Виды первичной документации

72
Разные виды первичной документации являются подтверждением операций, совершаемых в рамках бухгалтерского и кадрового учета. Поэтому важно своевременно осуществлять все виды проверки первичной документации во избежание ошибок в учете и организовать их хранение, чтобы предъявить их в случае проверок правильности этого учета контролирующими органами. В статье рассматриваются вопросы организации хранения первичной документации как на бумажных, так и на электронных носителях.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие существуют виды первичной документации;
  • как хранить различные виды первичной документации;
  • как оформляется и хранится первичная документация в электронном виде.

Все виды первичной документации, в том числе, кадрового и бухгалтерского учета, являются подтверждением его организационной и хозяйственной деятельности. Важным вопросом является организация хранения первичных документов как на бумажных, так и на электронных носителях информации.

Какие существуют виды первичной документации

Весь документооборот организации можно условно подразделить на три вида: управленческий, кадровый и бухгалтерский (финансовый). Различные виды первичной документации в 2016 году используются в кадровом и бухгалтерском документообороте.

Первичная учетная документация — это документы, фиксирующие и подтверждающие какие-либо исходные сведения или операции, относящиеся к организационной или хозяйственной деятельности предприятия.

Так, если речь идет о первичной документации, относящейся к кадровому учету, сюда относятся приказы о приеме на работу, переводах  и увольнении сотрудников, их личные карточки, штатное расписание, график и приказы о предоставлении  отпусков; приказы о командировках и командировочные удостоверения. То есть, все документы, на основании которых осуществляется дальнейший кадровый учет, собирается и анализируется информация о кадрах, принимаются управленческие решения.


Технология работы с документами. Документооборот


К тем видам первичной документации, на основании которых осуществляется бухгалтерский учет, можно отнести, те на основании которых осуществляется, например:

  • учет рабочего времени;
  • учет расчетов по оплате труда сотрудников;
  • учет основных средств и нематериальных активов;
  • учет товарно-материальных ценностей и продукции на складе;
  • учет материалов;
  • учет расчетов наличными при использовании контрольно-кассовой техники при осуществлении торговых операций;
  • учет использования в работе строительных машин и механизмов;
  • учет торговых и кассовых операций;
  • учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
  • учет результатов инвентаризации;
  • платежные документы;
  • акты, счета-фактуры, накладные и пр.

На вопрос о том, какие существуют виды первичной документации, можно еще ответить: внешние и внутренние. К внешним относятся разного рода платежные требования и поручения, к внутренним — бухгалтерские, исполнительные, распорядительные, кадровые и комбинированные документы.

Первичные документы подвергаются нескольким видам проверки, чтобы исключить ошибки в учете. Так основные виды проверки первичной документации бухгалтерского учета — это проверка правильности оформления, проверка законности совершения операции и арифметическая проверка. Кадровые первичные документы проверяются на правильность оформления и достоверность изложенных в них сведений.

Как хранить различные виды первичной документации

Организационная и хозяйственная деятельность предприятия любой формы собственности неизбежно сопровождается оформлением множества видов первичной документации. Она необходима для подтверждения учетных операций в случае проведения проверок этой деятельности контролирующими органами. Естественно, встает вопрос и о том, как хранить различные виды первичной документации. Требования к порядку, срокам хранения и утилизации всех видов первичной документации устанавливаются законами и  иными нормативными актами.

Если говорить о первичной документации бухгалтерского учета, в этом случае необходимо руководствоваться положениями ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ), в соответствии с котором  первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность должны храниться на предприятии не менее пяти лет. Срок хранения «первички» организация может установить и больший, если сочтет это необходимым.

Те виды первичной документации, которые относятся к кадровому учету и делопроизводству, хранятся в соответствии  с требованиями, устанавливаемыми в:Виды первичной документации

  1. Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень);
  2. Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
  3. Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР от 15.08.1988.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Первичная документация кадрового учета, в том числе личные дела и личные карточки работников, приказы по личному составу, различные справки информационного характера, в соответствии с требованиями Перечня, должны хранится не менее 75 лет.

Все виды проверки первичной документации, осуществляемые контролирующими органами, в том числе Налоговой и Государственной трудовой инспекциями, проверяют и наличие,, и порядок хранения таких документов. К организации хранения первичной документации предъявляются общие требования — после обработки вручную она комплектуется по учетным регистрам в хронологическом порядке и сопровождается информационной справкой для архива. В зависимости от форматов первичной документации, ее переплетают или же хранят подшивками в отдельных папках, во избежание утери.

Первичная документация кадрового учета должна храниться в соответствии с требованиями ст. 87 ТК РФ, согласно которой работодатель должен обеспечить сохранность персональных данных работников, защиту от утраты и несанкционированного доступа к ним.


Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов


Бухгалтерские учетные первичные документы передаются в архив по окончании финансового года. На предприятии для архивного хранения документов, как правило, выделяется отдельное помещение или несгораемые закрывающиеся шкафы. Предприятия, источники формирования государственных и муниципальных архивов, передают документацию на хранение им. Те предприятия, которые не относятся к источникам формирования таких архивов, могут заключать договоры и передавать свои документы на хранение в коммерческие архивные компании.

Первичная документация в электронном виде

Закон №129-ФЗ допускает, что составление и хранение всех видов первичной документации может осуществляться в электронном виде. Такой формат документов позволяет существенно сократить объемы и скорость документооборота, облегчить поиск и хранение. Но тут встает вопрос о юридической значимости первичной документации в электронном виде.

Юридическую силу любому документу придают соответствие его содержания установленной форме и оформлению. Поэтому для оформления первичной документации на бумажных носителях используются унифицированные формы, имеющие все необходимые поля для реквизитов. Основным реквизитом первичного документа в электронном формате является электронная цифровая подпись, равнозначная собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.


Печать на кадровых документах


Вопрос о том, как хранить различные виды первичной документации в электронном виде решается в соответствии с нормативными документами, регламентирующими автоматизированный кадровый и бухгалтерский учет. Первичная документация в электронном виде должна храниться в соответствии с требованиями, устанавливаемыми  Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.51%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 9.78%
  • Имидж секретаря 9.78%
  • Деловой этикет 10.87%
  • Карьерный рост 7.25%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 14.13%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль