Визитки: как заказать и что учесть

82
Руководитель дал задание секретарю: заказать профессиональные визитки для сотрудников с современным дизайном по оптимальной цене. Какой должна быть визитка специалиста и руководителя, как выгодно для компании изготовить визитки, расскажем в нашем материале.

Без визитной карточки едва ли можно обойтись, если нужно установить деловые связи, зарекомендовать себя и свою компанию на рынке, перевести общение из офлайна в интернет-пространство, заключить выгодные договор после успешных переговоров и вернуть клиента после перерыва в сотрудничестве.

Визитки: как заказать и что учесть

Как секретарю заказать визитки

Алгоритм заказа визиток состоит из нескольких шагов:

  1. Проанализировать цели разработки визиток.
  2. Выяснить сроки выполнения задачи.
  3. Получить информацию о бюджете на выполнение задачи.
  4. Получить информацию о фирменном стиле, если бренд-бук разработан, то запросить готовый дизайн визиток.
  5. Если фирменный стиль не разработан, взять за основу можно логотип компании, важно заранее обсудить будущий дизайн визиток с руководителем.
  6. Получить рекомендации руководителя, и его пожелания.
  7. Уточнить, на каком языке составляются визитки (для иностранных партнеров предусмотрите визитки на международном языке или языке страны), при необходимости привлеките профессиональных переводчиков.
  8. Запросить или составить самостоятельно список сотрудников, которым нужна визитка.
  9. Собрать по каждому сотруднику актуальную информацию: ФИО, должность, подразделение, email, внутренний телефон.
  10. Уточнить информацию о компании, которая должна размещаться на визитке: название компании для визиток, логотип компании (черно-белый или цветной), слоган компании, телефон ресепшн или кол-центра, сайт компании и другую информацию.
  11. Определиться с итоговым содержанием визиток, будут ли они отличаться у руководителей и рядовых сотрудников, примерно представить дизайн визиток.
  12. При необходимости повторно согласовать с руководителем всю собранную информацию.
  13. Выбрать подрядчика с учетом минимального объема работ и скидок, выяснить стоимость выполнения различных работ в спектре услуг и определиться с форматом сотрудничества.
  14. Проверить шаблон, предложенный подрядчиком, непосредственно перед печатью.
  15. Заказать необходимое количество визиток и оплатить услуги.
  16. Получить визитки с курьером, другими способами доставки или забрать самостоятельно.
  17. Передать визитки всем заинтересованным лицам в соответствии с задачей руководителя.

Стоимость визиток зависит от:

  • количества визиток (чем их больше, тем дешевле обойдется каждая);
  • используемых материалов и качества печати;
  • сопутствующих услуг (разработка дизайна, доставка и др.);
  • скидок, акций.

Об упаковке визиток не стоит беспокоиться, обычно изготовитель бесплатно упаковывает визитки в пластиковые или картонные коробки.

Читайте в электронном журнале:

Что должно быть на визитке

Визитка не должна быть перегружена информацией. Помните о целях ее разработки. Не выделяйте на ней слишком много места для информации, которая несущественна для установления контакта. Условно информацию на визитке можно разделить на обязательную, дополнительную и несущественную.

Обязательная

Дополнительная

Несущественная

Название компании

Отчество сотрудника

Миссия

Имя и фамилия сотрудника

Сайт компании

Слоган

Должность сотрудника

Адрес компании

Логотип

Email или телефон (что предпочтительнее для установления связи), рабочий или мобильный

Время работы

Украшения

Украшения, объекты абстрактного дизайна и прочие дополнительные элементы – редкий гость на профессиональных визитках. Исключение – творческие компании или коллективы, а также случаи, когда такие элементы предусмотрены бренд-буком.

Вебинар 16 марта: "Эффективный тайм-менеджмент для секретаря"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Особенности управления временем для секретарей и помощников руководителя
  2. Ориентация на процесс и результат. Как это влияет на работу?
  3. Приемы, позволяющие экономить время за счет того, что сотрудники перестают обращаться с «глупыми» просьбами
  4. Что делать, если руководитель «забывает» о назначенных встречах, о том, что он вчера говорил и т.д.?
  5. Как предотвратить проблему еще до того, как она случилась?
  6. Оптимизация рабочего места по системе 5С из методики Кайдзен
  7. Принципы эргономики для секретаря как еще один резерв экономии времени
  8. Методика SMART для постановки правильных целей
  9. Работа с собственным состоянием и эмоциями
  10. Влияние моделей биоритмов и полотна пилы на вашу работу и работу вашего руководителя. Как сделать больше за меньшее время?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Дизайн визиток

Выбор дизайна визитки, возможно, самая сложная часть работы. Но есть несколько универсальных решений, чтобы этот этап не вызвал затруднений у секретаря. Вариантов создания дизайна несколько:

  • получить готовый дизайн в соответствии с фирменным стилем (если он разработан);
  • заказать у штатного или внештатного дизайнера разработку дизайна визиток;
  • выбрать готовый шаблон в интернете или в картотеке компании-изготовителя;
  • заказать разработку дизайна у изготовителя визиток;
  • создать дизайн самостоятельно, если он не требует специальных навыков, в офисных программах.

Учтите, чем проще и стандартнее дизайн, тем удобнее разместить визитку в визитнице и пользоваться ею. Но такой подход не позволит вашим сотрудникам сыграть на wow-эффекте от необычных дизайнерских визиток.

Советы по дизайну визиток:

  • не выделяйте фамилию слишком сильно, лучше выделите контактные данные,
  • используйте только одну сторону,
  • делайте визитки стандартного размера (9х5 см), в крайнем случае выберите визитки с формой прямоугольник со скругленными углами,
  • поручите разработку дизайна профессионалам,
  • выберите дорогие материалы, повышающие статус компании в глазах получателя визитки,
  • не делайте слишком яркие визитки,
  • выбирайте стандартные легко читаемые с расстояния вытянутой руки шрифты максимально контрастного по отношению к фону цвета и насыщенности.

Что секретарю учесть при заказе визиток

Ставя задание компании-изготовителю визиток, не забудьте обсудить важные моменты:

  • качество печати (устойчивость чернил к влажности, трению и пр.);
  • цвета (черно-белые, оттенки серого, несколько строгих цветов, полноцветная печать);
  • покрытие (металлик, перламутр, прорезиненная, матовый эффект и др.);
  • используемая сторона (односторонняя или двусторонняя печать);
  • форма визитки (стандартный прямоугольник, скругленный прямоугольник или нестандартная форма);
  • материал изготовления (тонкий картон, матовой или глянцевое покрытие, нестандартные материалы, например, специальная ткань);
  • размер визиток (стандартный или нестандартный).

Типичные ошибки при заказе визиток

Предусмотрительно избегайте этих ошибок, чтобы руководитель был доволен выполнением задачи:

  1. Проверьте данные сотрудников, чтобы не переделывать визитки за дополнительную сумму.
  2. Выберите подрядчика с хорошим статусом на рынке, не доверяйте задачу кустарным компаниям.
  3. Максимально четко обговорите все параметры визиток, опишите в техническом задании, согласуйте его с подрядчиком за подписью обеих сторон.
  4. Досконально проверьте шаблон визиток и все параметры заказа перед передачей в печать.

Читайте на портале:

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 7.87%
  • Делопроизводство 13.27%
  • Психологические аспекты работы секретаря 7.1%
  • Имидж секретаря 6.64%
  • Деловой этикет 8.02%
  • Карьерный рост 6.17%
  • Документооборот 12.5%
  • Электронный документооборот 11.27%
  • Архивное дело 86.88%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль