Электронные документы в делопроизводстве

537
Использование электронных документов в делопроизводстве стало привычной практикой для многих компаний. Они имеют ряд неоспоримых преимуществ, несмотря на то, что их повсеместному использованию все еще препятствуют законодательные и технологические барьеры. Электронный документооборот позволяет оптимизировать многие управленческие процессы, ускорить движение информационных потоков, повысить эффективность делопроизводства. В данном материале рассмотрим виды электронных документов и нормативную базу, регламентирующую их применение.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие нормативно-правовые акты регулируют использование электронных документов в делопроизводстве?
  • Какие виды электронных документов участвуют в документообороте?
  • Какие обязательные реквизиты должны содержать электронные документы?

Электронные документы в делопроизводстве: нормативно-правовая база

Электронный документ определяется ГОСТом 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело» как документ, информация которого представлена в электронной форме. В более широком смысле под этим термином понимают любую информацию, для обработки которой требуется применение техники: компьютера или другого технического устройства. Понятие объединяет форму представления информации и данные, представленные в этой форме.

В действующем законодательстве представлены следующие нормативно-правовые акты, регулирующие сферу использования цифровых документов:

  • ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления);
  • ГОСТ 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело».

К этим актам также относятся Федеральные законы, затрагивающие сферу электронного документооборота:

  • №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г.;
  • № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г.;
  • №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006;
  • № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г.;
  • №63-ФЗ Федеральный закон «Об электронной подписи»от 06.04.2011 г.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности работы с электронными документами»


Электронные документы в делопроизводстве могут использоваться наравне с бумажными, однако, необходимо помнить, что их юридическая сила зависит от наличия электронной цифровой подписи (ЭП). Согласно ФЗ-149 «О защите информации», документу с официальной подписью, равнозначно “сообщение, подписанное электронной цифровой подписью...”. Согласно действующему ГОСТу, ЭЦП — это “присоединенная к сообщению или иным образом связанная с ним информация, позволяющая идентифицировать подписавшее его лицо”.

Кроме того, для придания цифровому сообщению юридической силы необходимо соблюдение ряда условий:

  • наличие действующего сертификата ключа подписи (подтверждение принадлежности открытого ключа ЭП владельцу сертификата);
  • существование доказательств, определяющих время подписания;
  • подтверждение подлинности ЭП;
  • использование цифровой подписи в  соответствии с данными сертификата ключа подписи.

Виды электронных документов, участвующих в делопроизводстве

С технической точки зрения электронные документы в делопроизводстве представляют собой зафиксированную в виде набора символов, звукозаписи или изображения информацию. Для хранения данных используется материальный носитель, например, DVD-ROM или Blu-ray Disc, флэш-память или накопители на жестких магнитных дисках. Для передачи, хранения и использования информации применяются различные технические средства и цифровые каналы связи.

В делопроизводстве чаще всего используются электронные документы, представляющие собой цифровые копии бумажной документации или объекты данных в первоначальном формате. К первой группе относят графические образы, полученные в процессе обработки бумажной документации (фотокопии, сканы), путем приема факсимильных и e-mail сообщений, преобразованием данных в цифровом формате. Во вторую группу входят все объекты, созданные при помощи офисных систем (текстовые файлы, таблицы), систем автоматизированного проектирования (чертежи), все виды мгновенных сообщений.


Как секретарю создать электронный архив документов


Среди видов электронных документов, участвующих в делопроизводстве, можно выделить несколько групп с общими признаками. Классификация, по аналогии с бумажным документооборотом, строится на основе определяющих характеристик:

  • Наличие печатного эквивалента (цифровая копия или самостоятельное издание);
  • Природа основной информации (текстовая, графическая, звуковая, мультимедиа и программные продукты);
  • Целевое назначение (официальная, нормативная, производственно-практическая, учебная, справочная, отчетная документация);
  • Технология распространения (локальная или сетевая);
  • Характер взаимодействия с пользователем (детерминированное или интерактивное издание).

Обязательные реквизиты электронных документов

При использовании электронных документов в делопроизводстве необходимо помнить о том, что в случае неверного оформления они теряют юридическую силу так же, как их бумажные оригиналы. Перечень обязательных реквизитов официальной документации регламентируется Федеральными законами, Постановлениями федеральных органов Электронные документы в делопроизводствеисполнительной власти и ГОСТами:

  • №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
  • №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
  • №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  • Постановление Госкомстата России N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 ;
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

Требования этих нормативных актов действительны и в отношении электронных документов в делопроизводстве. Кроме того, существует отдельный государственный стандарт, устанавливающий обязательные правила их оформления: ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Данный стандарт определяет следующий перечень обязательных реквизитов:

  • наименование организации-создателя и код по ОКПО;
  • местонахождение организации-создателя или почтовый адрес;
  • наименование (идентификационный код и наименование формы по ОКУД);
  • дата изготовления;
  • код лица, ответственного за правильность изготовления, или код лица, утвердившего документ (идентификационный код, должность, фамилия).

Законодательство допускает использование дополнительных реквизитов, не затрудняющих однозначную идентификацию документа.

Преимущества использования электронных документов в делопроизводстве

Использование электронных документов в делопроизводстве имеет ряд неоспоримых преимуществ. Они позволяют решить множество проблем, связанных со скоростью передачи информации и систематизацией массива служебной документации. К основным преимуществам можно отнести:

  • обеспечение прозрачности бизнес-процессов (упрощение контроля жизненного цикла);
  • повышение исполнительской функции (возможность контроля скорости и качества исполнения со стороны руководства);
  • сокращение временных затрат на обработку и исполнение;
  • повышение уровня конфиденциальности;
  • оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрения новых процессов за счет возможности коллективного информирования;
  • поддержка корпоративной культуры за счет работы всех структурных подразделений в едином информационном пространстве;
  • быстрая адаптация к изменениям на рынке международных стандартов.

При сравнении электронных документов с их бумажными аналогами можно отметить, что их основным преимуществом на данный момент является существенное сокращение времени транспортировки данных. В современных условиях развития бизнеса время доставки документации стало критичным показателем эффективности делопроизводства. Использование цифровых каналов связи позволяет значительно сократить этот показатель и достичь значительного ускорения процессов документооборота.


Передача электронных документов в архив организации


Электронные документы в делопроизводстве способны обеспечить большее количество бизнес-процессов, повысить скорость и эффективность документооборота, и, как следствие, эффективность компании в целом. Безусловно, они имеют ряд недостатков, к числу которых можно отнести проблему обеспечения сохранности цифровой документации. Кроме того, резкое внедрение цифровых документов в делопроизводство может вызвать стресс у персонала, привыкшего к традиционному бумажному документообороту. Переход к электронному документообороту во всех сферах делопроизводства на данный момент невозможен. Например, в кадровом делопроизводстве большинство служебных документов должны содержать личные подписи, что требует их оформления в бумажной форме. Регламент оформления, хранения и заполнения трудовых книжек и вовсе не подразумевает возможности их перевода в цифровой формат.

Что касается утомляемости при работе и удобства восприятия информации, электронные документы все еще уступают бумажным по этим показателям, т.к. имеют сравнительно недолгую историю. Цифровая форма представления информации все еще нуждается в совершенствовании: как в технологическом, так и в функциональном аспекте. Тем не менее, тенденции развития современного делопроизводства позволяют говорить о том, что сфера применения электронных документов постепенно растет.

Использование электронных документов в делопроизводстве более целесообразно для крупных компаний, имеющих разветвленную структуру. Тем не менее, небольшие организации, стремящиеся к конкурентоспособности и сохранению позиций на рынке, могут использовать электронный документооборот для повышения своей эффективности. Безусловно, многие процессы все еще требуют доработок на законодательном и технологическом уровне. Однако постепенный переход к электронному документообороту уже давно стал актуальной тенденцией современного делопроизводства.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль