Виды документов в организации

69
Ошибки в основных видах документов в организации приводят к возникновению сложностей и наложению штрафов со стороны государственных органов. Поэтому зачастую компании отказываются от работы с различными видами документов в организации, не несущими ценности для предприятия и налоговых органов. При этом сроки хранения разных видов документов в организации должны строго соблюдаться, так как цитаты, выписки, копии могут потребоваться в любой день. В статье рассмотрены основные виды документов, работа с ними, а также дополнительная информация.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие основные виды документов в организации существуют на сегодняшний день;
  • как ведется работа с различными видами документов в организации;
  • распространенные ошибки в отдельных видах документов в организации;
  • о сроках хранения разных видов документов в организации.

Основные виды документов в организации в 2016 году

Основные виды документов в организации можно подразделить на несколько групп, каждая из которых имеет свою классификацию. Существуют строгие стандарты оформления некоторых бумаг, отступление от которых невозможно, другие же могут заполняться от руки и в произвольной форме. В большинстве организаций придерживаются нормативов, изложенных на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления», изучаемом в вузах.


Как правильно согласовывать документы?


Документы делятся на виды по следующим характеристикам:

  • Способу документирования: графические, электронные, рукописные, кино- и фотодокументы.
  • Сфере использования: финансово-бухгалтерские, организационно-распорядительные, документы по труду, научно-технические, отчетно-статистические.
  • Содержанию: простые и сложные.
  • Характеру содержания: первичные с исходной информацией, вторичные с обобщенной исходной информацией.
  • Месту составления: внутренние, входящие, исходящие.
  • Грифу доступа или степени гласности: открытые, с грифом секретности и ограничения доступа. Виды грифов: для служебного использования, коммерческая тайна, конфиденциально, секретно и совершенно секретно.
  • Происхождению : официальные и личные.
  • Юридической силе: оригиналы в единственном экземпляре, копии в любом количестве, отпуск под копирку, заверенные копии с реквизитами, выписки с указанием основного документа с информацией, дубликаты.
  • Форме изложения: индивидуальные в свободной форме, трафаретные с заложенной структурой, типовые, примерные, унифицированные.
  • Срокам исполнения: срочные, несрочные.
  • Срокам хранения: временного хранения – до 10 лет, долговременного хранения – свыше 10 лет, постоянного.
  • Степени обязательности: информационные – с фактами и сведениями, директивные – с обязательным исполнением в отведенные сроки.

Работа с различными видами документов в организации

На предприятиях предусмотрена система документации, установлен тип заполнения, чтобы привести в порядок имеющиеся бумаги. Отсутствие путанности позволяет быстро находить оригиналы или копии, облегчает работу с различными видами документов в организации. Обязанности по контролю, хранению и стандартизации должны быть доверены компетентному лицу.

Работа с документами:

  • все виды документов в организации в 2016 году нужно привести к единому стандарту оформления и разработки;
  • максимально сократить количество бумаг в организации;
  • разработать операции обработки бумаг и автоматизировать их;
  • организовать хранение;
  • настроить права доступа.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Организация работы с документами»


Виды документов в организации лучше унифицировать, сократив их количество. Унификация – метод устранения большого количества бумаг, часть из которых только занимает место в архивах. Предварительно требуется провести аудит, в ходе которого получится выявить все виды документов, присутствующих на предприятии. Несмотря на трудоемкость работы, она оправданна, так как в последующем значительно упрощается хранение и поиск нужных бумаг. Унификация должна затрагивать не только виды, но и тексты документов, после чего они должны быть объединены в системы документирования.

Ошибки в отдельных видах документов в организации в 2016 году

Документы, которые не подлежат государственной регистрации, могут оформляться в свободной форме, установленной на конкретном предприятии. Недочеты в них не контролируются государственными органами. Ошибки в отдельных видах документов в организации могут привести к наложению штрафов, зачастую значительных. В целях повышения качества заполнения проводятся проверки Управлением Минюста России. Можно выделить недочеты как в конкретных бумагах, так и в целом во многих видах документов в организации.

Заявления о государственной регистрации компании составляются с допущением ошибок, препятствующих положительному решению. Наиболее часто встречаются формы заявлений, заполненных вручную строчными буквами, когда требуется писать заглавными буквами и только чернилами черного цвета. Коды городов также заполняют неправильно, неверно ставят пробелы в номерах телефонов. Заявители допускают ошибки и при указании форм деятельности, проставляя трехзначные коды, когда требованиями предусмотрены четырехзначные.Виды документов в организации

Ошибки в отдельных видах документов в организации в 2016 году, а именно в протоколах, могут послужить причиной отказа рассмотрения или принятия отрицательного решения. Наиболее часто встречается несоответствие даты, невыполнение установленных требований пункта 25 Административного регламента, несоблюдение правил подписания, предоставление неподшитых и ненумерованных документов.

В учредительных документах (уставах, договорах) встречается несоответствие указанного наименования компании утвержденному на учредительном собрании. Бывают и случаи, когда бумаги заверяются не заявителем или нотариусом, а другим лицом. Нередки и такие недочеты, как неправильное написание имен, фамилий, дат, реквизитов. Если они ведут к искажению смысла, бумаги не могут быть рассмотрены федеральными службами.

В документах об уплате государственной пошлины встречаются неправильные реквизиты, неверное указание кода организации, а платеж совершают неуполномоченные лица. Это может привести к отказу регистрации организации. Все виды документов в организации, в том числе регистрационные, должны строго соответствовать установленным нормативам.

Исправления в налоговых декларациях, неверное указание прибыльности, ошибки в наименованиях, фамилиях должностных лиц могут быть расценены как намеренные. Это грозит наложением штрафов, отзывом лицензий. Любые исправления должны проводиться установленным способом – зачеркнуть неверное, написать нужное и добавить, что внесены изменения. В идеале – заполнить документ снова.

Ошибки в отдельных видах документов в организации могут быть несущественными, если они касаются бухгалтерского, а не налогового учета. В записках, объяснительных и прочих служебных документах могут быть недочеты, так как правильность их заполнения не контролируют федеральные службы.

Сроки хранения разных видов документов в организации

В соответствии с пунктом 4 статьи 89 НК РФ о выездной налоговой деятельности, сроки хранения разных видов документов в организации не должны составлять менее 4 лет с момента их оформления. Налоговая инспекция вправе проводить расчеты опытным путем. Данные бухгалтерского учета и отчетности должны храниться в архивах не менее 5 лет.


Технология работы с документами. Документооборот


В целом же сроки хранения разных видов документов можно разделить на следующие группы: с ограниченным периодом, постоянного хранения, до минования надобности, до замены новыми. Кадровая документация хранится до востребования. В связи с возможностью переноса информации на электронные носители стало значительно легче выполнять поиск нужных бумаг, а вероятность их потери минимизируется, если делается несколько резервных копий. Хранение документов четко закреплено Федеральной архивной службой – избавляться от них раньше положенного срока строго запрещено, так как могут потребоваться выписки и прочее.

Заключение и выводы

Все виды документов в организации должны быть унифицированы. Периодический аудит поможет выявить возможные ошибки и устранить их. Соблюдение правил оформления и подачи документов, их грамотное составление позволит избежать проблем и наложения штрафов. Работу с бумагами должны вести исключительно квалифицированные специалисты, разбирающиеся в основах делопроизводства и документооборота, а также требованиях действующих законов.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль