Номенклатура дел организации в 2017 году

195
Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел. В данной статье мы рассмотрим, как должна оформляться номенклатура дел в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как составить номенклатуру дел организации;
    • номенклатуру дел коммерческой организации;
    • номенклатуру дел бюджетной организации;
  • образцы номенклатуры дел в 2017 году.

Составление номенклатуры дел организации

Наличие номенклатуры дел является обязательным для каждой организации. Более того, данная необходимость обусловлена большим практическим значением номенклатуры, которая помогает в определении сроков хранения документов, состава дела и т.д. Также с помощью номенклатуры становится возможным более систематизированное архивное хранение дел и дальнейшая работа с ними. Однако не все имеют представление, как составить номенклатуру дел организации (образец представлен ниже), и чем руководствоваться при ее оформлении. Давайте разберемся в данном вопросе.

Номенклатура дел организации в 2017 году бланк

Скачать чистый бланк >>>

Номенклатура дел образец

Как известно, документы в дела должны группироваться по одному виду (вопросу) и с одинаковыми сроками хранения. В этом вопросе номенклатура дел представляет собой своеобразный справочник, классифицирующий состав дел и их сроки хранения.

Иначе говоря, номенклатура дел содержит перечень заголовков дел, составленных в организации, и их сроки хранения. С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел. Однако это не единственное практическое использование номенклатуры. Ее наличие в организации необходимо для разных целей.Номенклатура дел организации в 2017 году образец

  • Используется для систематизации документов при составлении дел. При этом речь идет не только о бумажных документах, но и об электронных, которые также можно систематизировать при организации электронного хранения с помощью номенклатуры.
     
  • Для проведения первичной экспертизы ценности документов. При предварительном оформлении документов в дела с помощью номенклатуры дел отмечается его срок хранения (в соответствии со сроком, указанным в номенклатуре). Это во многом помогает избежать группировки в дело документов с разными сроками хранения, а, следовательно, упрощает и последующую процедуру экспертизы ценности документов.
     
  • Служит примером для составления регистрационного номера документа. Так как номенклатура содержит индексы всех дел, то, по предварительной оценке, можно определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ. Это означает, что при присвоении регистрационного номера документу уже можно использовать индекс дела, указанный в номенклатуре.
     
  • При изучении структуры организации выступает в качестве справочного материала.
     
  • Является основой для составления описей дел (постоянного срока хранения и временного не менее 10 лет), а также является в делопроизводстве основным документом учета.
     
  • Применяется в качестве основного учетного документа для де с временным сроком хранения (до 10 лет включительно).
     
  • Может использоваться для создания схемы картотеки для систематизации исполненных документов.

Как вы успели заметить, номенклатура дел носит большое практическое значение и переоценить ее важность просто невозможно. Именно этот документ является основой для правильного составления и оформления дел и их дальнейшего хранения.

Виды номенклатуры

Также необходимо понимать, что номенклатура дел бывает трех видов:

  1. типовая;
  2. примерная;
  3. индивидуальная.
  4. сводная

Типовая номенклатура

Является нормативным документом и определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях.

Примерная номенклатура

Имеет рекомендательный характер и необходима для определения примерного состава дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется.

Как правило, типовая и примерная номенклатура разрабатываются вышестоящими организациями для своей подведомственной сети. Это во многом помогает создать упорядоченный и одинаковый процесс составления и оформления дел во всех филиалах.

Индивидуальная номенклатура

Разрабатывается в каждой организации самостоятельно с учетом примерной и типовой номенклатур. При создании индивидуальной номенклатуры следует:

  • перенести заголовки дел, указанные в примерной или типовой номенклатурах, которые планируется завести в данной конкретной организации с учетом ее вида деятельности;
  • перенести сроки хранения дел (без изменений), которые также указаны в типовой или примерной номенклатурах.

Сводная номенклатура

Сводная номенклатура дел организации (объединяющая номенклатуры структурных подразделений) составляется на основе всех номенклатур структурных подразделений, которые были предварительно утверждены архивариусом или руководителем архива, а также соответствующим руководителем подразделения.

Следует понимать, что сводная номенклатура дел организации отображает все дела, заводимые в организации и сроки их хранения. Данная номенклатура должна оформляться на бланке организации и визироваться несколькими сотрудниками:

  • руководителем архива (лицом, ответственным за архив);
  • лицом, ответственным за делопроизводство в организации (чаще всего это секретарь);
  • экспертной комиссией организации;
  • руководителем организации.

Состав документов

Составляется номенклатура дел организации 2017 (образец представлен ниже) с учетом состава и содержания документации, образующейся в процессе осуществления деятельности организации. К таким документам относятся:

  • устав организации;
  • устав или положение о структурных подразделениях;
  • штатное расписание;
  • номенклатура дел за прошлый год;
  • описи дел постоянного и временного хранения (более 10 лет);
  • регистрационные формы;
  • типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения документов;
  • типовые и примерные номенклатуры дел.

Образец номенклатуры дел организации 2017

Номенклатура дел организации в 2017 году образец

Скачать чистый бланк >>>

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы с пятью столбцами.

  • Индекс дела.
  • Заголовок.
  • Количество единиц хранения.
  • Срок хранения (номер статей согласно перечню).
  • Примечание.

Столбец «Примечание» необходим для внесения отметок о переходящих, делах, о дате их заведения, выделения к уничтожению, передаче в другую организацию и т.д.

На заметку! Номенклатуру дел следует составлять каждый год в последнем квартале и вводить в действие с начала нового календарного года.

Номенклатура дел коммерческой организации

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать, в какой организации она разрабатывается. В том случае, если компания является коммерческой, не выступает источником комплектования государственных и муниципальных архивов, а также не имеет в своем капитале доли, принадлежащей государству (более половины), то процедура составления номенклатуры значительно упрощается.

Номенклатуры дел, составленные в коммерческих организациях, не подлежат обязательному утверждению государственным или муниципальным архивом, а также не требует согласования каждые 5 лет.

Номенклатура дел бюджетной организации

При составлении номенклатуры дел в бюджетной организации необходимо руководствоваться нормативными документами государственного или муниципального значения. Перед тем, как приступить к составлению, необходимо проверить наличие нормативных правовых документов, изданных на уровне публично-правового образования (республики, области, края). При отсутствии таковых следует руководствоваться Положением N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее), Правилами N 526.

Также следует помнить, что номенклатура дел, составленная в бюджетном учреждении, подлежит обязательному согласованию с экспертной комиссией государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является данное бюджетное учреждение. Более того, номенклатура дел бюджетной организации подлежит обязательному согласованию с соответствующим архивным учреждением не реже, чем раз в 5 лет.

Образцы номенклатуры дел в 2017 году

Номенклатура дел организации образец

Номенклатура дел организации в 2017 году бланк

Скачать чистый бланк >>>

Номенклатура дел организации в 2017 году образец

Скачать чистый бланк >>>

Номенклатура дел организации в 2017 году пример

Скачать чистый бланк >>>

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль