О языке управленческих документов

154
Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно для секретаря  в деловом общении. Термины, используемые в управленческой документации, – это отраслевые термины, отражающие содержание той предметной области, о которой идет речь в документе, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения управления

Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
Термины, используемые в управленческой документации, – это отраслевые термины, отражающие содержание той предметной области, о которой идет речь в документе, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения управления.

ТЕРМИН – слово или словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие

В состав терминологической лексики, употребляемой в текстах документов, входят названия оборудования, машин, механизмов, технологических процессов, изделий, материалов, деталей, должностей, профессий и т. д.
“040 “Роял-Контракт” в соответствии с п. 3.1 СниП 3.01.04-87 закончены строительно-монтажные и пуско-наладочные работы по встроенной трансформаторной подстанции и электрощитовым реконструируемой котельной микрорайона № 5 “Красная горка” г. Люберцы”.
“Производство работ кранами и подъемниками на расстоянии ближе 30 м от крайнего провода линии электропередач проводить только по наряду-допуску, определяющему безопасные условия производства работ”.
“Провести противоаварийные тренировки с персоналом, обслуживающим объекты котлонадзора”.
Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигаются использованием терминологических словарей и отраслевых стандартов. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

В текстах документов допускается употребление только официально принятых лексических и графических сокращений, зафиксированных в государственных стандартах и словарях

Применение лексических и графических сокращений
Длинные слова и словосочетания часто неудобны в речи, поэтому в целях компрессии (сжатия) речи вместо полных слов используются сокращенные слова.Виды сокращенных слов

Лексические сокращения (аббревиатуры)

Сложносокращенные слова, образованные удалением
части составляющих их букв или
составленные из
частей слов

Функционируют в речи как самостоятельные
слова

СНГ, Москап-ремонт, зам., спецназ и др.

Графические сокращения

Сокращенные обозначения слов,
применяемые на
письме

Словами не являются, применяются только на
письме, а при чтении расшифровываются и читаются полностью

г., гр-н, тчк., ж.-д, кв. м. и др.

Если употребляется сокращенное наименование организации, это должно быть официально установленное сокращение, зафиксированное в учредительных документах организации (уставе или положении об организации):
“Информация о принятии постановления ГНИ и распоряжения ФСНП, объеме арестованного и фактически проданного имущества по состоянию на 30 (31) число каждого месяца передается ГНИ по г. Москве в рабочую группу ММБК”.
“Сокращенное наименование общества: “ТПФ “СТРОЙЭНЕРГО-РЕСУРС”.
“Местонахождение общества: 117003, Москва, просп. Вернадского, д. 95, корп. 3, офис 129”.
Употребляя в тексте документа сокращения, следует учитывать: удобно ли сокращение для произнесения и запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия, используемого в той же области.

Употребление страдательных конструкций
В русском языке существует два типа близких по смыслу глагольных конструкций: с использованием действительного залога (мы подписали договор о сотрудничестве) и страдательного залога (нами подписан договор о сотрудничестве).

При употреблении действительного залога внимание акцентируется на субъекте (производителе) действия, при употреблении страдательного залога – на самом действии

В деловом стиле предпочтение отдается страдательным (пассивным) конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях вне зависимости от того, кто их осуществляет.

Неправильно

Правильно

Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам

Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам

Предприятием будет поставлено в Чехию электромеханическое оборудование

Предприятием будет поставлено в Чехию электромеханическое оборудование

В еще большей степени такая установка реализуется в безличных конструкциях типа: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа проводится, контроль обеспечивается и т. п. Такого рода обороты – одна из характерных примет делового стиля.

Ограниченная сочетаемость слов
Сочетаемость слов – способность слова вступать в смысловые связи (сочетаться) с другими словами.
Наиболее широкими возможностями сочетаться с другими словами обладают слова в литературной речи, в деловой речи эти возможности слова во многих случаях значительно уже. Ограничение возможностей слов вступать в смысловые отношения с другими словами – одна из особенностей деловой речи.

В деловой речи

В литературной речи

предоставить кредит;
направить на рассмотрение;
передать в управление;
осуществлять контроль;
вносить предложения

предоставить, выдать кредит;
направить, выслать на рассмотрение;
передать в, для управления;
вести, осуществлять контроль;
контролировать, вносить, давать предложения

Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже
Употребление однотипных падежных форм при имени существительном специалисты называют “нанизыванием падежей”. Чаще всего в деловой речи используют последовательное подчинение слов в родительном или творительном падеже, при этом предлоги из таких словосочетаний исключаются.

В деловой речи

В литературной речи

“Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п. ) жилых и административных зданий (род. п.)

“Предлагаем Вам варианты решений реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок в жилых и административных зданиях”

“Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п. ) мэрии Москвы, (род. п.) иру-ководства финской столицы (род. п.)”

“Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения конкретных аспектов возможного сотрудничества между мэрией Москвы и руководством финской столицы”

Употребление словосочетаний с отглагольным существительным
Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов, обозначающих действие, используют конструкции из отглагольного существительного со значением действия и полузнаменательного глагола:

Правильно

Неправильно

произвести ремонт

отремонтировать

оказать поддержку

поддержать

провести учет

учесть ':

оказать содействие

посодействовать

оказать помощь

помочь

произвести уборку

убрать

Специалисты называют такое явление “расщеплением сказуемого”. Словосочетания из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называют действие (произвести, оказать, провести), но и обозначают предмет действия (ремонт, помощь, учет); очевидно, этим и объясняется преимущественное употребление таких конструкций.

Преобладание простых распространенных предложений
Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом – подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами – подлежащим и сказуемым), с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, определениями, вводными словами и предложениями и др.), например:
В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставный фонд СП “МИО”, а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяйственному управлению мэрии.
Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде округов Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов.
Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления мэрии для организации обслуживания автопарка мэрии и администрации Московской области.
В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству “Новости” для размещения вновь организуемого журнала “Россия”.
Сложных предложений в деловой речи меньше, чем простых. Из сложных предложений наиболее употребительны сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные.
Мэрия выражает надежду (главное предложение), что посольство с пониманием отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений (придаточное предложение).
Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение).
Сообщаем (главное предложение), что с 21.02.2000 по 07.03.2000 испанская авиакомпания “Иберия” предлагает авиаперелеты по сниженным ценам (придаточное предложение).
При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы надежного внутреннего и наружного антикоррозийных
покрытий (придаточное предложение), считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей (главное предложение).
При употреблении сложных предложений в документах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом; если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом.

Употребление сложных рубрицированных перечисленийРУБРИКАЦИЯ – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, использование заголовков, подзаголовков, нумерации

В деловом стиле, как показали исследования по статистике речи, средняя длина предложения 62 ±7 слов, что в 2-3 раза больше, чем в других стилях.
В деловой речи сложился особый тип предложений – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации при ее перечислении.
При проработке данного вопроса редакцией были сформулированы специфические требования к выделяемому помещению:
оно не должно располагаться на уровне одного этажа;
– должно иметь не менее двух залов площадью 35–40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;
– должно иметь не менее 16 кабинетов на 2–3 чел. каждый и один зал для заседаний;
– помещение не должно требовать ремонта;
– должно иметь помещения технического назначения.
В сложных рубрицированных перечислениях каждый фрагмент текста оформляется в виде абзаца. Абзац может быть выделен нумерацией или с помощью дефиса.
В деловом стиле употребляются более длинные по размеру предложения, чем в других стилях.
В текстах документов предложения, состоящие из 90-100 и более слов, воспринимаются как совершенно нормальные. Очевидно, это свойство делового стиля также сформировалось под влиянием стремления к точности, ясности, логичности изложения. Кроме того, в деловой речи употребляется большое количество сложных номенклатурных названий (организаций, подразделений, должностей и др.), что также значительно увеличивает размеры предложений.
Рассмотренные свойства делового стиля далеко не исчерпывают всех его специфических особенностей, но составляют его наиболее яркие черты. Большинство этих признаков присущи только деловому стилю, некоторые из них сближают деловой стиль с другими, в первую очередь с научным стилем, которому также свойственны широкое употребление сокращений, ограниченная сочетаемость слов, преобладание страдательных конструкций над действительными. Многие черты делового стиля существенно отличают его от литературного языка, поэтому для любого работника аппарата управления очень важно знать эти специфические особенности деловой речи и уметь применять их на практике при составлении текстов документов.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 6.47%
  • Делопроизводство 12.95%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.07%
  • Имидж секретаря 10.07%
  • Деловой этикет 10.07%
  • Карьерный рост 9.35%
  • Документооборот 15.11%
  • Электронный документооборот 13.67%
  • Архивное дело 82.01%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль