Документационное обеспечение в 2017 году

176
Документационное обеспечение в 2017 году играет важную роль в управлении организацией. Парадоксально, но рост объема документации приводит к информационной недостаточности. Поиск данных все более затрудняется, поддерживать сохранность и конфиденциальность документов становится все труднее, в управленческие решения принимаются не оперативно. При этом у большинства учреждений возрастают затраты на документооборот. Любой компании, которая столкнулась с подобными проблемами, стоит проанализировать свое делопроизводство. Зачастую слабые места в управлении появляются именно из за неэффективной работы службы ДОУ.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие цели стоят перед документационным обеспечением в 2017 году?
  • каковы основные функции службы ДОУ?
  • как выглядит современная структура службы документационного обеспечения?

Документационное обеспечение в управлении: цели и задачи

Под документационным обеспечением, как правило, понимают все виды деятельности, касающиеся документирования и управления документацией в любой организации. Каждая компания в ходе своей деятельности испытывает постоянную необходимость фиксировать информацию, передавать ее от одного структурного подразделения другому, анализировать данные о организовывать их хранение. Данный вид деятельности находится в зоне ответственности отдельного структурного подразделения предприятия — службы документационного обеспечения управления. Даже если служба ДОУ не выделена в структуре организации, ее функции выполняет секретариат, канцелярия или отдельные ответственные лица.

Документационное обеспечение тесно связано с управленческими процессами. Это обусловлено тем, что принятие взвешенных административных решений невозможно без соответствующей информационной базы. Аналитика, прогнозирование, менеджмент организации нуждаются в точных данных. Качество решений напрямую зависит от точности и достоверности исходной информации. Большое значение также имеют такие критерии как количество, оперативность приема-передачи данных, степень сложности, организация поиска и стоимость информации. Таким образом, от эффективности документационного обеспечения зависит деятельность компании.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности работы с электронными документами»


Цели документационного обеспечения в управлении сводятся к реализации определенных технологических, организационных, контрольных и методических функций. К основным задачам делопроизводства можно отнести документирование (изготовление документов), организацию работы с документами и систематизацию их архива. Служба ДОУ отвечает за обеспечение единого порядка работы с информационными потоками компании. Ее эффективная работа способствует сокращению документооборота, оптимизации и ускорению делопроизводственных процессов.

Функции службы ДОУ

Документационное обеспечение в 2017 году необходимо для эффективного управления, т.к. оно способствует реализации ряда важнейших задач любой компании. В первую очередь, это документирование административной деятельности организации. Не меньшее значение имеет организация работы с документами с момента их создания до передачи в архив. Кроме того, документационное обеспечение помогает совершенствовать формы и методики работы с информацией, оптимизировать делопроизводственные процессы.

Функции службы документационного обеспечения управления полостью определяются вышеперечисленными задачами.

Документирование:

  • разработка типовых документов;
  • проектирование бланков и форм;
  • изготовление, копирование и тиражирование;
  • контроль согласования и удостоверения.

Организация работы с документами:Документационное обеспечение в 2017 году

  • разработка единых правил документооборота компании;
  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее обработка;
  • учет документов и контроль за их исполнением;
  • систематизация, хранение, поиск и использование документов;
  • защита корпоративной информации.

Оптимизация форм делопроизводства:

  • подготовка нормативной и методической документации;
  • контроль за выполнением рекомендаций и выполнением правил делопроизводства;
  • обучение и консультирование персонала;
  • совершенствование документооборота, разработка новых методик;
  • подготовка информационной базы для проектирования автоматизированных систем и баз данных.

Структура службы документационного обеспечения

Все аспекты деятельности в службы документационного обеспечения определяет Положение о службе ДОУ, утвержденное в компании. В нем закреплен порядок образования подразделения, его место в иерархической структуре предприятия, правовой статус, необходимый уровень компетенций его сотрудников.

Оптимальная форма организации документационного обеспечения определяется в зависимости от характера деятельности учреждения, его структуры, наличия у компании филиалов и представительств, численности административного аппарата, объемов документооборота.                      

Для компаний с линейно-функциональной организационной структурой целесообразно использовать централизованную форму организации делопроизводства, т.е. сосредоточить все операции в одном подразделении, сформировав единый массив документов компании. Это поможет ускорить поиск документов и оптимизировать справочную работу.


Технология работы с документами. Документооборот


Если структурные подразделения учреждения разобщены территориально или имеют узкую специализацию, для него оптимально использовать децентрализованную форму организации документационного обеспечения, создав в каждом из подразделений свою службу ДОУ.

Наиболее распространенной все же является смешанная форма, при которой делопроизводственные операции выполняются как специализированной службой, так и функциональными подразделениями учреждения.

Должности работников службы ДОУ определяются «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих». В общем случае можно выделить три основных структурных элемента данного подразделения:

Руководство

Руководитель или заведующий документационным обеспечением занимается планированием и распределением работы, подбором кадров, координацией и контролем деятельности службы.

Специалисты

К данной категории можно отнести документоведов, референтов, секретарей, архивистов и редакторов. Эти сотрудники выполняют основные технологические и оперативные задачи, связанные с делопроизводством, занимаются анализом информации, участвуют в разработке нормативно-методической базы и разрабатывают проекты документов организации.


Технология работы с документами. Документооборот


Технические исполнители

Сотрудники данной категории отвечают за передачу информации, учет и доставку корреспонденции, фиксацию документальных потоков, хранение документов. В их число входят экспедиторы, технические секретари и курьеры организации.

Документационное обеспечение выполняет роль базы для принятия управленческих решений, помогает анализировать и прогнозировать деятельность организации. Специфика документационного обеспечения в 2017 году определяется постоянным ростом объема документов. Несмотря на внедрение электронного документооборота, делопроизводство продолжает требовать значительных трудовых затрат. В совокупности с дефицитом подготовленного персонала, это может привести к негативным последствиям для любой организации, которая не уделяет должного внимания собственной службе ДОУ. 

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль