Как вести журнал учета прихода и ухода сотрудников

199
Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателей вести учет рабочего времени сотрудников. Для этого существует табель формы Т-12. Однако эта форма не отражает всю информацию о рабочем времени сотрудников, которая может быть интересна руководителю. С этой целью многие организации используют электронные пропускные системы. Но их внедрение не всегда целесообразно, поэтому в некоторых (небольших) компаниях используют журналы учета прихода и ухода сотрудников. Как вести такой журнал, расскажем в этой статье.

Из этой статьи узнаете:

  • кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников
  • как вести журнал учета прихода и ухода сотрудников
  • образец журнала для распечатки

Как вести журнал учета прихода и ухода сотрудников

Журнал учета прихода и ухода сотрудников, в отличие от табеля, не обязателен для работодателя. Но для его ведения есть две основные причины. Во-первых, на основании данных журнала сотрудники отдела кадров или бухгалтерии  смогут оптимизировать заполнение табелей. А во-вторых, руководитель получит достоверные сведения о трудовой дисциплине работников. Для добросовестных сотрудников такая система учета рабочего времени тоже выгодна, ведь в журнале фиксируются не только опоздания и прогулы, но и сверхурочные часы.

Кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников

Каждая организация вправе самостоятельно определять лицо, ответственное за ведение журнала. Для такого назначения достаточно издать специальный приказ либо внести сведения в Положение о делопроизводстве. Во втором случае обязанности работника по ведению журнала необходимо прописать в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Рекомендуем материалы по теме:

Как вести журнал учета прихода и ухода сотрудников

В зависимости от установленных в организации графиков работы, сведения в журнал вносятся со следующей периодичностью:

  • ежедневно – при стандартной рабочей неделе;
  • еженедельно – в случаях, когда рабочий график сотрудников не подразумевает ежедневное посещение;
  • суммированный метод – при гибком или сменном графике работы сотрудников данные вносятся с периодичностью, установленной в Положении о делопроизводстве (даже раз в полгода, если это целесообразно).

Журнал прихода и ухода сотрудников не имеет регламентированной формы, поэтому вы можете разработать свою форму, содержащую те сведения, которые необходимы для учета посещаемости. Журнал может существовать как в бумажном виде, так и в электронном. В любом случае он представляет собой таблицу, в которой обычно содержатся графы:

  • номер записи;
  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дата;
  • время прихода сотрудника ;
  • время ухода сотрудника;
  • примечания (комментарии об опозданиях, причинах отсутствия на рабочем месте и т. д.);
  • подпись лица, ответственного за ведение журнала.

В специализированных магазинах вы можете приобрести готовый журнал, отпечатанный типографским способом, которые подразумевает прошивку и заполнение титульного листа  с указанием названия организации, периода ведения журнала и Ф.И.О. ответственного лица.

По усмотрению руководства в журнал могут быть добавлены графы для сведений об обеденных перерывах. И в этом случае лучше воспользоваться электронными таблицами, которые вы сможете распечатать для самостоятельного заполнения сотрудниками, или же вести журнал в электронном виде в течение года. Сроки хранения журнала прихода и ухода – 1 год после окончания.

Обратите внимание! Для учета рабочих выездов сотрудников в течение рабочего дня целесообразно вести отдельный журнал (тетрадь). Традиционно его называют «Журналом регистрации местных командировок». Такой журнал позволит руководителю и коллегам всегда быть в курсе местонахождения сотрудников.

Бумажная форма журнала учета прихода и ухода сотрудников подразумевает собственноручную подпись сотрудника. Зачастую в организациях сотрудники самостоятельно заполняют журнал, который просто лежит на столе вахтера или секретаря. Однако, поскольку ведение этого журнала не регламентировано законодательством, и целью его ведения является не подтверждение внесенных сведений сотрудником, а прежде всего – информация, рекомендуем вести журнал в электронном виде.

Простая таблица в Excel позволит автоматически рассчитывать количество отработанных часов. Также вы сможете формировать индивидуальные листы по каждому сотруднику, применяя простейшую сортировку по фамилии.

Образец журнала для распечатки

Как вести журнал учета прихода и ухода сотрудников

Рекомендуем материалы по теме:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.29%
  • Делопроизводство 15.64%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.7%
  • Имидж секретаря 10.7%
  • Деловой этикет 11.11%
  • Карьерный рост 7.82%
  • Документооборот 17.28%
  • Электронный документооборот 15.64%
  • Архивное дело 83.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль