Документооборот организации в 2017 году

388
Для эффективного управления любой организацией необходимо грамотно, оперативно и на высоком уровне обрабатывать документы компании. Документы должны быстро и правильно обрабатываться на всех этапах от составления или получения документа до отправки его в архив. Весь процесс, связанный с перемещением и обработкой документов называется документооборот организации, и о нем пойдет речь ниже.

В данной статье мы расскажем о:

  • принципах организации документооборота в 2017 году;
  • документопотоке организации;
  • схеме документооборота в организации в 2017 году.

Принципы организации документооборота в 2017 году

При организации документооборота следует придерживаться определенных принципов и правил, благодаря которым будет обеспечено оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути и с наименьшими затратами времени.

Для начала желательно обеспечить централизацию операций по приему, первичной обработке и отправке документов. То есть нужно, чтобы все поступающие и отправляемые документы обрабатывались в одном месте, например, в службе ДОУ (документационного обеспечения управления) при ее наличии.

Также следует максимально сократить количество инстанций на пути движения документа и исключить возможность его возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью. Под возвратным движением следует понимать такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку.


Технология работы с документами. Документооборот


Помимо этого следует произвести маршрутизацию отдельных видов документов, разработать определенные схемы прохождения документов.

Все документы, поступающие в организацию и создаваемые в ней должны регистрироваться однократно при поступлении и при создании соответственно. Данная операция может совершаться либо в службе ДОУ, либо в структурном подразделении.

Далее поступившие в организацию документы предварительно рассматриваются и распределяются специалистом службы ДОУ по подразделениям либо руководителю, либо его заместителю и т.д.

Вебинар 8 декабря: "Повседневный офисный макияж и его трансформация для предновогодних дней"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Специфика и смысловая нагрузка макияжа для офисной работы
  2. Какие приёмы и средства макияжа недопустимы для создания делового образа
  3. Правильные декоративные средства и техники для делового макияжа
  4. Как трансформировать свой повседневный офисный макияж в вариант Новогоднего праздничного образа и не выйти за рамки приличия

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

И не стоит забывать, что самым главным правилом и принципом эффективного документооборота компании является обеспечение наикратчайшего пути движения документа. От этого будет зависеть оперативность и качество системы управления организации.

Документопоток организации

Весь документооборот в организации состоит из документопотоков, которые циркулируют между сотрудниками компании и местами обработки документов.

Документопоток – это все документы одного вида или назначения, имеющие единый маршрут.Документооборот организации в 2017 году

Всего выделяют три вида документопотока компании – это:

  • поток входящей документации;

Он состоит из документов, которые поступают в организацию любым способом, в том числе в электронном виде.

  • поток внутренней документации;

Это документы, созданные в организации и не предназначенные к отправке за ее пределы.

  • поток исходящей документации;

Данный поток состоит из документов, предназначенных для отправки в другие организации.


Технология работы с документами. Документооборот


Каждый из документопотоков может делиться на два уровня. Это зависит от того куда направляется документ или от кого он поступает, это могут быть сторонние организации, физические лица, вышестоящие организации и др. Что касается внутреннего документопотока, то можно разделить распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.).

 Схема документооборота в организации в 2017 году

Любая организация должна учесть ряд факторов при организации документооборота, а именно: форма организации делопроизводства, структура организации, способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Форма организации делопроизводства может быть централизованной или децентрализованной.

Централизованная форма делопроизводства означает, что операции по обработке документов будут максимально сосредоточены в службе ДОУ, а структурные подразделения будут по возможности полностью освобождены от выполнения делопроизводственных функций.


Технология работы с документами. Документооборот


 Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства имеет смысл только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений.

Возможна также смешанная форма, при которой часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения.

Смешанная форма применяется в очень больших компаниях, где запутанная структура и внушительный документооборот в организации. Централизованная форма используется на мелких предприятиях, где документооборот в организации соответствующий. А децентрализованная форма актуальна для компаний, где весь список действий осуществляется в структурных подразделениях.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Как вы выписываете журнал «Справочник секретаря»?

  • Я не выписываю журнал 75.51%
  • Журнал выписывает компания 12.93%
  • Журнал согласился оплатить мой руководитель 2.04%
  • Читаю за свои деньги 9.52%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль