Делопроизводственные документы

309
Установленные ГОСТ и ОКУД требования к делопроизводственным документам должны соблюдаться в организациях, вне зависимости от сферы деятельности. Малейшие ошибки в делопроизводственных документах могут привести к утрате их юридической силы, отказе в рассмотрении и прочим проблемам, в том числе к наложению штрафов со стороны государственных органов. Сведя к минимуму необязательный перечень делопроизводственных документов, удастся облегчить работу с ними.

Из этой статьи вы узнаете:

  • полный перечень делопроизводственных документов;
  • основные требования к делопроизводственным документам;
  • распространенные ошибки в делопроизводственных документах.

Перечень делопроизводственных документов в 2016 году

Делопроизводство – работа, направленная на создание, хранение и стандартизацию документов в организациях всех типов. Делопроизводственные документы должны строго соответствовать установленным нормам и стандартам, в противном случае возникает множество неправильно оформленных бумаг. Их состав четко определяется общественным классификатором управленческой документации – ОКУД.

Официальные делопроизводственные документы классифицируются по следующим признакам:

  • Способу фиксации информации – рукописные, типографические, машинописные.
  • Наименованиям – служебные письма, графики, приказы, анкеты.
  • Месту составления: исходящие, входящие, внутренние.
  • Степени гласности – для служебного пользования, открытые, секретные, совершенно секретные.
  • Срокам хранения или исполнения.
  • Степени унификации – примерные, индивидуальные, типовые.

Документальный и архивный фонды организации


Перечень делопроизводственных документов в 2016 году:

  • Отражающие организационные и распорядительные функции управления, контроля, правового обеспечения, а также хранения.
  • Раскрывающие ценообразование организации, кредитование, финансирование и планирование, отчетность и учет.
  • Бумаги о научно-технических, культурных, экономических и иных связях организации.
  • Об информационном обслуживании.
  • По охране, организации, нормированию, тарификации труда персонала.
  • Делопроизводственные документы о работе с кадрами, а именно о перемещении, приеме, увольнении, повышении квалификации, награждении, проведении аттестации.
  • О материально-техническом обеспечении, а также о хранении имущественных и материальных ценностей.
  • Бумаги по хозяйственному и административному обслуживанию, соблюдению правил распорядка, эксплуатации и транспортному обслуживанию служебных зданий.
  • Документы, фиксирующие социально-бытовые вопросы, в том числе о социальном страховании, организации досуга.
  • Отражающие деятельность профсоюзных и общественных объединений.

Перечень делопроизводственных документов может отличаться в организациях, что связано с разной сферой деятельности. Основные документы должны приводиться к единому стандарту, соответствующему установленному законом. Записки, объяснительные и прочие бумаги для внутреннего пользования, которые не используются для отчетности в государственных органах, могут быть упразднены.

Требования к делопроизводственным документам и их оформлению в 2016 году

Правильное оформление делопроизводственных документов – важная составляющая организационного процесса. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» распространяется на документы, относящиеся к организационно-распорядительным: распоряжениям, приказам, постановлениям, решениям, протоколам, письмам, актам и прочим.

Требования к делопроизводственным документам регламентированы Госстандартом. Они включают стандартизацию по ряду параметров:Делопроизводственные документы

  • оформлению реквизитов;
  • нормам бланков документов, в том числе и тех, на которых изображен герб РФ.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

При заполнении должны учитываться следующие нормы:

  • Формуляр документа заполняется с указанием обязательных реквизитов.
  • В бланк документа включается информация об авторе, реквизиты.
  • В заголовочной части упоминаются сведения об организации.
  • Содержательная часть должна раскрывать основную информацию, поставленные задачи.
  • В оформляющей части присутствуют реквизиты, удостоверяющие достоверность изложенной информации.

Входящие делопроизводственные документы разделяются на регистрируемые и не регистрируемые. Несмотря на то, что создаются они вне фирмы, к ним также предъявляются требования. В первую очередь нужно регистрировать те документы, ответить на которые необходимо быстро. Данная работа возлагается на секретаря или уполномоченного менеджера организации. На бумагах ставится дата, время, количество листов, уникальный порядковый номер. Отметка должна располагаться на лицевой стороне в правом углу снизу. Реклама, телеграммы, поздравительные письма могут не регистрироваться.

Исходящие документы должны регистрироваться в день их подписания. На них должна быть указана дата, регистрационный и порядковый номер, информация о корреспонденте и исполнителях. В ряде случаев требуется указание реквизитов, необходимых для совершения платежей. Для исходящих документов может быть предусмотрен журнал учета, как и для входящих.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Организация работы с документами»


Все требования к делопроизводственным документам регламентированы – они содержатся в нормативных и законодательных актах. Нарушение норм ведет к потере юридической силы документов. Заполнением входящих и исходящих бумаг должен заниматься компетентный специалист, который занимается и отслеживанием вносимых в закон поправок. Это поможет избежать серьезных ошибок и нежелательных последствий.

Основные ошибки в делопроизводственных документах

Ошибки в делопроизводственных документах допускаются как случайно, так и целенаправленно. Некоторые из них ведут к наложению штрафов, проведению дополнительных проверок. Чаще всего проблемы возникают с налоговыми органами. Любые неточности могут негативно сказаться на репутации организации, привести к отзыву лицензии, наложению запретов со стороны государственных органов.


Технология работы с документами. Документооборот


Наиболее распространенные ошибки в делопроизводственных документах:

  • Подписание неуполномоченным лицом.
  • Утрата, потеря или специальное не заполнение бумаг.
  • Неправильное название документа.
  • Неграмотное указание экономического субъекта или ошибки в написании.
  • Отсутствие разъяснений экономических и хозяйственных операций.
  • Отсутствие даты или сроков исполнения на лицевой стороне.
  • Несоответствие установленным требованиям ГОСТ или ОКУД.

Заключение и выводы

Грамотное заполнение делопроизводственных документов компании способствует снижению рисков, в том числе и финансовых. При составлении бумаг нужно строго учитывать все нормативы и требования ГОСТ и ОКУД. В штате организации должен работать человек, специализирующийся именно на подготовке документов и их составлении. Чем меньше входящих, исходящих и внутренних документов, тем легче привести их к установленным стандартам, поэтому проведение аудиторской проверки позволит выявить все имеющие ошибки, минимизировать количество ненужных бумаг. 

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.43%
  • Делопроизводство 19.21%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.99%
  • Имидж секретаря 12.99%
  • Деловой этикет 14.12%
  • Карьерный рост 10.17%
  • Документооборот 20.9%
  • Электронный документооборот 18.64%
  • Архивное дело 78.53%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль