Техника преодоления сопротивления изменениям, связанным с внедрением СЭД

65
Стремительные перемены современного общества затрагивают все сферы жизни и бизнеса. Изменения происходят прямо сейчас, каждой компании регулярно приходится испытывать на себе их влияние. Реакция сотрудников на перемены во многом гарантирует успех или провал нововведений. Одно из таких нововведений – внедрение СЭД, о том, как преодолеть сопротивление персонала этим изменениям, и пойдет речь.

Причины сопротивления изменениям

При сопротивлении изменениям часто наблюдается картина, когда СЭД внедрена в компанию с соблюдением всех этапов, но предполагаемый результат не достигнут. Противодействие персонала организации нововведению может быть открытым или скрытым, с полным или частичным ее неприятием.

Причинами сопротивления изменениям чаще всего становятся следующие факторы:

  • Узкособственнические интересы. Иногда в сотрудниках живет предубеждение, что с внедрением они потеряют нечто ценное (свободу действий, премию).
  • Недостаточное доверие к руководству и не понимание необходимости внедрения СЭД. Например, сотрудники могут считать СЭД средством тотального контроля за персоналом и соблюдением режима труда.
  • Неправильная оценка ситуации. Недостаточная информированность и слабая вовлеченность персонала в процесс порождает искажение в оценке использования программы. Это приводит к сопротивлению СЭД как чужеродной системе.
  • Слабый уровень готовности к переменам. Каждый человек имеет предел терпимости к нововведениям, у кого-то он довольно низкий. Личная неприязнь к изменениям не позволит сотруднику принять новшества и так просто отказаться от привычного уклада рабочей деятельности.
  • Влияние коллег. Формальные и неформальные коммуникации в организации существенно влияют на мнение и поведение работника, поэтому сопротивление чему-то новому может быть «за компанию».
  • Усталость от изменений. Развитие -индустрии запускает целую серию изменений, следующих одно за другим. В связи с этим часто в компаниях возникает феномен скрытого сопротивления, когда сотрудники вроде открыто не высказывают негативного отношения к внедрению СЭД, но в то же время не прилагают должных усилий для успешной работы системы.
  • Неудачный опыт предыдущих изменений. Если сотрудник ранее пострадал от неудачно спланированных изменений, то к внедрению СЭД он отнесется с недоверием и будет проявлять сопротивление.

Ответственным лицам важно проанализировать причины сопротивления и постараться найти пути решения проблемы, не пуская все на самотек.

Формы сопротивления

Сопротивление бывает довольно распространено в организациях с жестко регламентированным рабочим процессом. Персонал в таких местах тяготеет к традиционным способам корпоративной коммуникации. Сопротивление принимает самые разные формы: от полного игнорирования СЭД до активной демонстрации недостатков программы и отсутствия желаемого результата. К формам сопротивления относят отчетное внедрение и параллельное внедрение.

Отчетное внедрение представляет собой ситуацию, когда в отчетах сотрудниками подается информация, не соответствующая действительному уровню овладения системой. Причем искажаться могут как количественные показатели вовлеченности СЭД (число пользователей, документопоток), так и качественные параметры ее использования (бизнес-процессов и функций).


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности работы с электронными документами»


Сотрудники вставляют недостоверные данные, опасаясь взысканий, они предпочитают подавать ту информацию, которую в результате работы системы ожидало увидеть руководство. Степень расхождения фактической работы в СЭД и отчетного определить очень тяжело, нередко данное явление становится причиной провала всего проекта внедрения СЭД в компании.

Параллельное внедрение — использование СЭД одновременно с традиционными принципами работы. Как заложено системой, электронный документооборот должен постепенно полностью вытеснить бумажный. Однако на практике полного вытеснения не происходит. На начальном этапе внедрения причиной этого бывает страх потерять важную информацию на этапе тестовой эксплуатации СЭД, имеет место опасение сбоев. Позже к этому добавляется мотив «по старинке удобнее», персонал не торопится овладеть навыками работы в СЭД. Со временем такая двойная работа дает обратный эффект – процессы замедляются, персонал требует отмены нововведения.

В такой ситуации очень важно заранее спрогнозировать возможные причины сопротивлений, это позволит вовремя выявить возможные очаги сопротивления. Определение отклонений и понимание их причин позволит руководству правильно сориентировать и адаптировать сотрудников к предполагаемым изменениям.

Деятельность компании всегда связана с использованием людских ресурсов, поэтому успешного стратегического результата внедрения СЭД невозможно достичь без своевременного согласования личных целей и задач сотрудников с организационными задачами. Связанные с внедрением новых информационных технологий проблемы, в том числе преодоление сопротивления, можно решить с помощью проведения корпоративного тренинга.

Проведение тренингов сегодня является одним из самых успешных видов обучения для вовлечения персонала в трудовой процесс. Ценность тренинга заключается также в том, что сотрудники организации ощущают лояльность к ним со стороны руководства, в процессе формируется позитивная атмосфера на предприятии и командный дух.

Преодоление сопротивления

Преодоление сопротивления необходимо, если руководство организации и сотрудники, работающие над внедрением СЭД, рассчитывают получить положительный результат.


Нужен ли электронный документооборот небольшой организации?


Для преодоления сопротивления используются следующие методы:

  • Открытое обсуждение процесса использования электронного документооборота, этапов внедрения программы, объяснение необходимости внесения изменений, описание ключевых возможностей СЭД. При этом могут проводиться беседы, презентации, раздаваться буклеты и брошюры. Наличие полной и достоверной информации у сотрудников исключит хождение слухов, неадекватный анализ и иные формы Техника преодоления сопротивления изменениям, связанным с внедрением СЭДсопротивления новшествам.
  • Вовлечение в процесс – метод, при котором в процесс внедрения СЭД активно привлекаются сотрудники, оказывающие сопротивление нововведению. Принимая участие во внедрении, такие сотрудники могут открыто высказывать свое мнение и предлагать решения возникающих проблем. Это позволит решать конфликтные ситуации в конструктивном ключе. Но главное преимущество этого метода в том, что СЭД при таком варианте становится творением персонала, а не навязанным, чужеродным объектом. Самые пессимистичные сотрудники начинают чувствовать ответственность за успешное внедрение программы. В результате получается качественный адаптированный под нужды компании программный продукт, эффективное делопроизводство и документооборот.
  • Обучение – непрерывный процесс овладения навыками работы в СЭД, необходимыми знаниями в сфере электронного делопроизводства. Этот метод должен обязательно присутствовать в арсенале бизнес-тренеров или сотрудников, выполняющих внедрение СЭД. Именно недостаточная профподготовка и вызванный этим страх персонала тормозят полномасштабное использование системы в организации. Грамотно выстроенная система обучения поможет специалистам подготовиться к нововведениям и с большей отдачей участвовать в трудовом процессе. Важную роль в этом играет наставничество. Как способ обучения оно очень эффективно, т.к. позволяет сотруднику поддерживать непрерывную связь с тренером. Это дает возможность персоналу овладеть всем комплексом необходимых знаний и навыков прямо на рабочем месте, избежав к тому же возможных ошибок.

Проведение тренингов

На тренингах персонал не просто получает определенный объем информации, а включается в активное действие. Проигрывая во время занятий различные ситуации и проблемы, разбирая полученный опыт, сотрудники быстрее адаптируются к нововведениям в корпоративной жизни.

Подбор теории и упражнений на овладение навыками работы в СЭД в каждом случае будет индивидуальным. Тренинги условно делятся на ориентированные на повышение профессиональной компетенции и социально-психологические – помогающие изменению установок, формированию позитивного отношения к жизни. Важно использовать оба вида тренинга, а не только первый. Психологическая поддержка сотрудников в момент преодоления сопротивления изменениям крайне важна.

Количество противников СЭД и степень недовольства новшеством зависят от многих факторов, и руководители уже на подготовительном этапе должны снизить возможный эффект каждого из них. Вот некоторые из этих факторов:

  • Интересы и пожелания участников СЭД. При подготовке к внедрению важно включить в рабочую группу для разработки стратегии нововведения представителей подразделений, имеющих особые требования к СЭД.
  • Особенности самого программного продукта: функционал, возможность быстрого освоения. Выбирая СЭД, нужно учитывать уровень общей -подготовки персонала. Если же принято решение выбрать СЭД по функционалу, нужно заранее выделить средства и время на обучение сотрудников работе в системе.
  • Роль руководителя компании. Руководитель должен лично показывать пример, используя в работе новую систему. Для ряда сотрудников это будет весомым основанием принять нововведение.

Программа тренинга

Перед проведением тренинга важно поставить цель – развитие психологической готовности сотрудников к изменениям. В задачи тренинга входит показать персоналу возможность осознания необходимости изменений, выработка мотивации и стремления к изменениям, развитие социально-психологических и профессионально-управленческих навыков и умений. Для достижения данных целей тренер работает с группой сотрудников, предлагая им для выполнения различные упражнения. Проводить такого рода тренинги должен специалист в данной области: психолог, бизнес-тренер.

Упражнение «Положительные и отрицательные примеры изменений» помогает отработать желаемую модель поведения, осознать необходимость изменений.

Группа делится на 2–3 части, и тренер предлагает участникам в процессе мозгового штурма придумать по 5 примеров отрицательных и положительных изменений. Каждый участник должен высказать свое мнение о том, как было спланировано изменение, правильно ли вел себя сотрудник в моделируемой ситуации, в конце нужно описать, как поступил бы он сам в аналогичных условиях. Особо заостряется внимание на вопросах, почему изменение оказалось негативным и что требуется сделать для минимизации потерь.

Подобные упражнения необходимы не только для изменения шаблонного поведения, но и наработки определенного социального опыта. Результаты работы группы обязательно обсуждаются на общей дискуссии.

Упражнение «Хочу. Могу. Надо» ставит цель выхода на осознанный уровень сопротивления изменениям, связанным с внедрением СЭД.


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


Тренер предлагает группе рассмотреть внедрение СЭД как планируемое изменение в работе компании. Участники делятся на 3 группы: внедренцы, руководство, целевая группа. Каждая группа должна предоставить список из 10 пунктов по вопросам:

  • почему они хотят это изменение,
  • могут ли они его выполнить,
  • насколько необходимо предложенное изменение.

Инициируя изменения, руководство часто видит лишь положительные стороны, не замечая риски, издержки, дискомфорт других сотрудников. Данное упражнение позволяет увидеть внедрение СЭД со всех сторон, что помогает осознать причины возможного сопротивления персонала.

Таким образом, можно отметить, что психологическая неготовность персонала к идее внедрения электронного документооборота может быть причиной провала всего проекта. Преодолеть сопротивление можно разными способами, но оптимально использовать комплексный подход: информирование, вовлечение сотрудников в процесс внедрения и обучение. Такая форма обучения, как тренинг, является наиболее действенным методом. Участники тренинга активно вовлекаются в процесс изменения и в смоделированных ситуациях учатся решать разные задачи, получая реальный опыт.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль