Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

88
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — регламент, который должен быть составлен с учетом специфики условий труда на конкретном предприятии и тех требований, которые обусловлены управленческими потребностями руководства. При составлении этого документа необходимо будет объединить требования, описывающие обязанности секретаря и специалиста, занимающегося делопроизводством.

Из статьи вы узнаете:

  • какие требования предъявляются к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя;
  • каковы правила оформления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя;
  • какие должностные обязанности секретаря-делопроизводителя необходимо включить в инструкцию;
  • какие права секретаря-делопроизводителя должны быть прописаны в должностной инструкции.

Требования к должностной инструкции

В трудовом законодательстве не устанавливается обязательное использование на предприятии такого организационно-нормативного документа, как должностная инструкция. Но сомнений в ее необходимости уже не осталось даже у тех работодателей, которые стремятся свести к минимуму количество «бумажной работы». Вопросы регулирования трудовой деятельности каждой единицы, указанной в штатном расписании компании, с учетом должностного статуса и конкретной специфики рабочего места, могут быть решены составлением должностной инструкции.

Любая должностная инструкция, в том числе, и должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, является регламентом. Этим документом не только конкретизируется трудовая функция и четко очерчивается круг обязанностей, но и устанавливается порядок взаимодействия с созависимыми штатными единицами, дается перечень правовых актов, которыми следует руководствоваться в работе.

К таким правовым актам относятся законы, отраслевые стандарты и регламенты, локальные нормативные акты конкретного предприятия. Наличие должностной инструкции позволяет требовать от работника выполнения указанных в ней конкретных обязанностей и расценивать их невыполнение как нарушение трудовой дисциплины.

Разработка и практическое применение должностных инструкций позволяет:

  • осуществить оптимальную расстановку штатных единиц:
  • рационально распределить между ними трудовые обязанности и установить четкий порядок взаимодействия;
  • повысить служебную дисциплину на предприятии;
  • установить конкретные критерии по которым каждый специалист может быть объективно оценен на соответствие той или иной должности;
  • использовать устанавливаемые инструкцией требования для разрешения трудовых споров.

Из сказанного выше понятно, что должностная инструкция секретаря-делопроизводителя является важным документом. Его юридическая значимость должна быть обеспечена за счет выполнения требований к его структуре, содержанию и Должностная инструкция секретаря-делопроизводителяоформлению. В соответствии с УСОРД, структура документа должна содержать следующие разделы:

  1. Общие положения;
  2. Описание трудовой функции;
  3. Должностные обязанности;
  4. Права;
  5. Ответственность;
  6. Связи по должности.

Поскольку утвержденной типовой структуры должностной инструкции нет, в документ могут быть дополнительно включены другие разделы. Например, раздел «Подчиненность», в котором можно прописать чьи конкретно указания должен выполнять секретарь-делопроизводитель, какие из них являются приоритетными. Кроме этого, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может содержать раздел «Ответственность», в котором конкретно будет оговорена дисциплинарная ответственность, предусматриваемая за ненадлежащее исполнение требований, оговариваемых документом.

Текстовое содержание должностной инструкции

Что касается текстового содержания документа, его наполнение значительно облегчается за счет использования квалификационных справочников и профессиональных стандартов. Пока что профстандарт секретаря-делопроизводителя не разработан, но описание функционала можно взять из квалификационных справочников.

Также при описании функциональных обязанностей секретаря, можно воспользоваться, например, профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (ссылки в конце статьи). Квалификационные требования и трудовые функции должны быть адаптированы к конкретным условиям производственной деятельности предприятия, специфике конкретного структурного подразделения.

Текст должностной инструкции секретаря-делопроизводителя должен быть написан ясным и понятным языком с использованием четких и конкретных формулировок. Он должен быть убедительным и информационно емким, то есть, предложения должны содержать минимальное количество слов при максимальной смысловой наполненности. Убедительность его достигается за счет логики и последовательности изложения смысловых блоков.

Правила оформления должностной инструкции

Основной регламент, которым следует руководствоваться при оформлении должностной инструкции секретаря-делопроизводителя — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года.

Обратите внимание: с 1 июля 2017 года ГОСТ Р 6.30-2003 будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом добровольный порядок соблюдения стандарта останется неизменным.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

В стандарте приводятся требования и к расположению текстовой части документа, и к составу и размещению основных документов. Их наличие обеспечивает должностным инструкциям юридическую силу. Должностная инструкция секретаря делопроизводителя образец оформления приведен ниже.

Должностные обязанности секретаря

Конечно, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя будет включать в себя не только те обязанности, которые устанавливаются квалификационными справочниками и профстандартом. У каждого руководителя свои представления о тех трудовых функциях, которые должен выполнять секретарь, поэтому включение каких-то дополнительных пунктов неизбежно.

В небольших компаниях, как правило, функции секретаря-делопроизводителя довольно широки и, в некоторых случаях, он может даже вести и кадровое делопроизводство. Главное, чтобы все вменяемые ему обязанности были прописаны в должностной инструкции.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя должны быть прописаны в инструкции очень подробно и четко. Лучше дать их описание по категориям, например:

  • должностные обязанности секретаря;
  • обязанности по составлению и оформлению документов;
  • организация работы с документами (включая организацию архивного хранения).

Основные обязанности секретаря

  • администрирование входящих телефонных звонков;
  • ведение документооборота компании;
  • прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • контроль своевременности исполнения, подписания и согласования документов;
  • формирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации;
  • ведение справочной работы по документам;
  • проведение экспертизы ценности и классификация документов по продолжительности их хранения;
  • ведение архива документов на предприятии, их своевременное списание и утилизация.

Многие функции, свойственные секретарю-делопроизводителю, может выполнять и секретать-референт, обязанности которого расширены за счет выполнения дополнительных технических функций по обеспечению и обслуживанию управленческой деятельности руководителя компании.

Права секретаря-делопроизводителя

Исполнение обязанностей секретаря -делопроизводителя и те контролирующие функции, которые ему вменяются, подразумевают и расширенные права. Для того, чтобы обеспечить оперативность управления организацией, у человека, занимающего данную должность должно быть право самостоятельно принимать решения.

Кроме того, должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя можно предусмотреть и такие права, как:

  • получать доступ к информации, необходимой для эффективного выполнения должностных обязанностей;
  • заверять своей подписью определенные документы;
  • решать вопросы в пределах своей компетенции;
  • знакомится с документами и решениями, принимаемыми руководством, имеющими отношение к исполнению должностных обязанностей;
  • вносить предложения по повышению эффективности своей деятельности и устранению недостатков, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей;
  • требовать от руководства содействия в исполнении оговариваемых инструкцией должностных обязанностей.

Следует обратить внимание, что исполнение обязанностей секретаря в любом случае связано с доступом к информации, которая может составлять служебную или коммерческую тайну. Этот момент необходимо обязательно учесть при составлении раздела «Ответственность».

Кроме того, секретарь должен быть включен в ту категорию работников, которые имеют право на обработку персональных данных сотрудников. Все эти нюансы, обусловленные условиями работы на конкретном предприятии, должны учитываться в максимально полной степени и отражаться в должностной инструкции.

Образцы должностной инструкции

Здесь вы можете посмотреть должностную инструкцию секретаря, образец можно скачать по этой же ссылке.

Поскольку профессионального стандарта для этой должности пока нет, с образцом должностной инструкции секретаря и делопроизводителя, составленных с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» можно ознакомиться здесь и здесь.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль