Виды писем в 2017 году

715
Письма являются неотъемлемой частью процесса делопроизводства. Умение грамотно их составлять является весьма ценным качеством любого секретаря, служащего и даже руководителя. Для того чтобы грамотно составлять деловые письма необходимо знать какие виды писем существуют, чем они отличаются и для чего они нужны.

В данной статье предлагаем Вам ознакомиться с:

  • классификацией видов писем в 2017 году;
  • основными видами деловых писем;
  • правилами составления писем в 2017 году.

Классификации видов писем в 2017 году

Письмо является самым распространенным способом обмена информацией в деловой среде. Большая доля всей входящей и исходящей документации в любой компании приходится именно на письма. На сегодняшний день имеется множество разновидностей писем. Существует и множество способов классификации их видов, например, их можно разделить:


Как составить письмо-предложение?


  • по территориальному признаку - на внутренние (внутри страны) и международные; 
  • по количеству адресатов – на письма, направляемые в один адрес или на несколько адресов;
  • по области применения - на управленческую (административную) переписку; коммерческую переписку; судебную переписку; личную переписку и др.
  • по способу передачи - на электронные письма, почтовые и по факсу;
  • по статусу автора - на письма организаций (юридических лиц) и граждан (физических лиц) и т.д.

Основные виды деловых писем

В деловой документации, выделяют несколько основных видов писем, это:

  • информационные. К ним относятся письма, основной целью которых является информирование адресата. 
  • письма-просьбы. Это письма, в которых содержится просьба или предложение, – письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. 
  • претензионные. Они содержат требование или претензию, – данные письма составляются в тех случаях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. 
  • письма-ответы. Это письма, содержащие ответ на письмо-прось¬бу, предложение, запрос или приглашение.
  • гарантийные. Содержат обязательства, подтверждения, гарантии. 
  • этикетные письма. Составляются в знак проявления участия и внимания. В них выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях и соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
  • сопроводительное письмо. Такое письмо идет в качестве приложения к документу для информирования, разъяснения либо дополнения.

Письма-ответы. Как правильно согласиться или отказать?


  • письма-приглашения. В данных письмах содержится приглашение на какое-либо мероприятие. Могут Виды писем в 2017 годуадресоваться как конкретным лицам, так и организациям. 
  • рекламное письмо. Является разновидностью информационного письма,  целью которого является побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами.
  • письмо-извещение. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. 
  • письмо-подтверждение. В нем сообщается о получении какого-либо отправления либо о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). 
  • письмо-напоминание. Указывает на приближение назначенного срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. 
  • инициативные письма. Выражают предложение, запрос либо просьбу о помощи в решении каких-либо вопросов.
  • коммерческие письма. Составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Основные правила составления писем в 2017 году

Для всех писем используется специально предназначенный бланк формата А4. В случае если текст письма содержит меньше семи строк, то можно использовать бланк формата А5. Датой письма является дата его подписания.
Часто бывает так, что письма содержат только одну заключительную часть текста без пояснений. 
Текст письма следует составлять по следующей схеме:

  • Введение. Здесь пишется основание, цель, мотив составления письма. Можно дать ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, которые послужили причиной для написания письма;
  • Доказательства. Здесь следует обосновать вопрос, изложенный в письме;
  • Заключение. И уже здесь идут все выводы, просьбы, требования или предложения.

Объем текста не должен превышать одной страницы. Требования к тексту, как и к любому деловому документу, заключаются в четкости, лаконичности, ясности и краткости изложения.  


Письма – просьбы и запросы


Одно письмо составляется для одного вопроса, благодаря этому упрощается и ускоряется процесс обработки корреспонденции.
Деловые письма, как правило, пишутся от третьего лица единственного числа.
Несмотря на то, что письма в настоящее время пересылают и в электронном виде, тем не менее, везде применяются единые стандарты по составлению и оформлению писем.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль