Переход к электронным документам: нормативные и правовые акты последнего времени

396
Документы в электронном виде сегодня находят повсеместное применение в финансовых службах компаний, в электронных аукционах и массе других мест. Однако традиционный документооборот на бумажных носителях все еще составляют большую долю в общем обмене документов между организациями. Недавно были приняты изменения в законодательно-правовых актах, направленные на увеличение доли электронных документов и упрощение работы с ними, устранение барьеров, препятствующих более активному использованию документов в электронном виде.

Изменения в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Создание юридически значимых электронных документов регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон «Об электронной подписи»). Внесенные в него изменения от 28 июня 2014 г. связаны с использованием автоматической электронной подписи.

В частности, в Закон «Об электронной подписи» (ст. 14, п. 3) добавлены фразы о полномочиях должностного лица, ответственного за автоматическое создание и проверку электронной подписи. Суть изменений состоит в том, что если раньше документ всегда подписывал человек, конкретное физическое лицо, то теперь в закон внесено понятие об автоматически проставляемой электронной подписи. Данная подпись может использоваться для заверения сведений, генерируемых информационной системой, например, при оказании государственных услуг.


Как секретарю создать электронный архив документов


Так как такая подпись проставляется автоматически, сразу появляется вопрос о том, кто будет отвечать за использование этой подписи. Поэтому закон предписывает каждой использующей автоматическую электронную подпись организации возлагать такую ответственность на конкретного сотрудника. Если же в компании никакого нормативного акта об этом не издано, по умолчанию ответственным лицом считается глава организации.

Если в каком-либо правовом акте указано использование электронно-цифровой подписи, то речь идет об усиленной квалифицированной электронной подписи.

Подверглись корректировки и данные в квалифицированном сертификате ключа проверки электронной подписи (открытый ключ). Теперь вносить в него необходимо и номер страхового счета, и ИНН.

Изменения в нотариальном законодательстве

Была законодательно закреплена возможность осуществления нотариальных действий с документами в электронном виде. В статье 11 Основ законодательства РФ о нотариате (далее «Основы нотариата») (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462–1) (ред. от 21.07.2014) появилось понятие «электронная подпись нотариуса». Теперь нотариус имеет право нотариально удостоверять тождественность бумажного и электронного документа, выдать на основе электронного документа нотариально удостоверенную бумажную копию, а на основе бумажного документа – нотариально заверенную юридически значимую электронную копию бумажного документа. Сформированный нотариусом электронный документ имеет равную юридическую силу, что и документ в бумажном виде.


Передача электронных документов в архив организации


Для изготовления электронного документа нотариус сканирует принесенный ему на бумаге документ и электронный скан заверяет в компьютере своей цифровой подписью. Эта же технология работает и в обратную сторону.

В связи с изменениями в закон список оплачиваемых нотариальных действий пополнился несколькими пунктами (ст. 22.1) об установлении конкретного размера оплаты за удостоверение равнозначности документа на бумажном Переход к электронным документам: нормативные и правовые акты последнего времениносителе электронному документу.

Помимо этого, изменениями статьи 30 «Основ нотариата» добавлены полномочия Федеральной нотариальной палаты:

  • создание и функционирование Единой информационной системы нотариата (ЕИСН);
  • размещение в сетях для свободного доступа сведений, содержащихся в ЕИСН;
  • возможность проверки нотариусами квалифицированных электронных подписей ответственных лиц.

В основы нотариата была внесена специальная глава VII.1, посвященная ЕИСН: что это за система, как проводится ее поддержание, каков порядок внесения сведений в ЕИСН и предоставления из нее сведений и т. п.

Нотариусы вносят в реестр нотариальных действий ЕИСН сведения о совершении ими нотариальных действий по заверению доверенностей, брачных договоров, завещаний, их изменению или отмене, расторжению.

Согласно ст. 44.2 «Основ нотариата» нотариус может проводить нотариальные действия на основании документов в электронном виде, а также пересылать электронные документы (ст. 86). Физическое лицо также теперь может направить нотариусу уведомление о чем-либо в электронном виде, заверив его квалифицированной электронной подписью.

Изменения, внесенные в постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890

Целый ряд правовых актов, связанных с переходом к электронным документам, был подвергнут изменениям. Из наиболее важных – изменение в постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Суть изменений заключается в переходе всех органов госвласти на электронный документооборот к 31 декабря 2016 г.

Изменения в распоряжении Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р

Распоряжением Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р «Об утверждении плана мероприятий ("дорожной карты") "Повышение качества регуляторной среды для бизнеса"» утвержден план следующих мероприятий:

  • включение в нормативные правовые акты возможность использования электронных документов как альтернативы документам на бумажном носителе (п. 1);
  • приведение к общему виду форматов электронных документов для обмена данными между государством и предпринимателями, обеспечение публичности и бесплатности данных форматов электронных документов (п. 2);
  • внесение изменений в законодательство, устанавливающих возможность архивирования документов в электронном виде (п. 3);
  • возможность использования документов в электронном виде в качестве доказательства в суде (п. 4).

Законопроект № 555187–6

Для реализации данного плана мероприятий в Госдуму был дополнительно внесен проект ФЗ № 555187–6. Законодатели тем самым предлагают дополнить ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в части описания порядка обмена электронными документами госорганов и муниципальных структур с физическими и юридическими лицами и иными организациями.


Передача электронных документов в архив организации


Также в рамках законопроекта рассматриваются изменения в ФЗ от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», подразумевающие рассмотрение электронных документов при лицензировании, в Градостроительный кодекс РФ от 29.12.2004 № 190-ФЗ также в части электронного взаимодействия с органами надзора, в ФЗ «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ о включении возможности работы с исполнительными документами в электронной форме и т. д.

Пока использование электронных документов практикуется в довольно узких сферах деятельности, но благодаря законодательно принятым положениям сфера применения неуклонно расширяется.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль