Социальность СЭД и новое поколение пользователей

38
Поколение можно определить как группу сверстников, образующих возрастной слой населения со схожими ценностями. Основной костяк персонала большинства компаний составляют сотрудники в возрасте от 20 до 35 лет. Формирование ценностей этого поколения проходило в момент глобализации и бурного развития информационных технологий, интернета, мобильной связи и т. д. Люди этого поколения ценят свое время, предпочитают конкретные ответы, надеются больше на свои силы, рассчитывают на вознаграждение здесь и сейчас. Таких специалистов отличает мобильность, высокий уровень технической грамотности, высокий объем работы, выполняемой на дому, стремление быть всегда на связи.

Взаимодействие сотрудников в соцсетях

Интернет сегодня повседневное и привычное явление для большинства людей, с его помощью они общаются, чаще всего это происходит в социальных сетях. Социальные сети образуют определенную структуру, которую можно представить в виде графа – математического инструмента для описания отношений. В данном случае граф будет включать множество узлов-субъектов (сообществ, людей, компаний) и ребер-связей между ними. Связи играют роль различных отношений (дружбы, рабочих взаимодействий, сотрудничества) (рис. 1).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 1. Структура социальной сети

Через социальные сети современное поколение получает массу данных. Степень доверия пользователей к этому важному инструменту распространения информации достаточно высокая. Это объясняется тем, что источниками информации в соцсетях являются знакомые, друзья, коллеги пользователя или эксперты в какой-либо теме. Главная особенность и притягательность соцсетей в том, что с их помощью человек может найти решение довольно сложной проблемы. Еще одна особенность – соцсети создаются здесь и сейчас, в них нет заранее заложенного готового продукта, а все, что создается, принадлежит всем участникам сети.


Веб-камеры на работе и дома


Если сотрудники много времени проводят в соцсетях в рабочие часы, руководителю стоит обратить внимание на тематику данного общения. Зачастую оказывается, что сотрудники довольно успешно и быстро в такой неформальной онлайн обстановке находят решение рабочих вопросов. Грамотный руководитель сделает соответствующие выводы и не будет закрывать данный сервис персоналу. Лучше использовать его с умом как элемент эффективного управления на благо компании. В схему соцсети можно включить управляющий орган, оказывающий информационное воздействие на сетевое сообщество (рис. 2).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 2. Информационное управление в соцсети

В виде внешней или внутренней социальной сети может быть организовано и рабочее взаимодействие персонала компании. Существование такой группы будет определено задачами бизнеса. Подобные коммуникации воспринимаются современным поколением с энтузиазмом. Людям понятен такой формат общения. Придя на свое рабочее место, сотрудники оказываются в комфортной среде, что способствует высокой эффективности труда. Данный факт был подмечен и руководителями, и создателями современных систем электронного документооборота.

Кейс-менеджмент в системе CompanyMedia

Многие созданные системы СЭД/ЕСМ уже содержат в своем ПО определенные элементы социализации. Один из них – адаптивный кейс-менеджмент (ACM), реализованный в системе CompanyMedia. Он представляет собой аналог социальной сети, предназначенный для совместной работы персонала с документами и рабочими задачами.

Кейс определяют как сложный информационный объект, объединяющий информацию, документы, людей (персонал, заказчиков, экспертов), базы знаний и рабочие процессы в единое пространство. То есть здесь концентрируются все необходимые для достижения   бизнес-результата ресурсы.


Какие виды согласования документов существуют в СЭД? Какие особенности есть при переходе с западной на отечественную СЭД?


Состав кейса может выглядеть так:

  • неструктурированные данные (контент);
  • структурированные данные, цели и бизнес-процессы;
  • субъекты, роли, профили доступа;
  • последовательность совершенных действий;
  • сведения о внешних событиях (электронные письма, онлайн-новости).

Работающие с кейсом сотрудники могут самостоятельно выбирать способы решения поставленной задачи, то есть адаптировать кейс для эффективного управления бизнес-процессами. Персонал имеет право привлекать к работе необходимых участников, вносить в кейс различную информацию и использовать ее для реализации бизнес-задач.

В работе специалист, исходя из имеющейся в кейсе информации, применяет свои навыки, знания и опыт в соответствии с конкретным случаем. Такая технология адаптивного кейс-менеджмента ориентирована на решение сложных задач. Многие из них распространяются на несколько бизнес-процессов и требуют скоординированной работы большого числа сотрудников из различных подразделений организации и даже активного участия внешних субъектов (экспертов, сторонних специалистов, поставщиков) (рис. 3).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 3. Кейсы в системе CompanyMedia

В кейсы входят следующие компоненты:

  • структурированные данные (реквизиты);
  • состав участников коллективной работы;
  • цели (задачи и действия), выполняемые сотрудниками в ходе работы;
  • документы (информационные материалы, файлы, графическая и другая информация), которые необходимы для работы над кейсом;
  • визуальное отображение происходящих в кейсе событий (таймлайн) (рис. 4).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 4. Элементы кейса в системе CompanyMedia

Технология адаптивного кейс-менеджмента в системе CompanyMedia обеспечивает связь поставленной задачи с необходимыми для ее решения ресурсами. Реализовав данную технологию, можно легко оптимизировать управление нерегламентированными бизнес-процессами, относящимися к основной деятельности организации, использовать проектные подходы к реализации бизнес-задач.

С помощью визуализации элементов конкретного кейса можно легко представить масштаб необходимой работы, а также определить границы информационного пространства, в котором предстоит работать.


