Основные виды документов организации в 2017 году

298
Классификация основных видов документов организации в 2017 году подчас кажется слишком разветвленной. Это вполне естественно, ведь документооборот — это сложнейший процесс с огромным количеством участников. Официальные документы включают учредительную, распорядительную, информационно-справочную, финансовую и кадровую документацию. При этом каждый вид в равной степени важен для административных процессов компании.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что такое официальный документ, обладающий юридической силой?
  • какова роль служебных документов в процессах управления?
  • как строится классификация служебных документов организации?
  • какие основные виды документов организации в 2017 году участвуют в делопроизводстве?

Официальные документы и их роль в управлении

В процессах документооборота любой компании участвует огромное количество официальной документации. Официальным считается документ, созданный юридическим или физическим лицом и удостоверенный в установленном порядке. Те из них, которые используются в текущей деятельности компании, можно отнести к особой категории: служебным или управленческим документам. Именно они обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями предприятия и его сотрудниками.

Служебные документы играют важную роль в реализации управленческих функций. К ним относятся планирование, прогнозирование, финансирование, учет, снабжение, контроль. Принятие любого управленческого решения происходит на основании официальной документации предприятия. Она не только необходима для принятия эффективных управленческих решений, но и выступает в качестве доказательства их исполнения. Кроме того, она служит источником информации для анализа деятельности компании, материалом для справочно-поисковой работы.

Официальные документы в процессах управления одновременно представляют собой предмет и результат труда. Эффективный менеджмент невозможен без точной, достоверной информации. Соответственно, правильная организация делопроизводства является залогом успешности компании в целом. Служебные акты нуждаются в своевременном выпуске и правильном оформлении: от этого зависит их юридическая сила. Такие делопроизводственные процессы как получение и передача корреспонденции, обработка и хранение, контроль, систематизация, регистрация, своевременное уничтожение, подготовка к сдаче в архив и архивное хранение, являются неотъемлемым элементом управления.


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Официальные документы, участвующие в административных процессах, должны соответствовать существующим нормам законодательства. Соблюдение общегосударственных требований по составлению и оформлению служебной документации обязательно для каждой организации. Порядок делопроизводства устанавливается на законодательном уровне и регламентируется соответствующими инструкциями и правилами. Базовые понятия в сфере делопроизводства определены Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ. Что касается правовых основ деятельности юридических лиц и порядка делопроизводства для них, они установлены Гражданским кодексом РФ.

Юридическая сила служебной документации крайне важна в аспекте управленческой деятельности. Если документ обладает достаточной юридической силой, он сам по себе может служить доказательством заключенных в нем данных. Важно отметить, что только при соблюдении этого условия он становится обязательным к исполнению для определенного круга участников административных процессов компании: органов управления, структурных подразделений и должностных лиц.

Классификация служебных документов организации

Административные процессы включают такие аспекты деятельности компании как издание распорядительных актов, планирование учет и контроль. Соответственно, все основные виды документов организации можно отнести к той или иной группе, исходя из их прямого назначения.

●Регламентация деятельности предприятия обеспечивается его уставом, положениями, различными правилами и инструкциями, официальными регламентами, нормативными актами и т.д.

●В основе распорядительной деятельности лежат приказы, указания, постановления, решения и распоряжения руководства компании.

●Базой для эффективного планирования и прогнозирования являются такие документы как отчеты о деятельности организации, акты и доклады.

●Что касается учета и контроля, он обеспечивается за счет составления и обработки статистической, бухгалтерской и  оперативно-технической документации. Она необходима для хранения и последующего анализа информации о всех аспектах деятельности предприятия.

●Передача информации между подразделениями и сотрудниками осуществляется с помощью писем и служебных записок, которые также можно отнести к разряду официальной документации.

Классификация основных видов документов организации в 2017 году представляет собой многоуровневую систему. Существует огромное количество оснований для их деления на классы. Они различаются по содержанию, способу фиксации информации, наименованию, срокам хранения, стадиям создания и т.д.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Работа с поступающей корреспонденцией»


С целью систематизации в административной системе делопроизводства выделяют ряд основных видов документов организации:

●Организационно-распорядительные (служащие для реализации функций управленческого аппарата и закрепляющие цели и задачи компании;

●Справочно-информационная документация (содержащая данные, инициирующие административные решения. В отличие от распорядительной, не содержит прямых поручений);

●Документы по личному составу, связанные с комплектованием штата и движением персонала. Они характеризуют правовые и служебные аспекты деятельности сотрудников, трудовые отношения между субъектом бизнеса и персоналом.

Основные виды документов организации

Делопроизводство служит для обеспечения административных процессов компании. Данный род деятельности охватывает все вопросы, связанные с документированием и организацией работы с официальными бумагами. Делопроизводственные процессы включают три основных этапа: создание объекта документооборота, организация его движения и учета, хранение.

Для систематизации делопроизводства все основные виды документов организации принято классифицировать по следующим основаниям:

  • способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино- и фотодокументы);Основные виды документов организации в 2017 году
  • месту составления (внутренние, входящие и исходящие);
  • сфере использования (организационно-распорядительные, финансовые, бухгалтерские, отчетно-статистические);
  • юридической силе (оригиналы, копии, заверенные копии, выписки, дубликаты);
  • степени обязательности (информационные и директивные);
  • содержанию (простые, посвященные одному вопросу, и сложные, освещающие ряд тем);
  • характеру содержания (первичные (содержат оригинальные данные результатов изучения или исследования) и вторичные (результат аналитико-синтетической переработки первичных документов);
  • форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые, примерные, унифицированные);
  • степени гласности (открытые, с грифом ограничения доступа);
  • срокам исполнения (срочные и несрочные);
  • срокам хранения (временного, долговременного и постоянного хранения).

К перечню наиболее употребляемых в управленческой деятельности можно отнести следующие основные виды документов организации:

Учредительные документы:

Данный вид документации определяет правовой статус компании и служит юридическим основанием ее деятельности. В них определяется наименование учреждения и порядок его управления. К данной группе, в зависимости от вида и формы собственности организации, могут относиться:

  • учредительный договор;
  • приказ о назначения директора и главного бухгалтера;
  • устав;
  • идентификационный номер фирмы-налогоплательщика;
  • регистрационный номер/

Распорядительные документы:

Фиксируют решения административных и организационных вопросов, регулируют и координируют деятельность, служат для реализации задач управления.

  • Приказ — один из самых распространенных правовых актов. Издается руководителем для определения порядка решения основных и оперативных задач. Приказ  может  затрагивать деятельность конкретной компании или касаться широкого круга организаций и должностных лиц.
  • Распоряжение — служит для разрешения оперативных вопросов, имеет ограниченных срок действия, относится к более узкому круг лиц или подразделений, по сравнению с приказом. Издается руководителем или коллегиальным органом управления.
  • Указание — освещает вопросы информационно-методического характера.

Правом подписи подобных служебных документов обладает генеральный директор компании или ее президент.


Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов


Информационно-справочная документация:

Содержит сведения, необходимые для принятия управленческих решений, служит основанием для выбора того или иного способа административного воздействия.

  • Акт — составляется несколькими лицами для подтверждения факта или события, может содержать выводы, рекомендации и предложения (например, акт сдачи-приемки, передачи, обследования, испытаний, инвентаризации).
  • Протокол — фиксирует ход обсуждения вопросов на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Отражает деятельность по совместному принятию решений и составляется на основании записей, произведенных во время совещания.
  • Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Для переписки характерно широкое видовое разнообразие. В зависимости от содержания письмо может выполнять функции запроса, требования, извещения, подтверждения или гарантии.
  • Заявление — просьба или предложение сотрудника учреждению или должностному лицу по кадровому вопросу или в связи с недостатками, нарушениями в работе компании.
  • Докладная записка — изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя. Как правило, создаются с целью повысить эффективность деятельности компании.
  • Служебная записка — применяется для обмена информацией между структурными подразделениями и сотрудниками учреждения. В общем случае содержит изложение причин составления и предложения, просьбы или заявки.
  • Объяснительная записка — пояснение содержания отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события. В отличие от докладной записки, не содержит выводов и предложений.
  • План — перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
  • Отчет — содержит сведения о выполнении плана, задания, поручений организации или должностному лицу.
  • Справка — описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Могут быть внешними (направляются в другую организацию) или внутренними (для представления руководству). Отдельно выделяют справки личного характера для подтверждения биографических или служебных данных.

В заключение отметим, что классификация основных видов документов организации в 2017 году не претерпела глобальных изменений. Основными участниками документооборота все так же являются учредительные, распорядительные, информационно-справочные, финансовые и кадровые документы. Задача каждой компании — систематизировать этот объемный массив документации и наладить делопроизводственные процессы таким образом, чтобы они выполняли свою основную обеспечивающую функцию. Систематизация документооборота крайне важна, ведь от нее во многом зависит эффективность компании.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.75%
  • Делопроизводство 16.13%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.04%
  • Имидж секретаря 10.04%
  • Деловой этикет 11.11%
  • Карьерный рост 7.89%
  • Документооборот 17.2%
  • Электронный документооборот 14.7%
  • Архивное дело 82.8%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль