Документооборот в организации

375
Работа любой современной компании осложняется повседневной необходимость иметь дело с огромным количеством официальных документов. Документооборот организации требует крупных временных и материальных затрат. От его правильной организации во многом зависит эффективность управленческих процессов. В этой статье разберем основные элементы и этапы документооборота, а также рассмотрим условия его эффективности.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Каковы принципы эффективного документооборота в организации?
  • Какие элементы документооборота организации можно считать базовыми?
  • Какие процессы включают разные этапы документооборота?
  • Каковы наиболее распространенные проблемы документооборота в организации?

Под понятием “документооборот организации” чаще всего понимается комплексная система оформления, использования и движения официальных документов. При этом подобная система охватывает весь жизненный цикл служебных бумаг: от их получения или создания до передачи в архив или отправки адресату.Документооборот в организации

Нормативной базой документооборота служат законодательные и правовые акты РФ, ГОСТы, классификаторы, Государственная система документационного обеспечения управления, а также локальные нормативные документы. Закон не запрещает компаниям разрабатывать внутренние регламенты и инструкции, для организации документооборота.

Документооборот организации считается элементом документационного обеспечения управления (ДОУ). Это своеобразная система коммуникации любого учреждения, целью которой является обеспечение управленческой системы качественной и актуальной информацией для принятия и выполнения управленческих решений.

Принципы эффективного документооборота в организации

Эффективность документооборота можно оценить, в первую очередь, по соотношению его качественных, количественных и временных показателей. Качественные параметры — это принадлежность системы к автоматизированному, традиционному или смешанному типу; маршруты и стадии движения документов. Количественные характеристики — это показатели объема документов, плотности потоков. Временные — скорость прохождения документом полного цикла.

Для того чтобы достигнуть оптимального соотношения данных показателей, документооборот организации должен быть выстроен в соответствии со следующими принципами:

  • максимальная централизация

Технология работы с документами. Документооборот


Данный принцип в первую очередь касается приема, первичной обработки и отправки корреспонденции. Целесообразна централизованная обработка документов, поступивших любыми способами доставки.

  • сокращение инстанций прохождения
  • минимальное количество возвратных движений
  • разработка схем движения документов отдельных видов;
  • однократная регистрация, использование уникальных индексов;
  • предварительное рассмотрение документов и их функциональное распределение;
  • корректные резолюции об исполнителях и сроках исполнения;
  • возможность параллельного согласования всеми заинтересованными лицами;
  • снижение уровня подписания.

Элементы документооборота в организации

Документооборот в организации строится на взаимодействии пяти основных элементов: людей,  информации, процессов, правил и технологий. Все они реализуют определенные функции, взаимодействуя с другими. В систему документооборота включены следующие элементы:

Участники документооборота

Сотрудники, заказчики, партнеры, поставщики, потребители, проверяющие. 

Эти люди осуществляют движение документов, получая задачи, выполняя работу, осуществляя контроль исполнения, обеспечивая доступ к данным.

Информация

Данные, содержащиеся в бумажных и электронных документах, формах, факсах, переписке, отчетах, сообщениях и т.д.

С этим ключевым элементом связаны такие виды деятельности как создание, получение, хранение, поиск, доставка и уничтожение служебной документации.

Процессы

Процессы документооборота имеют обширную классификацию. Они могут быть обязательными и случайными, структурированными или гибкими, структурированными, регламентированными и т.д.

Любой процесс необходимо своевременно инициировать, отслеживать и проверять. Некоторые процессы нуждаются в маршрутизации, протоколировании и утверждении.


Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно


Правила

Данный элемент системы представлен всевозможными регламентами, стандартами и политиками. Для большинства процессов документооборота организации существуют как внутренние процедуры, так и внешние требования регулирования.

Любые правила не просто должны быть утверждены и введены в действие. С регламентами связана деятельность по отслеживанию их исполнения и своевременному обновлению.

Технологии

Этот элемент представлен используемыми для функционирования системы технологиями. В современном бизнесе для реализации документооборота предпочтительно использовать электронные средства, позволяющие существенно сократить временные и материальные затраты. Базы данных и любое другое программное обеспечение необходимо интегрировать в систему, а затем поддерживать и администрировать. Кроме того, технологии нуждаются постоянной защите, ведь от этого зависит информационная безопасность организации.

Этапы документооборота в организации

В жизненном цикле любого документа с момента его создания или получения до сдачи в архив или уничтожения можно выделить несколько основных этапов. Разбиение не этапы характерно и для описания процессов документооборота в организации.

Экспедиционная обработка

Данный этап включает проверку правильности доставки документации, комплектности документов, наличия приложений, целостности упаковки и вложений. На этом же этапе осуществляется регистрация документов и их индексация. После фиксации факта поступления или создания документы сортируют для последующей передачи по назначению.

Предварительное рассмотрение

Установленный в организации порядок распределения обязанностей позволяет оценить содержание документов, исходя их специфики структуры компании и должностных обязанностей сотрудников. Для оптимизации данного этапа целесообразно разработать такие справочные материалы как перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; схемы распределения документов, перечень должностных лиц и их обязанностей. Каждый поступивший документ оценивают с точки зрения вида документа, его важности, срочности, авторства, сложности. Этот этап документооборота в организации распределяет информационные потоки, освобождает руководство от второстепенных по значимости вопросов.

Движение документов внутри организации

Основное требование к движению документов — это их оперативное распределение и передача между подразделениями к непосредственному исполнителю. Оборот документации должен осуществляться с наименьшими временными и трудовыми затратами. Схемы движения различных категорий документов разрабатывает руководитель службы делопроизводства. В зависимости от принадлежности документа к тому или иному виду (входящие, исходящие, внутренние) осуществляется их движение.

Обработка исполненных и отправляемых документов

На завершающем этапе исполненная документация и исходящая корреспонденция должна пройти сортировку, упаковку и оформление. Данный процесс включает проверку правильности оформления документа (наличие обязательных реквизитов, правильность адресования, наличие всех страниц и указанных приложений). При неверном оформлении документ возвращается исполнителю.

Распространенные проблемы документооборота в организации

Современный документооборот сталкивается с рядом типичных для любой компании проблем:

  • Маршруты служебных бумаг одинаковых видов в компаниях одного и того же уровня и сферы деятельны зачастую очень схожи. Тем не менее, на данный момент единая регламентация путей прохождения таких документов отсутствует.
  • Маршрут документа осложняется огромным количеством инстанций. Это наиболее характерно для путей, проходящих через управленческий аппарат.
  • В процессе регистрации, согласования и редактирования документ совершает неоднократные возвратные движения, замедляя процесс прохождения.
  • В процессе выполнения аналогичных операций документ нередко передается разным исполнителям. Поворотные операции, как правило, возникают из-за недоработок в технологии обработки документов.
  • Единые правила передачи и доставки документов, регламентация курьерской связи на данный момент фактически отсутствует.

С вышеперечисленными сложностями в документообороте организации любой сферы деятельности сталкиваются регулярно. Кроме того, проблемы может создать несовершенство системы делопроизводства компании и низкая исполнительская дисциплина.


Документная грамотность управленческого персонала


Для оптимизации документооборота необходимо соблюдение следующих условий:

  • наличие единого регламента оформления служебной документации и работы с ней;
  • исключение дублирующих делопроизводственных процессов за счет четкого распределения функций между сотрудниками;
  • современное техническое оснащение документационного обеспечения управления;
  • целесообразность и оправданность делопроизводственных операций;
  • сочетание традиционного и электронного делопроизводства, документационного и бездокументного обеспечения.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль