Журнал регистрации входящих документов

535
Каждая организация зачастую получает входящие документы из других компаний или от контролирующих органов. Для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность оперативно найти поступившую деловую бумагу, необходимо освоить правила регистрации входящей корреспонденции. В этом как нельзя кстати поможет журнал регистрации входящих документов, о котором мы расскажем в сегодняшней статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • какую входящую документацию необходимо регистрировать;
  • что такое журнал регистрации входящих документов;
  • какие еще существуют способы регистрации входящей корреспонденции.

В любой организации очень пристальное внимание необходимо уделять регистрации входящих документов. От этого во многом зависит успешность деятельности компании, если речь идет о входящих документах от партнеров, с которыми заключаются различные сделки. В данном случае несвоевременная регистрация или утеря входящего документа может не только отразиться на деловом имидже организации, но и стать причиной убытков и потраченного времени. Чтобы избежать подобных неприятностей, давайте рассмотрим, какие входящие документы подлежат обязательной регистрации и как это сделать с помощью журнала регистрации.

Входящая документация, подлежащая регистрации

Вся входящая корреспонденция должна просматриваться и регистрироваться (при необходимости) в день ее получения ответственным лицом. Как правило, в любой организации данная обязанность возлагается на секретаря, который должен уметь сортировать входящие документы в соответствии с их срочностью и ценностью. Именно Журнал регистрации входящих документовсекретарь решает, какие документы в дальнейшем попадут на стол руководителя, а какие отправятся в мусорную корзину, поэтому необходимо отнестись достаточно скрупулезно к процедуре отбора входящих бумаг.

Для начала следует выделить такие деловые бумаги, как документацию из контролирующих органов. Их необходимо регистрировать сразу же при получении и передавать руководству или ответственным сотрудникам. Пренебрежительное отношение к данной документации может обернуться как небольшими неприятностями, так и административным наказанием, поэтому рекомендуем отнестись внимательно к данным письмам.

Следующие письма, требующие не менее пристального внимания, принадлежат организациям-партнерам, с которыми ваша компания совместно ведет деятельность. К этой группе относятся как письма от компаний, занимающихся обслуживанием (к примеру, организации, обслуживающие ваш офис, рабочую технику и т.д.), так и непосредственные клиенты. В данном случае любое письмо может содержать полезную информацию о каких-либо сделках, договорах, изменениях в тарифах или условиях сотрудничества. Именно поэтому подобная входящая документация должна быть зарегистрирована и передана сразу же при получении.


Правила регистрации документов


Журнал регистрации входящих документов

 Самым простым и надежным способом регистрации входящих документов на данный момент является журнал регистрации входящих документов. С его помощью можно без труда зарегистрировать любую входящую деловую бумагу и с легкостью найти ее, если это будет необходимо. При регистрации используется стандартный набор реквизитов, который содержит:

  • регистрационный номер входящего документа;
  • дата регистрации (поступления) документа;
  • сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
  • краткое содержание письма;
  • способ доставки (можно указать номер почтового отправления);
  • количество экземпляров письма;
  • сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо либо наименование организации);
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, которому был передан входящий документ для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Делопроизводство по обращениям граждан: регистрация, контроль и хранение


Отметим, что журнал регистрации входящих документов используется в компаниях с небольшим объемом документооборота. Это обусловлено тем, что при большом потоке входящей документации ручное заполнение регистрационной формы становится затруднительным.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Прочие способы регистрации входящих документов

Существуют различные формы регистрации документов. Помимо журнальной регистрации, также применяется карточная форма. При ее организации заполняются регистрационно-контрольные карточки, из которых формируются картотеки. Каждая такая карточка содержит краткую информацию о документе (дату регистрации, индекс, краткое содержание и отметку об исполнении).

В свою очередь картотеки (как и журналы) могут подразделяться на 2 части: по исполненным и неисполненным документам. При такой организации очень легко следить за исполнением, своевременно перемещая материалы из одной картотеки в другую. 


Ведение журнала регистрации корреспонденции в MS Office Excel 2010


Электронная форма регистрации документов осуществляется с помощью специального программного обеспечения. Как правило, такая форма регистрации имеет вид базы данных, состоящей из электронных карточек. По аналогии с карточной формой, в них вносятся краткие сведения о документе и его местонахождении. Такая форма регистрации позволяет в короткие сроки отыскать нужные бумаги по дате их регистрации, индексу и т.д.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.29%
  • Делопроизводство 15.64%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.7%
  • Имидж секретаря 10.7%
  • Деловой этикет 11.11%
  • Карьерный рост 7.82%
  • Документооборот 17.28%
  • Электронный документооборот 15.64%
  • Архивное дело 83.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль