Виды первичных документов

68
Деятельность любого предприятия сопряжена с оформлением самых разных видов первичных документов, которые используются при осуществлении его кадровой и финансовой политики. Как и всякие документы, первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами, что является главным условием их юридической значимости. В статье рассказывается о том, как осуществляется оформление и хранение различных видов первичных документов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие виды первичных документов используются в кадровой и финансовой учетной политике предприятия;
  • как осуществляется хранение различных видов учетных документов в 2016 году;
  • как заверяются первичные документы в электронном виде.

В практике хозяйственной и организационной деятельности компании используются различные виды первичных документов, содержащих какие-либо учетные сведения, подтверждающих выполнение каких-либо управляющих действий или хозяйственных операций. К их оформлению и хранению предъявляются особые требования, о которых рассказывается в статье.

К какому виду документооборота компании относятся разные виды первичных документов

Весь документооборот предприятия можно условно подразделить на три вида:

  • управленческие документы посредством которых осуществляется прием и передача управленческих решений, а также те, в которых содержится информация и те, на основании которых создаются отчеты отчеты, на Виды первичных документовосновании которых и принимаются эти управленческие решения;
  • кадровые документы, содержащие информацию о кадровом составе и учету кадров предприятия, об организации работы с персоналом, включая документы о ротации кадров, изменение должностей, увольнении сотрудников, применяемых поощрениях и наказаниях, графике отпусков и штатном расписании, первичные документы по учету кадров;
  • бухгалтерские и финансовые документы, содержащие информацию о производственной и хозяйственной деятельности компании; плановая, аналитическая, бухгалтерская и финансовая отчетность; первичные документы бухгалтерского учета, договоры, нормативно-правовые акты и пр.

Как видим, разные виды первичных документов в 2016 году существуют и в кадровом, и в бухгалтерском документообороте. К этому виду документов относятся те оправдательные и подтверждающие документы, в которых содержится исходная информация о том или ином виде организационной и хозяйственной деятельности предприятия. Поскольку первичные документы, оформленные в соответствии с установленными правилами, имеют юридическую значимость, они являются подтверждением факта совершения организационного действия или выполнения какой-либо хозяйственной операции и заполняются сразу после того, как этот факт свершился.

Какие существуют виды первичных документов

На основании этих документов ведется кадровый и бухгалтерский учет, соответственно они подразделяются на первичные документы кадрового и бухгалтерского учета.

К первичным документам кадрового учета, например, относятся приказ о приеме на работу и личная карточка работника, штатное расписание, приказ о переводе или предоставлении отпуска работнику, график отпусков, приказ об увольнении, приказ о направлении сотрудника в командировку и командировочное удостоверение, приказ о поощрении или наказании работника.


Технология работы с документами. Документооборот


Вопрос о том, какие существуют виды первичных документов в бухгалтерском учете, гораздо шире, тут и документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате туда, кассовых и торговых операций, денежных расчетов с физическими лицами при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники, основных средств и нематериальных активов, расчетные и платежные документы и т. д.

Кроме того виды первичных документов подразделяются на внешние и внутренние. К первым можно отнести платежные поручения, платежное-требование-поручение, платежное требование и счет-фактуру. Внутренние первичные документы, в свою очередь, подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и бухгалтерские.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Как осуществляется хранение различных видов первичных документов в 2016 году

Основным документом, регламентирующим порядок создания архивов предприятий, а также хранения различных видов первичных документов в 2016 году является Федеральный закон от 22 октября 2004 №125 ФЗ. В нем говорится, что сроки хранения документации могут устанавливаться не только федеральными, но и иными нормативными правовыми актами, к числу которых, например, относятся:

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень);
  2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
  3. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР от 15.08.1988.

Экспедиционная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции


Порядок хранения различных видов первичных документов кадрового учета, входящих в перечень типовых управленческих документов, устанавливается трудовым законодательством, а сроки — соответствующим Перечнем. Так, личные дела и личные карточки сотрудников, приказы и справки по личному составу должны хранится в архиве организации или в ином централизованном архиве, с которым у нее заключен договор, 75 лет.

Хранение различных видов первичных документов бухгалтерского учета осуществляется в порядке, предусматриваемым федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 года №129-ФЗ (далее - Закон). Срок их хранения в соответствии с Перечнем, составляет 5 лет.

Первичные документы в электронном виде

Согласно закону №129-ФЗ, составление и хранение первичных документов в электронном виде допускается. Но, в то же время, согласно п.2 ст. 9 этого закона на бумажных носителях первичные документы кадрового и бухгалтерского учета принимаются оформленными по установленным требованиям, в том числе по унифицированным формам или содержащими все необходимые реквизиты.


Технология работы с документами. Документооборот


Одним из самых важных реквизитов, наличие которого является обязательным для всех видов первичных документов в 2016 году, является подпись ответственного лица. Поэтому все такие документы на машинных носителях должны быть заверены электронной цифровой подписью руководителя, главного бухгалтера, лиц, ответственных за исполнение хозяйственных операций и оформление первичных документов учета.

Регламентирует порядок работы с первичными документами в электронном виде Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В практике кадрового и бухгалтерского делопроизводства электронные документы, заверенные такой подписью широко применяются при взаимодействии с кредитными организациями и налоговой инспекцией.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.42%
  • Делопроизводство 15.83%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.83%
  • Имидж секретаря 10.83%
  • Деловой этикет 11.25%
  • Карьерный рост 7.92%
  • Документооборот 17.5%
  • Электронный документооборот 15.83%
  • Архивное дело 82.92%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль