Регистрация документов в делопроизводстве

1512
Регистрация документов в делопроизводстве — важная процедура, фиксирующая факт постановки документа на учет, придающая ему законную силу. Поэтому регистрационный номер является одним из основных реквизитов, наличие которых является обязательным в документе. В статье рассматриваются основные правила регистрации документов в делопроизводстве.

Из статьи вы узнаете:

  • для чего необходима регистрация документов в делопроизводстве;
  • какие формы делопроизводства существуют;
  • каковы требования, предъявляемые к регистрации документов в делопроизводстве;
  • каковы основные ошибки при регистрации документов в делопроизводстве.

Грамотная регистрация документов в делопроизводстве позволяет обеспечить их оперативный учет и контроль, использовать регистрационные сведения о документации предприятия в аналитической и справочной работе. В статье рассмотрены основные вопросы, связанные с порядком регистрации документов в делопроизводстве предприятия.

Для чего необходима регистрация документов в делопроизводстве в 2017 году

Регистрация документов в делопроизводстве — это присвоение уникального номера, который может состоять не только из  цифр, но включать в себя и буквенные индексы, позволяющего однозначно идентифицировать любой документ из тех, что составляют базу данных предприятия.Регистрация документов в делопроизводстве

По сути, регистрация документов в делопроизводстве, подтверждающая факт создания и отправки внутреннего документа или получения внешнего, это процедура, подтверждающая юридическую значимость этих документов. Только после того, как документу присвоен номер и он внесен под этим номером в регистрационно-учетный журнал, документ становится и объектом учета, и официальной бумагой, дальнейшие действия с которой определяются ее форматом. Те документы, для исполнения которых не требуется никаких действий , например, присланные для сведения, регистрации не подлежат.

Регистрационно-учетный журнал может вестись как в традиционном, бумажном, так и в электронном виде, как принято на большинстве предприятий, что обусловлено повсеместным внедрением систем электронного документооборота. Запись о каждом документе содержит его регистрационный номер, присвоенный в системе делопроизводства данного предприятия, дату регистрации а также краткие сведения о его содержании. Это позволяет организовать не только учет и контроль исполнения каждого документа, но  и использовать их в аналитической и справочной работе.

Порядок регистрации документов в делопроизводстве

Порядок регистрация документов в делопроизводстве зависит от того, в какой форме оно организовано: централизованной, децентрализоваанной или смешанной. Если на предприятии применяется централизованная форма делопроизводства, все операции, в том числе и регистрация документов, производятся одной службой (службой делопроизводства канцелярией, общем отделом) или одним ответственным лицом (секретарем, делопроизводителем).


Правила регистрации документов


На крупных предприятиях и  при территориальной разобщенности структурных подразделений, чаще всего используется децентрализованная форма делопроизводства, при которой операции с документами производятся теми подразделениями, к которым эти документы относятся. Например, регистрация бухгалтерских документов в делопроизводстве такой формы осуществляется бухгалтерской службой.

При смешанной форме часть работы по обработке документов выполняется централизованно, а часть — структурными подразделениями. Чаще всего, регистрация документов в кадровом делопроизводстве является функцией отдела кадров, что определяет форму делопроизводства в компании как смешанную, даже если вся остальная документация обрабатывается централизованно.

Требования к регистрации документов в делопроизводстве

Регистрация исходящих документов в делопроизводстве одного предприятия, также, как и входящих, производится только единожды, перерегистрация не производится, даже когда документы передаются из подразделения в подразделение и от исполнителя к исполнителю. Но, в общем, регистрация входящих документов в делопроизводстве производится дважды — в организации, где документ разработан, и в организации, в которой он получен. Однократность является основным требованием при регистрации документов в делопроизводстве.

К числу других требований относятся следующие:

  • регистрация входящих документов в делопроизводстве производится в тот день, когда они поступили в организацию;
  • регистрация исходящих документов в делопроизводстве производится у день подписания или утверждения;
  • регистрация документов в делопроизводстве предприятия, не относящихся к документам специализированного учета (бухгалтерского, кадрового), осуществляется централизованно.

Делопроизводство по обращениям граждан: регистрация, контроль и хранение


Требования к регистрации документов в делопроизводстве конкретного предприятия необходимо систематизировать и сформулировать в локальном нормативном акте, например, инструкции по делопроизводству, в которой также будет установлен принцип формирования регистрационного номера.

Ошибки при регистрации документов в делопроизводстве

К распространенным ошибкам можно отнести регистрацию документов, не требующих исполнения и, соответственно, в отношении которых не нужен ни контроль маршрутизации, ни контроль исполнения. Документы, не подлежащие регистрации в делопроизводстве, это, например:

  • разного рода печатные издания, в том числе, журналы, газеты, книги, рекламные буклеты и листовки, прейскуранты и прайс-листы;
  • информация, поступившая в виде копий для сведения;
  • программы конференций и совещаний;
  • бухгалтерские и планово-финансовые документы;
  • технические условия;
  • формы статистической отчетности;
  • телеграммы и письма командированных сотрудников с просьбой о продлении служебной поездки;
  • поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;
  • нормы и нормативы расходов;
  • почтовые отправления с пометкой «лично».

К распространенным ошибкам также относится путаница в регистрационных номерах, например, когда несколько таких номеров пропущено по невнимательности исполнителя. Если это случится, во избежание возникновения двойной нумерации, лучше всего не заполнять образовавшийся пропуск и оставить все, как есть, сделав пометку-объяснение в журнале регистрации.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Работа с поступающей корреспонденцией»


Иногда регистрируется почта, поступившая на предприятие ошибочно, чаще всего в этом случае предприятие-отправитель перепутало конверты, а делопроизводитель предприятия получателя недоглядел. В этом случае запись в журнале регистрации документов следует аннулировать в установленном инструкцией по делопроизводству порядке.

Иногда встречается такая ошибка, как двойная регистрация документов в делопроизводстве, это бывает, например, если письмо сначала было получено факсом, а затем пришло почтой. В этом случае в примечании ко второй записи следует указать регистрационный номер, присвоенный документу изначально, а саму запись аннулировать.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль