Организация документооборота в 2017 году

180
Грамотная организация документооборота является одним из важнейших условий эффективного документационного обеспечения в любой организации. Насколько профессионально и рационально организован процесс документооборота в компании, настолько быстро документы будут достигать исполнителей, руководителей и заинтересованных должностных лиц.

В данной статье мы рассмотрим:

  • что такое документооборот;
  • основные правила организации документооборота в 2017 году;
  • основы обработки документации в 2017 году.

Что такое документооборот

Документооборот - это процесс, в ходе которого происходит перемещение документов с момента их создания или получения до завершения их использования и отправки в архив. Организация документооборота охватывает все Организация документооборота в 2017 годудействия по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Ключевыми характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Подписка


Работа с различными документами и организация документооборота в компании должна осуществляться в соответствии с законодательством.

Формирование документооборота в организации и управление им - это сложная отрасль управленческой деятельности. В связи с этим существуют решения для автоматизации данного процесса. На сегодняшний день появилось уже немало информационных программных систем для управления документооборотом, помогающих значительно упростить все операции документооборота.


Технология работы с документами. Документооборот


Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:

  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • внутренние документы.

Основные правила организации документооборота в 2017 году

При организации движения документов необходимо выполнять ряд определенных правил, которые помогут работать эффективно и быстро.

Во-первых, необходимо максимально сокращать количество инстанций прохождения документов. Можно исключить операции по обработке документов и управленческие звенья, которые не обусловлены деловой необходимостью.

Во-вторых, можно исключить или максимально ограничить возвратные движения документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.).


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


И, в-третьих, необходимо обеспечить предельную одинаковость в порядке прохождения и процессах обработки ключевых групп документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Следование данным правилам позволит осуществить главный организационный принцип службы делопроизводства, а именно даст возможность централизованного выполнения однородных действий, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить снабжение необходимыми документами руководителей и всего аппарата управления.

Таким образом, будет соблюдаться прямая точность направления потоков документов, будут исключены дублирующие операции по подготовке и обработке документов.

Основы обработки документации в 2017 году

При организации документооборота необходимо разделять потоки движения документов. Следует изначально грамотно организовать прием и регистрацию входящей документации, а также обработку внутренней и исходящей документации.

При обработке входящей документации производится начальная обработка документа, предварительное рассмотрение и регистрация документов. Далее документ отправляется на изучение руководством, передается исполнителю либо создается дело и документ отправляется на хранение.

Возможны различные варианты получения документов организацией. Они могут быть получены от курьера, от посетителей или приняты по факсу.

При предварительном рассмотрении необходимо определить, куда направить документы: конкретным исполнителям, структурным подразделениям или руководству.


Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно


Регистрация документа фиксирует его создание или получение путем указания даты, индекса и записи сведений о документе в форме поля регистрации. Документы, используемые для справки или требующие учета, обязательно должны регистрироваться.

Некоторые документы нет необходимости регистрировать, к ним относятся рекламные материалы, печатные издания, поздравительная корреспонденция, объяснительные записки, документы с пометкой «лично» и т.д. Подобные документы сортируются и передаются адресату.

Внутренние и исходящие документы обрабатывать проще, чем входящие. Их необходимо зарегистрировать и отправить получателям. Регистрация исходящей и внутренней документации производится также как и регистрация входящей, с тем лишь различием, что в реквизитах не указываются дата и индекс поступления. При передаче внутреннего документа в другое подразделение внутри компании его требуется регистрировать снова.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.7%
  • Делопроизводство 20.11%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.76%
  • Имидж секретаря 13.23%
  • Деловой этикет 14.29%
  • Карьерный рост 10.05%
  • Документооборот 22.22%
  • Электронный документооборот 19.05%
  • Архивное дело 79.37%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль