Восстановление документации: методика работы

150
Даже у идеального канцелярского работника пропадали документы. Такое может случиться на любом предприятии с любым сотрудником. А иногда в результате поисков обнаруживается, что «пропавший» документ вообще никогда не создавался. Подобные загадочные ситуации и гораздо более прозаичные случаи утери документов имеют свою специфику разрешения. Восстановление документа – непростой процесс, для успешного результата нужно выполнить несколько этапов. В качестве примера можно рассмотреть восстановление документов по личному составу.

Как обнаружить, что документа не хватает?

Пропажа документа обнаруживается экспериментальным путем. Восстановить отсутствующий документ будет необходимо, если:

  • сохранилась его копия (заверенная или незаверенная);
  • документ упомянут в виде ссылки или в качестве приложения в других документах;
  • документ должен быть в наличии ввиду прямого указания на это в законе;
  • документ занесен в журнал учета документации.

Что входит в процесс восстановления документации?

Процесс восстановления состоит из следующих действий:Восстановление документации: методика работы

  • корректировка содержания и оформления имеющихся документов;
  • создание недостающих документов;
  • восстановление отсутствующих документов.

Некорректно говорить о восстановлении документов, которые никогда не существовали. Однако на практике встречается упоминание в учетных формах несуществующих документов. Это происходит из-за того, поспешили внести сведения в журнал регистрации о документе, который уже был в процессе создания, но на заключительном этапе передумали и решили вопрос без документа. Вот такие «следы» несуществующего документа нередко сохраняются в журналах учета. Встречается еще одна проблема: документ есть, но создан крайне некорректно, неграмотно так, что хочется его переделать.

Цели и задачи восстановления документации

К задачам восстановления документации относятся:

  • оценка эффективности существующей системы делопроизводства;
  • определение состава имеющейся документации;
  • проверка соответствия документации требованиям по содержанию и оформлению дел;
  • определение направлений улучшения работы по делопроизводству;
  • выявление отсутствующих полностью или частично документов и их восстановление;
  • нахождение проблемных мест в работе делопроизводства;
  • оптимизация системы учета и хранения документов.

Принципы восстановления документации

Восстанавливая или переделывая документы, недопустимо допускать ошибки. Стоит ознакомиться с локальными нормативными актами организации, чтобы знать ее потребности и составлять документы с учетом местной специфики.

Не стоит делать выводы о необходимости и важности документа по формальным признакам: по тому, каким сотрудником он подписан, к какому виду относится. Неверно полагать, что справка менее важный документ, чем приказ. В делопроизводстве каждый документ имеет значение, и пропажа хотя бы одного из них вносит путаницу в финансово-хозяйственные процессы организации.


Потеря доверенности работником организации


Есть еще один принцип восстановления документации: важно переходить от  общего к частному, от главного к второстепенному. Если отсутствует базовый приказ вместе со всеми приложениями, начинать восстановление нужно именно с главного приказа, а потом уже восполнять отсутствующие приложения.

В процессе восстановления документации не менее важно уделять внимание восстановлению учета: оптимизации хранения и архивирования документов, проверке регистрационных форм (журналов, картотек). Потому что чаще всего документы пропадают, когда система учета имеет сбои либо не налажена вовсе. Поэтому работайте над совершенствованием системы учета документов параллельно их восстановлению.

Минимум раз в 3 месяца нужно проводить аудит созданной за этот период документации. Это позволит контролировать собственную работу. Но ваших предшественников вы контролировать не могли, поэтому, обнаружив недостачу документов на новом месте работы, следует определить масштабы необходимого восстановления.

Аудит документации и план предстоящей работы

Выводы по итогам аудита лягут в основу плана работы по восстановлению документации. Сначала определитесь с приоритетами. Нет ли острой нужды в каком-то документе именно сейчас? При ограниченности сроков выберите главные недостающие документы, после которых можно заняться второстепенными.

Решите вопрос о последовательности восстановления документов. Составьте план и отметьте в нем самые важные отсутствующие документы. Идеально будет составить единый список недостающих документов. В работе должна своя система, чтобы избежать типичной ошибки – лихорадочного метания от одного документа к другому.


Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов


Состав восстанавливаемой документации определяется:

  • требованиями локальных нормативных актов или законодательства;
  • целями и задачами восстановления;
  • требованием судебных органов;
  • распоряжениями контрольно-надзорных органов;
  • пожеланиями или требованиями руководства организации.

Процесс восстановления документации придется оптимизировать, чтобы не тратить свое личное время. Желательно иметь помощников, но лучше создать рабочую группу. В рабочую группу должны входить компетентные сотрудники, знающие правила работы с документами. Распределите участки работ между участниками группы и установите систему контроля проделанной работы.

Выделение времени на восстановление документации

Восстановление документа занимает столько же времени, сколько нужно на его создание. Таким образом, можно легко определить, на какой период растянется работа. Это немало, поэтому нужно оптимизировать временные и человеческие затраты на восстановление документации.

При восстановлении документа встает важная проблема: создавать документ задним числом или с текущей датой? Допустим, отсутствует протокол какого-либо мероприятия, но его текст нашли в компьютере. Можно распечатать и переподписать, но только в том случае, если несложно собрать всех коллег, чьи подписи должны стоять на документе. Если это невозможно, проблема решается иначе. Составляется выписка из протокола, а в отметке о заверении копии проставляется подпись секретаря. Выписка датируется днем составления и на ней не требуется подписей тех, кто упомянут в самом протоколе.

Восстановление документации

Для восстановления документации понадобятся следующие источники информации:

  • локальные нормативные акты по вопросам делопроизводства;
  • номенклатуру дел организации;
  • общероссийские классификаторы (ОКУД, ОКИН);
  • схему организационной структуры предприятия;
  • приказ об используемых в компании формах первичных учетных документов;
  • график документооборота;
  • приказ о полномочиях подписания документов;
  • выписку из ЕГРЮЛ;
  • письмо Росстата о присвоении кодов организации (ОКПО).
  • журналы и книги учета документации.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Работа с поступающей корреспонденцией»


Прежде чем воссоздавать документ, нужно завершить предварительную организационную работу:

  • установить нужную форму первичных учетных документов;
  • определить случаи использования бланков в организации;
  • проверить этапы прохождения документа по графику документооборота;
  • сверить право подписания документации;
  • определиться с использованием печатей и штампов;
  • составить список документов на утверждение;
  • установить порядок присвоения нумерации;
  • подготовить место хранения документов.

В отдельных случаях необходимо согласовать порядок заказа бланков, трудовых книжек, учетных форм и др.

Шпаргалка

Во избежание новых ошибок и успешного восстановления документов желательно следовать шпаргалке.

  • Проверьте, в наличии ли документ-основание. При наличии документа-основания содержание восстанавливаемого документа должно соответствовать имеющейся информации. По готовности документа сразу, до подписания, проводится проверка, на соответствие содержанию связанных или смежных документов. Иногда в результате приходится переделывать и какие-то из них. Если стоит задача восстановить документы задним числом и по ранее действовавшим унифицированным формам, будьте предельно внимательны.
  • Определите все требования законодательства к оформлению конкретного документа и ознакомьтесь с локальными нормативными актами вашей организации по этому же вопросу. Обратите внимание на расхождения в датах принятия закона и вступления его силу. Например, альбом унифицированных форм первичной учетной документации прошел утверждение Госкомстата России 05.01.2004 № 1, но вступил в силу только 3.04.2004 г. Если же вы делаете бланк своими силами, отмеряйте графы и строки строго до миллиметра – это требование закона к формату ряда бланков.
  • Узнайте требования к процедурам разработки, согласования и утверждения документа,  установленные локальными нормативными актами организации и законодательством. Например, восстанавливая график отпусков, следует помнить, что закон требует согласовать этот документ с профсоюзным органом (ч. 1 ст. 123 ТК). Иначе документ будет принят с нарушением установленного порядка. Часто процедуры согласования проекта документа можно найти в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству. Любой локальный нормативный акт организации обязателен к применению в ее работе. Так, если в инструкции по делопроизводству упомянута необходимость согласования проекта документа с юридической службой, вам придется при восстановлении выполнить это правило.
  • Перед распечаткой документа уточните, какие требования к количеству экземпляров данного типа документов установлены в законе и локальных нормативных актах организации (просмотрите график документооборота и др.). Например, трудовой договор по общему правилу (ч. 1 ст. 67 ТК РФ) требуется составлять в 2 подлинных экземплярах.
  • Выясните, кто уполномочен утверждать восстановленный документ. Если вы делаете документ задним числом, уточните, у кого на тот момент было право подписи. Если вы намерены проставить факсимиле, выясните, имеется ли у вас приказ об использовании факсимильной подписи и не установлены ли законодательно ограничения на использование факсимиле для данного документа.
  • Проставьте печать на документе, если это необходимо, но предварительно выясните, какая именно печать должна быть.
  • Если с документом должны идти приложения, займитесь их созданием сейчас же.

При восстановлении документов очень важно помнить о деталях. Практически каждый документ должен быть подписан и исполнителем, и рядом ответственных лиц. Обратите отдельное внимание на проставление регистрационных номеров и дат. Готовый документ сразу регистрируйте в журналах или книге учета.

Как видно из изложения, восстановление документов не будет простой работой. Это кропотливое и сложное дело крайне необходимо для адекватной работы делопроизводства на предприятии. Выполнив его в рамках всей организации, вы узнаете о документации буквально все.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль