Бланк документа

146
Независимо от того, какими бланками пользуется организация, в любом случае бланк должен быть построен правильно. Каков состав реквизитов различных видов бланков? О правилах оформления бланков читайте в статье журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера" (№1 2010)

Определение понятия “бланк документа” дает ГОСТ Р 51141‑98 “Делопроизводство и архивное дело”. Согласно этому стандарту “бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа”. Определение стандарта не говорит нам о том, на каком носителе должен быть изготовлен бланк документа. Современные технологии позволяют использовать для изготовления документов не только бумагу и бланки документов, изготовленные типографским или иным способом, но и так называемые электронные шаблоны бланков документов. Независимо от того, какими бланками пользуется организация, в любом случае бланк должен быть построен правильно.

Состав реквизитов бланков

Требования к бланкам документов установлены государственным стандартом ГОСТ Р 6.30‑2003 (раздел 4 “Требования к бланкам документов”).

Кроме того, раздел 2 стандарта устанавливает состав реквизитов документов, в т. ч. и реквизитов бланка. Несмотря на то что национальные стандарты в настоящее время не являются документами, обязательными для применения, большинство организаций применяют положения стандарта при проектировании и разработке бланков документов и при оформлении документов. Кроме того, постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 приняты Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства), которыми установлен перечень реквизитов, применяемых при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти. В этом перечне присутствуют реквизиты, применяемые в бланках документов.

Рассмотрим, прежде всего, положения стандарта ГОСТ Р 6.30‑2003. Стандарт устанавливает состав реквизитов бланков:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• наименование вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа.

Для таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа.

Стандарт устанавливает размеры служебных полей в документах (левое – не менее 20, правое – 10, верхнее – 20, нижнее – 20 мм), а также виды бланков (общий бланк, бланк конкретного вида документа и бланк письма). Стандарт предусматривает варианты расположения реквизитов бланка: угловой и продольный. В приложениях стандарта (приложение Б) приведены образцы оформления бланков документов, например бланк письма с угловым расположением реквизитов и бланк письма с продольным расположением реквизитов:

Бланк документа

Бланк документа

Стандарт устанавливает также, что в организациях могут использоваться бланки организаций, структурных подразделений, должностных лиц. Организации самостоятельно решают вопрос о том, какие виды бланков использовать. В большинстве своем организации используют бланк письма и бланк конкретного вида документа (бланк приказа и (или) распоряжения). В органах государственной власти, в органах местного самоуправления используются также должностные бланки: писем и конкретных видов документов (например, бланк письма губернатора или бланк распоряжения губернатора).

Пример бланка приказа:

Бланк документа

Особого внимания требуют так называемые общие бланки. Потребность в этих бланках была тогда, когда для изготовления документов использовались пишущие машины. Общий бланк давал возможность изготавливать такие виды документов, как протокол, акт, решение и др. Наименование вида документа печаталось на общем бланке при изготовлении документа (наименование вида документа указывалось под названием организации). Сейчас, когда для изготовления документов используются персональные компьютеры, есть возможность использовать шаблоны бланков для любого вида документов, в том числе и для тех, для которых раньше использовался общий бланк. В настоящее время общие бланки остаются только в тех организациях (как правило, это органы власти), которые готовят документы исключительно на бланках, изготовленных типографским способом.

Сказанное об общих бланках, в принципе, относится и к бланкам писем, и к бланкам конкретных видов документов. Если организация не использует типографские бланки, то и эти виды бланков могут быть в виде электронных шаблонов.

ГОСТ Р 6.30‑2003 разрешает организациям субъектов Российской Федерации, использующим наряду с русским языком в качестве государственного языка язык субъекта Российской Федерации, пользоваться бланками на двух языках, в этом случае реквизиты бланка печатают на одном уровне: на русском языке – слева, на национальном языке – справа.

О правилах оформления реквизитов бланка документа и составе реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти читайте в следующем номере журнала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.86%
  • Делопроизводство 17.19%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.76%
  • Имидж секретаря 11.31%
  • Деловой этикет 12.22%
  • Карьерный рост 8.6%
  • Документооборот 19%
  • Электронный документооборот 16.74%
  • Архивное дело 81.9%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль