Правила оформления документов 2017

2191
Для большинства официальных типовых документов существуют определенные правила их оформления, которые регламентированы государственными стандартами и нормативами. От того насколько правильно будет оформлен документ зачастую зависит его юридическая сила, что в свою очередь влияет на деятельность всей организации. Для того чтобы в деятельности организации с этим не возникало никаких проблем рекомендуем вам ознакомиться с основными правилами оформления документов.

В данной статье мы рассмотрим:

  • стилистика деловой документации;
  • правила оформления реквизитов документов в 2017 году;
  • правила регистрации документов в 2017 году.

Стилистика деловой документации

При составлении документов  используется официально-деловой стиль. Ему присущ нейтральный тон изложения, логичность, точность, смысловая достаточность и лаконичность текста.

Информация в документах должна излагаться предельно четко, ясно и недвусмысленно. Если в тексте  используются термины, то необходимо следить за тем, чтобы они были понятны адресату. Для  малоупотребительных терминов, значения которых могут быть непонятными следует дать официальные определения. Можно также уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики либо вообще убрать его и заменить общепонятным словом или выражением.


Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления    


В текстах деловых документов не допускается использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов, междометий. Текст документа целесообразно делить на две части, в первой указать повод, цель или мотив составления бумаги, во второй – решения, выводы, просьбы и т.д.

Правила оформления реквизитов документов в 2017 году

На данный момент оформление и составление документов регламентируется государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Перечни реквизитов и их расположение можно отнести к основным правилам оформления документов. Реквизиты имеют особое значение, поскольку они влияют на юридическую силу документа. Поэтому их необходимо оформлять правильно в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.


Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно


В данном стандарте указан следующий состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;Правила оформления документов 2017

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - сведения об адресате и т.д.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Указанные реквизиты можно условно разделить на постоянные и переменные. Реквизиты, которые должны обязательно указываться на бланках документов будут являться постоянными, а те, что наносятся лишь при подготовке конкретного документа - переменными. Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа – это бланк документа, а набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности – это формуляр документа. Каждый реквизит строго закреплен за определенным местом на бланке, листе.

Правила регистрации документов в 2017 году

Входящие документы – это документы, поступающие в организацию, из других компаний по различным каналам связи. Несмотря на то, что создаются они вне компании, тем не менее, им требуется соответствующее оформление, регистрация.

В первую очередь регистрации подлежат документы со сжатыми сроками для ответа. Каждый документ фиксируется в журнале один раз прямо в день поступления, при этом на нем ставится отметка о поступлении. Данная отметка должна содержать информацию о наименовании предприятия, дате и времени поступления документа, количестве листов и входящем номере и располагаться в правом нижнем углу на лицевой стороне.

Следует отметить, что регистрации не подлежат рекламные и информационные материалы, материалы для ознакомления, поздравительные открытки и телеграммы. Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер, который должен быть уникальным, возможно с дополненным индексом.

Желательно завести журнал учета входящей документации. В данном журнале указывается дата поступления, исходящий номер отправителя и его наименование, вид документа и его краткое содержание.


Правила регистрации документов


Исходящая документация регистрируется в день подписания или утверждения ответственным лицом. Дата подписания или утверждения, заседания или принятия решения указываются обязательно. Помимо этого проставляется регистрационный номер, который должен содержать порядковый номер, информацию о корреспонденте и исполнителях и проставляться на первой странице документа.

Можно завести отдельный журнал регистрации исходящих документов. В журнале указывают номер и дату создания документа, краткое содержание, адресата сведения о лице, подписавшем документ, отметку об исполнении, номер архивного дела.

Во многих компаниях существуют определенные правила оформления исходящей документации. Например, корреспонденция должна обрабатываться и отсылаться в день подписания, а исходящие документы оформляться в двух экземплярах. Однако данные правила должны полностью соответствовать действующим требованиям законодательства, и по возможности, должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству компании.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль