Делопроизводство в 2017 году

496
Работа любой организации, так или иначе, связана с созданием, учетом и хранением большого объема служебных документов. Собственная документация ведется в каждом подразделении компании, от бухгалтерии до отдела кадров. Каждой организации следует уделять пристальное внимание эффективности делопроизводства, иначе можно утонуть в потоке официальных документов. Результативность бизнес процессов компании в значительной степени зависит от того, насколько оптимально и добротно в ней организована система делопроизводства.

В данной статье мы расскажем о том:

  • как настраивается организация делопроизводства в 2017 году;
  • какие этапы содержит ведение делопроизводства в 2017 году;
  • для чего нужна автоматизация системы делопроизводства.

Действующее законодательство определяет делопроизводство как деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Делопроизводство на данный момент являет собой отдельную область науки о работе с документацией.

 Организация делопроизводства в 2017 году

Организация делопроизводства компании имеет огромное значение. Каждому сотруднику без исключения нужны знания и навыки составления, заполнения и оформления деловой документации. Помимо этого, предприятие должно следить за их перемещением, учетом, исполнением и хранением. 

Организация системы делопроизводства необходима для того, чтобы упростить задачи, связанные с составлением, заполнением и оформлением деловых документов. Большая часть организаций сталкиваются с трудностями при работе с официальными документами и поэтому они решают наладить систему делопроизводства. Эффективное ведение делопроизводства в компании подразумевает не просто составление и хранение документов. Все служебные документы необходимо регистрировать, контролировать ход их исполнения, определять срок их хранения, направлять в архив либо уничтожать после утраты ценности. Соблюдение установленных положений позволит быстро найти необходимый документ в короткое время и использовать его для принятия управленческого решения.

При организации делопроизводства для начала следует сформировать отдельное подразделение или назначить работника, в чьи обязанности будет входить работа с документами. 


Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления


 Формирование отдельного подразделения состоит из нескольких этапов:

  • Для начала, следует разработать положение об отделе делопроизводства и должностные инструкции Делопроизводство в 2017 годусотрудников данного отдела. Данные документы должны быть утверждены руководством компании;
  • Затем следует назначить ответственных за делопроизводство сотрудников в каждом структурном подразделении компании;
  • После этого разрабатывается инструкция по делопроизводству организации, которая также утверждается руководством компании.

Что касается инструкции по делопроизводству, то в ней должны содержаться следующие разделы:

  • правила документирования управленческой деятельности компании;
  • правила организации документооборота;
  • правила организации хранения документов делопроизводства;
  • разработка номенклатуры дел для систематизации документов.

Нередко многие нормативные документы, разрабатываемые на стадиях становления процессов делопроизводства, не соответствуют нуждам предприятия в стопроцентном объеме. В инструкции по ДОУ и номенклатуре дел могут быть пересмотрены и доработаны определенные положения.

Ведение делопроизводства в 2017 году

При работе с документами делопроизводства необходимо соблюдать ряд основных правил и рекомендаций, которые помогут систематизировать рабочий процесс.

При получении документа производится его первичная обработка и предварительное рассмотрение. При этом необходимо удостовериться в полноте пакета документов и распределить полученные бумаги внутри организации. Стоит учесть, что руководству направляются только важные документы, а документы для решения оперативных задач направляются руководителями подразделений.


Как вести делопроизводство по обращениям граждан?


Вся поступающая документация должна быть оформлена при поступлении в организацию. Поступающему документу присваивается отметка с порядковым номером, датой и названием организации-отправителя. Далее для документа назначается уникальный номер, который фиксируется в службе делопроизводства.

После рассмотрения входящих документов начальством компании выносится решение в виде резолюции о передаче их на исполнение. Данная резолюция поясняет, кто должен стать исполнителем поручения руководства, какие задания даются данному сотруднику и каков срок их исполнения.

Необходимо постоянно вести контроль исполнения документов. Т.е. следует напоминать исполнителям о сроках исполнения, производить анализ результатов исполнения и информировать руководство о результатах.

Помимо этого в ходе рабочего процесса постоянно создаются официальные документы, для которых необходимо разрабатывать бланки организации. Служба делопроизводства занимается разработкой образцов бланков и их утверждением. Она определяет порядок подготовки и оформления документов, оказывает методическую помощь и обучает сотрудников правильно оформлять документы.

Исходящие документы делопроизводства регистрируются сразу после их подписания. Каждому документу присваивается уникальный регистрационный номер. После завершения работы с документом он помещается в подходящее дело по номенклатуре. В заголовке дела указывают документируемую деятельность и определяют сроки хранения на основании нормативных документов.

Следует постоянно проверять сроки хранения документации. И если документ не находится на оперативном хранении, то необходимо передать его по описям в архив компании. После истечения срока хранения и потери значения документы необходимо уничтожить с составлением соответствующего акта.

Системы делопроизводства

Эффективное ведение делопроизводства требует постоянного улучшения системы документооборота. Многие организации не просто создают такую систему с учетом своих потребностей, но и автоматизируют ее, используя доступные современные технологии.

Для того чтобы произвести автоматизацию системы делопроизводства, необходимо для начала создать механизм документационного обеспечения компании, который облегчит подготовку и обработку данных. После этого можно подбирать стратегию автоматизации, рассматривая соответствующее целям организации программное обеспечение.


Аудит делопроизводства: когда выгодно привлекать аудиторскую фирму


Строение делопроизводства должно быть выполнено таким образом, чтобы все элементы управления базировались на системе ведения делопроизводства и оперативно использовали информацию. Подобранная система должна обеспечить удобный информационный обмен между сотрудниками и подразделениями компании.

С помощью нее можно контролировать документооборот максимально оперативно и объективно. Программа регистрации даёт возможность прослеживать этапы обработки документа, его исполнителей и все промежуточные резолюции, что весьма ускоряет информационно-справочную деятельность. Хранение документов в электронном виде гарантирует безопасность оригиналов служебной документации, упрощает промежуточную проверку перемещения документов, помогает структурировать и обеспечивает бесперебойность делопроизводственных процессов.

Ценность налаженной и результативной организации делопроизводства  трудно переоценить. Ведение делопроизводства в организации, бесспорно, следует относить к одним из самых важных процессов.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль