Цветовое кодирование: упрощаем себе жизнь

33
Цветовое кодирование – невероятно простой метод систематизации, однако он настолько эффективен, что с его помощью вы можете быстро навести порядок в архиве, на рабочем столе и в некоторых электронных документах.

Из статьи вы узнаете:

  • что нужно для использования цветового кодирования в работе
  • как применять цветовое кодирование в файлохранилище отдела
  • как организовать цветовое кодирование в архиве
  • как помощнику руководителя использовать цветовое кодирование в своей работе

По сути цветовое кодирование – это присвоение цветового обозначения группе документов или данных для облегчения систематизации, поиска и обработки дел (или информации соответственно).

Эту идею давно применяют на производстве и даже в быту. Ведь даже расстановка книг или складывание одежды по цветам является не чем иным как цветовым кодированием.

Что нужно для использования цветового кодирования в работе

Цветовое кодирование: упрощаем себе жизньВнедрить систему цветового кодирования в работу секретариата, отдела делопроизводства или архива несложно. Все что вам понадобится – заменить часть имеющихся папок, файлов, коробов на цветные, и в дальнейшем при заказе канцелярских принадлежностей выбирать нужные цвета.

Еще более простой подход – использовать стандартные папки, а цветными делать только подписи к ним – с помощью наклеек из цветной бумаги (самоклеящихся этикеток) или фломастерами.

Для цветового кодирования рекомендуется использовать максимум 10 цветов, оптимальная палитра – 5-6 цветов. При таком ограничении сотрудникам трудно будет что-то перепутать.

Как применять цветовое кодирование в файлохранилище отдела

Определите цветовое обозначение для каждого вида документов. В различных организациях документы систематизируют, исходя из нужд оперативной деятельности.

Например, если документы различных отделов хранятся в одном архиве, вы можете дифференцировать цветом каждый отдел. Так вы облегчите сотрудникам работу по поиску нужных папок. А рабочие документы внутри отдела можно систематизировать по срочности, важности или по категориям контрагентов.

Внимание! Цветовое кодирование не отменяет стандартное индексирование документов. Оформлять документы , в том числе при передаче в архив, в любом случае нужно в соответствии с законодательством.


Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел


Несомненные преимущества цветового кодирования:

  • Порядок на стеллажах. Папка, помещенная не на свое место, сразу бросится в глаза, отличаясь цветовым маркером среди массива других папок.
  • Быстрый поиск нужных документов. Если цветовое кодирование было организовано правильно, поиск нужно папки будет отнимать минимум времени, таким образом повысится производительность труда сотрудников.
  • Конфиденциальность. Цветовое кодирование практически исключает возможность случайного прочтения документов лицами, для которых они не предназначены.

Как организовать цветовое кодирование в архиве

Применение цветового кодирования наиболее полезно в архивном деле.

Здесь также возможны варианты цветоделения:

  • по типам документов;
  • по срокам хранения;
  • по этапам обработки и т.д.


Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли


Наибольший эффект от цветового кодирования в архиве заключается в отслеживании сроков хранения дел и определении документов на уничтожение. Цветовое кодирование снижает до минимума вероятность ошибки при отборе документов, подлежащих уничтожению, так как нарушение «цветового рисунка» на полках всегда укажет на то, что папка стоит не на своем месте. Кроме того, в разы повышается скорость поиска необходимых документов.

Внимание! При работе сотрудников с активными документами допускаются некоторые вольности – ведь цветовое кодирование в этом случает призвано лишь помочь им в их текущей деятельности. Систематизация же дел, переданных в архив, должна происходить в точном соответствии с регламентами и законодательством. Если вы внедряете в работу цветовое кодирование, обязательно внесите это в соответствующие инструкции, четко прописав цветовые индикаторы. Кроме того, для архива важен не цвет папки, а цвет корешка. Чтобы цветовой рисунок на полках действительно помогал осуществлять поиск, этикетки должны быть тщательно выровнены по единому стандарту, который также желательно прописать в регламенте.

Как помощнику руководителя использовать цветовое кодирование в своей работе

Первый, самый очевидный способ применения цветового кодирование – это использование разноцветных закладок при передаче документов на подпись руководителю.

Договоритесь с руководителем о системе цветовой дифференциации документов: например, самые важные и срочные – красные, договоры – желтые, приказы – синие и т.д.

Так вы поможете шефу определить приоритетность и прикинуть, сколько времени ему понадобится на рассмотрение документов.

Второй способ поможет организовать личное рабочее пространство. Это техника «Светофор», придуманная создателями системы очищения пространства «5С».

Вам понадобятся самоклеящиеся стикеры трех цветов: красные, желтые и зеленые. Зелеными вы отмечаете предметы на столе и вокруг, которыми вы пользуетесь ежедневно. Желтыми – предметы, которые используются нечасто, и красными – те, которые лежат без дела.

После этой систематизации на столе должны остаться только зеленые предметы, желтые должны быть разложены по ящикам и шкафам, красные – убраны в «карантин» или выброшены.

Проводите такую «инвентаризацию» периодически, чтобы избавляться от беспорядка и повышать собственную продуктивность.


Как навести порядок на рабочем месте?


Третий способ применения цветового кодирования – в электронных документах. Вы можете применять маркирование:

  • в задачах вашего календаря, чтобы разделить их на категории (опять же – по важности, срочности и т.д.);
  • в базе контактов (например, клиенты – зеленым цветом, сервисные службы – красным и т.д.);
  • в различных отчетных таблицах.

Кстати! Если вы составляете отчеты с применением диаграмм, соотносите цвета в инфографике с теми, которые вы используете для цветового кодирования.

Снова напомним – используйте не больше 5-6 цветов. Так вы выделите только самое важное и не запутаетесь в категориях данных.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Как вы выписываете журнал «Справочник секретаря»?

  • Я не выписываю журнал 75.51%
  • Журнал выписывает компания 12.93%
  • Журнал согласился оплатить мой руководитель 2.04%
  • Читаю за свои деньги 9.52%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль