Положение о должностных инструкциях

89
Разработка и введение в действие должностных инструкций позволяет решить такие важные вопросы, как разграничение полномочий и ответственности работников, определить критерии оценки их труда. Но, чтобы стандартизировать этот процесс, необходимо сначала разработать такой локальный регламент, как Положение о должностных инструкциях. О том, что должен содержать этот регламент, рассказывается в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • когда необходима разработка Положения о должностных инструкциях;
  • какие процедурные вопросы необходимо прописать в  Положении о должностных инструкциях;
  • какие разделы содержит Положение о должностных инструкциях.

Понятия «должностная инструкция» в трудовом законодательстве не содержится, но в некоторых случаях разработка и применение такого документа в качестве локального нормативного акта является насущной необходимостью. И в этом случае необходимой становится и разработка такого локального нормативного акта, как Положение о должностных инструкциях, регламентирующего порядок разработки, утверждения и использования должностных инструкций в конкретной организации.

В каких случаях необходима разработка положения о должностных инструкциях

Должностная инструкция - документ, определяющий и регламентирующий трудовую функцию для каждой конкретной штатной позиции с учетом специфики деятельности структурного подразделения. Ее назначение — определение и разграничение обязанностей, предусмотренных конкретной должностью.Положение о должностных инструкциях

Когда компания только начинает свою деятельность и развитие, когда идет становление ее организационной структуры, особой необходимости в разработке и применении должностных инструкций нет, поскольку, как правило, штат еще невелик и каждому из работающих какое-то время приходится, хотя бы частично, совмещать несколько функций.

Но с течением времени у компании, прошедшей этап становления, в штате которой появились новые должности, предполагающие выполнение конкретного функционала, появляется и потребность в должностных инструкциях. Они особенно необходимы тем предприятиям, которые характеризуются стабильной организационной структурой — учреждениям государственного или муниципального подчинения.


Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления


Естественно, прежде, чем начать разработку должностных инструкций, необходимо установить единые требования к содержанию, оформлению, утверждению и вводу в действие этих документов, являющихся, по сути, локальными нормативными актами, обязательными к исполнению теми работниками, кого они непосредственно касаются. В качестве такого регламента, как правило, используется Положение о должностных инструкциях.

Какие процедурные вопросы должно регламентировать Положение о должностных инструкциях

Этим документом должна определяться последовательность таких процедур, как разработка, согласование и утверждение должностных инструкций. В нем необходимо оговорить, кто будет являться непосредственными разработчиками должностных инструкций — как показывает практика, к этому вопросу может быть привлечен и сам сотрудник, и его непосредственный руководитель. Что касается содержания, в инструкции должны в полной мере быть отражены  типовые обязанности, права и ответственность, адаптированные к конкретному рабочему месту. В случае, когда Положением  в качестве разработчиков будут определены не только юристы и кадровики, есть гарантия, что документ будет реально работать, а его исполнение уже не будет вызывать недоуменных вопросов. К согласованию инструкций лучше привлечь группу лиц, в том числе кадровиков и юристов, которые понимают структуру, процессы и цели организации, а также смогут проверить документ на соответствие действующему законодательству.


Инструкция по делопроизводству. Термины, определения и сокращения


Утверждение должностных инструкций, как и любых локальных нормативных актов — прерогатива руководителя организации. Но если она имеет большую численность штата и разветвленную структуру, в Положении есть смысл прописать пункт о том, что руководитель компании утверждает должностные инструкции только для управленческих позиций, а инструкции на линейные позиции утверждаются руководителями подразделений.

Кроме этого, в Положение должно устанавливать порядок ввода инструкций в действие и порядок ознакомления работников с соответствующим приказом и содержанием самих должностных инструкций. В Положении также можно оговорить, что должностные инструкции являются приложениями в трудовым договорам или соглашениям и то, что ссылка на них должна содержаться в Правилах внутреннего трудового распорядка. Положением также должен определяться порядок учета и выдачи сотрудникам их экземпляров инструкций, а также порядок хранения и внесения корректировок в эти документы.

Какие разделы должны быть включены в Положение о должностных инструкциях

В общем случае, в Положение о должностных инструкциях рекомендуется включить такие разделы, как:

  1. Общие положения;
  2. Требования к содержанию должностной инструкции;
  3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введение в действие должностной инструкции;
  4. Заключительные положения.

Раздел Общие положения может содержать определение такого документа, как должностная инструкция, в нем необходимо указать цели его разработки, в том числе:

  • установление единых квалификационных требований к данной должности;
  • определение трудового функционала: решаемые задачи, права и ответственность работника;
  • разграничение и рациональное распределение трудовых обязанностей между сотрудниками подразделения;
  • определение и закрепление правового статуса данной должности в системе управления организацией;
  • установление объективных критериев оценки деятельности работника;
  • определение степени ответственности за неисполнение требований должностной инструкции;
  • укрепление трудовой дисциплины, повышение ответственности за результат работы и эффективности труд.

В разделе Общие положения также следует установить периодичность пересмотра действующих на предприятии должностных инструкций, а также перечислить причины, по которым может возникнуть необходимость в корректировке этих документов раньше намеченных сроков. Кроме этого, в данном разделе можно установить сроки и порядок хранения оригиналов должностных инструкций.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Разделом Требования к содержанию должностной инструкции должны устанавливаться наименования разделов и к тому, что должно содержаться в них. Типовая должностная инструкция состоит из таких разделов, как:

  • Общие положения;
  • Должностные обязанности;
  • Права;
  • Ответственность работника.

При необходимости в документ могут быть дополнительно включены, например, такие разделы, как:

  • Взаимоотношения и связи по должности;
  • Критерии оценки работы.

В этот раздел необходимо включить пункт о том, что обязанность по соблюдению требований настоящей должностной инструкции возникает у работника только после  подписания этого документа или после того, как с ним будет подписано дополнительное соглашение к трудовому договору.

В разделе Порядок разработки, согласования, утверждения и введение в действие должностной инструкции оговариваются перечисленные вопросы и устанавливаются  требования к оформлению должностных инструкций. В нем нужно привести список документов, на основании которых разрабатываются должностные инструкции на сотрудников предприятия и определить перечень должностных лиц, отвечающих за их разработку, а также тех, кто будет согласовывать и утверждать должностные инструкции.

Чтобы исключить в дальнейшем спорные ситуации, необходимо включить в данный раздел регламент ознакомления работников с положениями должностной инструкции, описывающий эту процедуру как во время приема на работу, так и впоследствии, после внесения изменений и дополнений в эти документы.


Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно


Раздел Заключительные положения может содержать пункты, регламентирующие внесение корректировок в инструкции, например, пункт устанавливающий ответственность руководителей подразделений за своевременное внесение изменений в должностные инструкции и передачу их в кадровую службу предприятия.

В этом разделе также оговаривается с какого момента должностные инструкции считают вступившими в действие и порядок передачи работнику его экземпляра инструкции.

Последним пунктом раздела следует установить момент, с которого в силу вступает само Положение о должностных инструкциях.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.29%
  • Делопроизводство 15.64%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.7%
  • Имидж секретаря 10.7%
  • Деловой этикет 11.11%
  • Карьерный рост 7.82%
  • Документооборот 17.28%
  • Электронный документооборот 15.64%
  • Архивное дело 83.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль