалтерия организации недосчитается потраченных средств из бюджета компании.


Правила регистрации документов


Также регистрации подлежат документы, отправленные контролирующими органами. Любое постановление, уточнение, акт или предупреждение о проверке следует регистрировать должным образом. В данном случае необходимо руководствоваться тем фактом, что контролирующие органы потому так и называются, что в любой момент могут осуществить проверку.Регистрация документов в 2017 году

Письма-ответы также проходят регистрацию. Их следует зарегистрировать и передать сотруднику, который ведет переписку с данным адресатом по конкретному вопросу. Отметим, что в дальнейшем они должны быть сгруппированы в одно дело, на котором ставится отметка о том, с каким адресатом велась переписка и по какому вопросу.

Деловые предложения, договоры и письма партнеров информационного содержания также необходимо зарегистрировать. Вполне вероятна ситуация, что, к примеру, ваш партнер изменил свой адрес или реквизиты компании. Именно по этой причине следует зарегистрировать данное письмо, чтобы в дальнейшем не потерять важный деловой контакт или, того хуже, случайно не перечислить крупную сумму на недействующий банковский счет. Конечно, в дальнейшем вернуть средства возможно, однако это очень хлопотно и можно избежать подобных проблем.

Не стоит проводить регистрацию так называемого "спама". Естественно, прочитать рекламные предложения все-таки необходимо (вдруг вы приобретете нового делового партнера), однако в 90% случаем подобные письма сразу отправляются в корзину. Тоже самое касается и электронных рассылок.

Заполнение журнала регистрации и РКК в 2017 году

Ручное заполнение журнальных форм регистрации в настоящее время можно встретить только в небольших организациях с малым объемом документооборота. Это связано с тем, что по журналам регистрации сложно вести поиск документов и невозможно вести контроль их исполнения. Для систематизации по срокам исполнения необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.


Делопроизводство по обращениям граждан: регистрация, контроль и хранение


Помимо журнальной регистрации, также применяется карточная форма. При ее организации заполняются регистрационно-контрольные карточки (РКК), из которых формируются картотеки. Каждая такая карточка содержит краткую информацию о документе (дату регистрации, индекс, краткое содержание и отметку об исполнении).

Электронная форма регистрации документов 2017 года осуществляется с помощью специального программного обеспечения. Как правило, такая форма регистрации имеет вид базы данных, состоящей из электронных карточек. По аналогии с карточной формой, в них вносятся краткие сведения о документе и его местонахождении. Такая форма регистрации позволяет в короткие сроки отыскать нужные бумаги по дате их регистрации, индексу и т.д.

Сроки регистрации документов в 2017 году

Поступающие в организацию деловые бумаги регистрируются в день поступления. Дата может быть проставлена как на конверте (актуально для конфиденциальных материалов), так и на самом документе после вскрытия. Внутренние распоряжения и приказы следует регистрировать в день их подписания или утверждения. Сроки регистрации исходящей корреспонденции необходимо проставлять непосредственно в день их утверждения, а не при отправке (так как отправление корреспонденции может осуществляться 1 раз в неделю и реже).


Ведение журнала регистрации корреспонденции в MS Office Excel 2010


На входящих документах, которые будут регистрироваться в функциональных структурных подразделениях, в службе ДОУ проставляется только дата их поступления в организацию.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль