Требования к архивному помещению

100
Архивное хранение документов в организации необходимо для того, чтобы обеспечить сохранность документации на протяжении всей длительности их срока действия. Учитывая тот факт, что некоторые документы должны сохраняться на протяжение десятилетий, к архивному помещению предъявляются немалые требования, призванные продлить срок службы всей необходимой документации. Именно об этих требованиях мы расскажем более подробно в сегодняшней статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как выбрать помещение под архив;
  • требования к архивному помещению.

Архивное хранение документов может быть организовано как в самой организации, так и с помощью частных и муниципальных архивов. Несомненно, для компаний с небольшим объемом документооборота выгоднее будет воспользоваться услугами сторонних организаций, которые обеспечат сохранность ваших документов. Однако если документооборот организации достаточно большой и зачастую возникает необходимость обращаться к архивным документам, то рекомендуем задуматься о создании собственного архива.

Как выбрать помещение под архив

Если в вашей организации было принято решение о создании собственного архива, то, в первую очередь, необходимо правильно отнестись к оформлению всех документов, которые будут сданы на архивное хранение. Так, сами дела должны быть подшиты в скоросшиватели и иметь опись, которая содержит подробный перечень документов, включенных в состав дела. Обложка дела должна содержать наименование подразделения, номенклатуру и заголовок, который даст представление о составе дела. К примеру, «Приказы об отпуске», «Объяснительные сотрудников», «Зарплатные ведомости» и т.д. Более того, если документы планируется сдать на хранение в муниципальный архив, то необходимо заранее узнать о требованиях, предъявляемых данным учреждением к оформлению документации.

Кроме того, правила архивного хранения дел предусматривают и подготовку помещения под архив.


Документальный и архивный фонды организации


Наличие собственного архива позволит заранее определиться с его будущей площадью, обеспечит сохранность документов от посторонних лиц и даст возможность наиболее четко организовать соблюдение всех необходимых условий.Требования к архивному помещению

При выборе архивного помещения следует обязательно учесть удаленность от систем водоснабжения. Следует помнить, что вода – главный враг любых бумажных (и электронных тоже) носителей. Поэтому архивное помещение должно быть максимально удалено от систем водоснабжения, канализации и помещений с высокой влажностью и вероятностью затопления.

Следующий фактор, имеющий немаловажное значение, - естественное освещение. Наилучшим образом подойдут те комнаты, которые лишены окон и проемов. Однако если таковых не имеется, то следует отдавать предпочтения тем помещениям, окна которых обращены к северной стороне. Это также связано с тем, что прямые солнечные лучи значительно сокращают срок службы документов и делают бумагу более хрупкой. Поэтому, если в вашей организации архивное помещение имеет окна, то необходимо позаботиться о том, чтобы они всегда были закрыты жалюзями, а документы хранились в специальных шкафах.

Также рекомендуем уделить особое внимание вентиляции. Архивное помещение должно хорошо проветриваться, что позволяет избежать скопления пыли или, того хуже, образование плесени или грибка. Подобные неприятности чреваты полным уничтожением всех архивных документов, ведь даже в случае маленького повреждения листа бумаги плесенью или грибком, его следует уничтожить. Поэтому необходимо позаботиться об обеспечении принудительной вентиляции архивного помещения еще на этапе планирования. Это позволит избежать многих проблем в дальнейшем.

Требования к архивному помещению

Архивное хранение документов подразумевает не только их сохранность, но и обеспечение ограниченного доступа. По этой причине помещение архива должно запираться, а доступ к нему могут иметь только ответственные лица. Более того, рекомендуется хранить документы в специальных шкафах или сейфах, которые также должны закрываться на ключ. Особенно это актуально в организациях, имеющих большой объем секретных документов.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив дела. Рассмотрим некоторые из них:

Световой режим. Немаловажным фактором длительного хранения дел в архиве является правильная организация освещения. Если же исключить естественный свет не предвидится возможным, то необходимо хранить дела в закрывающихся шкафах.

Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.

Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Для этого необходимо регулярно проводить уборку архива.


Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли


Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль