Организация работы секретаря. Бережливый офис

845
А вы знаете, что если внести небольшие корректировки в организацию рабочего места, то производительность труда может увеличиться на 15%? На 13 октября был запланирован вебинар "Организация работы секретаря. Бережливый офис", который, к сожалению, не состоялся по техническим причинам. Сегодня мы выкладываем видеозапись и расшифровку лекции. Эксперт Елена Рожкова рассказала, как организовать рабочее пространство с пользой для себя и компании.

Елена Рожкова
Независимый консультант по разработке и внедрению систем электронного документооборота и корпоративных порталов.

В каких случаях можно применить метод бережливого офиса?

  • Тонем в работе
  • Эмоционально и физически выгораем
  • Не успеваем все сделать вовремя
  • Руководство не довольно
  • Теряем документы, не находим вовремя
  • Стресс
  • Просто хотим привести дела в порядок

Классификация потерь 

Тайити Оно (1912—1990), один из главных создателей производственной системы компании Toyota, выделил 7 видов потерь:

  1. Перепроизводство
  2. Перемещения материалов
  3. Запасы
  4. Дефекты и переделка
  5. Передвижения
  6. Излишняя обработка
  7. Ожидание

Перепроизводство:

  • Делаем больше чем нужно, делаем «на всякий случай»Бережливый офис
  • Составление фактически не нужных ведомостей и отчетов
  • Подготовка дублирующих отчетов и сводок
  • Рассылка писем «на всякий случай»
  • Копирование и печать документов «на всякий случай»
  • Двойной ввод одних и тех же данных в разные документы и компьютерные программы

Перемещения материалов:

  • Потери при транспортеБережливый офис
  • Удаленно расположен принтер, сканер, ксерокс
  • Визирование и согласование всех документов очно секретарем
  • Не регламентирован процесс подписи документов
  • Передача оригиналов документов очно, «бегунок»
  • Корпоративная «спам-рассылка» документов
  • Сложности в поиске нужного документа или файла

Запасы:

  • Излишки запасовБережливый офис
  • Большое количество версий документов, сложности поиска актуальной версии
  • Не управляемые запасы канцтоваров
  • Запасы устаревших документов
  • Запасы устаревшей техники
  • Запасы устаревших файлов в общем хранилище

Дефекты и переделка:

  • Переделываем несколько разБережливый офис
  • Перепечатка документов
  • Потеря документов, информации, файлов
  • Ошибки при вводе данных в информационные системы
  • Не актуальная информация в документах, не правильная, устаревшая
  • Неисправность принтера, факса, ксерокса

Передвижения:

  • Не нужные перемещения персонала, продукции, материалов, оборудованияБережливый офис
  • Отсутствие ответственного за исполнение документа
  • «Путешествия документа» по электронной почте
  • Поиск  документов, информации, файлов
  • Периодическое использование справочников, не автоматизированный процесс
  •  Визирование и согласование документов очно секретарем

Излишняя обработка:

  • Делаем больше, чем ожидаютБережливый офис
  • Комплекс отличника, перфекционизм
  • Постоянная правка документов
  • Написание электронных рабочих писем с расширенным содержанием («новеллы»)
  • Переписывание писем с подбором более «правильных» формулировок
  • Излишние акценты на оформлении документов
  • Подготовка красивых срочных отчетов

Ожидание:

  • Люди, операции или частично готовая продукция вынуждены дожидаться дальнейших действий, информации или материаловБережливый офис
  • Ожидание в получении информации, документов, файлов
  • Большое количество подписей в документах
  • Большое количество участников совещаний
  • Медленно работает компьютер или компьютерная программа
  • Не своевременные поставки от поставщиков
  • Не своевременное исполнение поручений

Наводим порядок. Система 5S

  1. СортируйтеБережливый офис
  2. Соблюдайте порядок
  3. Содержите в чистоте
  4. Стандартизируйте
  5. Совершенствуйте
  • Определите необходимое и лишнее
  • Избавьтесь от бесполезного
  • Наводя порядок вокруг себя, вы наводите порядок в жизни

Совершенствуем

Если вы сделаете только физические изменения, производительность увеличится на 10-15%

  • Поверхность рабочего стола
  • Ящики стола
  • Все горизонтальные поверхности
  • Внутри шкафов
  • Полы, стены, полки
  • Оборудование, мебель, технические устройства
  • Организацию работы на компьютере
  • Другие места хранения

Совершенствуем систему хранения

  • Хранение и классификация документов по категориям/ в алфавитном порядке /по клиентам/по проектам
  • Поместите конфиденциальную информацию в отдельный ящик или шкафчик, ограничьте к ней доступ
  • Дайте точное определение что такое конфиденциальная информация
  • Система организации единой работы с оперативными документами

 Совершенствуем рабочее пространство

  • Лист входящих звонков(кто, когда, по какому вопросу)
  • Сохраните наиболее часто используемые телефонные номера в память телефона или в адресную книгу телефона
  • Сделайте заранее группы рассылок по компании, сделайте наименование к ним, для удобства использования
  • Используйте интерактивные системы напоминаний (программы на телефоне и компьютере)

 Сферы применения:

  • Производство
  • Медицина
  • Техническое обслуживание, ремонт
  • Торговля, ритейл
  • Офисные пространства

7 навыков высокоэффективных людей от Стивена Кови

  1. Проявляем инициативу, проактивны
  2. Представляем конечную цель
  3. Расставляем приоритеты
  4. Мыслим в формате «win-win»
  5. Сначала понимаем, потом объясняем
  6. Взаимовыгодное взаимодействие, синергия
  7. Постоянно развиваемся сами, совершенствуемся

Программа Анти-стресс

Источники стресса