Какие инструменты СЭД и ECM сокращают риски управления корпоративной информацией?


С помощью инструментов технологии адаптивного кейс-менеджмента CompanyMedia можно:

  • сформировать единую коммуникационную среду для решения самых разных коллективных задач;
  • применять инструменты кейс-менеджмента в мобильном режиме;
  • создать социальные коммуникации кейсов, устранив тем самым барьеры между подразделениями организации.

Как вписывается кейс в рабочую социальную среду, можно увидеть на рис. 5.

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 5. Кейс в рабочей социальной среде

Система PayDox и ее адаптивный кейс-менеджмент

В системе PayDox также была реализована технология адаптивного кейс-менеджмента. Благодаря разветвленному функционалу PayDox предоставляет возможность поддержки коллективной работы персонала в созданном кейсе. Причем создавать сами кейсы (дела) можно с включением в них перечня задач, целей, поручений, документов, исполнителей  по различным темам и проектам.

Помимо этого, в функционал PayDox входят следующие возможности:

  • контроль сроков исполнения поручений и решения задач;
  • формирование отчетов о выполненной работе;
  • автоматическое извещение исполнителей;
  • проведение информационной подготовки совещаний и заседаний.

На рис. 6 можно увидеть иерархическую структуру кейсов в PayDox. В левой колонке представлены различные фильтры, применение которых позволяет сотруднику быстро получить заданный состав кейсов.

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 6. Кейсы в PayDox

Технология системы PayDox дает возможность сотрудникам организовать рабочее взаимодействие таким образом, что все участники кейсов смогут просмотреть информацию о задачах и проектах, в которых они участвуют, на одном экране. Так, сотрудник при необходимости может просмотреть все созданные им кейсы (рис. 7).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 7. Кейсы, созданные сотрудником, в системе PayDox

На экране для наглядности состав кейса представляется в виде последовательности сообщений, содержащих процессы, поручения, задачи и дискуссии по текущим проектам. Здесь же отображаются списки исполнителей и сроки выполнения разных задач (рис. 8).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 8. Состав кейса совещания

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

В системе PayDox легко найти реквизиты любого документа и просмотреть сам документ во время работы (рис. 9).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 9. Информация кейса

Как считают специалисты, со временем такая организация автоматизированного документооборота на основе технологии адаптивного кейс-менеджмента получит большое распространение. Это обусловлено тем, что заказчиков системы привлекает идея создания единой картины бизнес-процессов, дающая в итоге конкретный результат. Также весьма примечателен факт повышения интереса сотрудников к работе с системой. Именно социализация СЭД-cистем предоставляет возможность для сбора подробной информации о персонале (рис. 10), накопленном опыте сотрудников, их успехах, участии в проектах, эффективности деятельности, социальных ответов на их действия и т. д.

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 10. Информация о сотруднике, работающем с кейсом

Сервис обсуждения как элемент социализации

Сервис обсуждения является важным элементом социализации, который часто используют в системах электронного документооборота. Объект обсуждения в этом случае – документ, поручение, задача, резолюция и др. Обсуждение инициирует один из сотрудников, он же задает круг участников и ставит вопрос. Участникам рассылаются уведомления о начале обсуждения. Каждый из них в процессе может высказать свое мнение, дать обоснованный ответ и даже расширить круг участников, включив в обсуждение других сотрудников.

Обсуждение проблемы происходит в интерфейсе системы, как в любой социальной сети. Такая визуализация позволяет участникам быть в курсе сразу всего обсуждения, это гораздо удобнее электронной переписки и телефонных переговоров (рис. 11). Если рассмотреть систему электронного документооборота ЕСМ, можно увидеть, что там также решены проблемы дискуссионных обсуждений как по документам системы, так и по свободным темам (рис. 12).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

 Рис. 11. Обсуждение документа в CompanyMedia

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 12. Интерфейс системы ЕСМ

В системе сотрудник легко может вывести на домашнюю страницу компонент с информацией о созданных им форумах обсуждений, ленту оперативных новостей и событий. Здесь есть возможность создавать различные темы и подписываться на просмотр уже существующих, отвечать на вопросы с приложением необходимых документов. Помимо этого, при работе с документами в системе можно создать обсуждения различных вопросов по данному документу через соответствующую вкладку.

Аналогичным образом работает и система EOS for SharePoint. EOS for SharePoint предлагает портальное решение единого информационного пространства компании, организацию полноценного электронного документооборота и совместной работы с документами. Пользователи EOS for SharePoint также имеют возможность запустить форум обсуждения (рис. 13).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 13. Работа в EOS for SharePoint

Работа в подобной системе дает пользователям возможность применять все социальные элементы корпоративного сайта.

Таким образом, можно сказать, что социализация сегодня является глобальным трендом. По мнению целого ряда экспертов, роль социальных сервисов будет быстро расти, причем повышается использование компаниями не только общедоступных сервисов интернета (Twitter, блоги), но и аналогичных внутрикорпоративных решений, настроенных на повышение эффективности коммуникаций, улучшение взаимодействия сотрудников, сохранение корпоративных знаний и взаимопомощи в работе с потребителями. Как любой процесс, СЭД/ECM-cистемы подстраиваются под запросы рынка и идут в ногу со временем, поддерживая стиль общения социальных сетей.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.06%
  • Делопроизводство 19.1%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.07%
  • Имидж секретаря 12.56%
  • Деловой этикет 13.57%
  • Карьерный рост 9.55%
  • Документооборот 21.11%
  • Электронный документооборот 18.09%
  • Архивное дело 80.4%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль