Контроль исполнения документов в организации

378

Организация делопроизводства - Контроль исполнения документов

  • Классификатор причин неисполнения документов (файл доступен только подписчикам)
  • Форма Сведений об исполнении документов, поставленных на контроль
  • Форма Сводки документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)
Шаблон Напоминания исполнителю о приближении срока исполнения документа Пример заполнения напоминания исполнителю(файл доступен только подписчикам) Примерный вариант оформления докладной записки "О перенесении срока исполнения документов"(файл доступен только подписчикам) Пример заполнения сведений о состоянии исполнительной дисциплины(файл доступен только подписчикам)

Часто задаваемые вопросы

Что такое «постановка документов на контроль» и каким образом она осуществляется?

Вернуться в раздел "Организация делопроизводства"

Требования к организации контроля исполнения документов в нормативных актах Российской Федерации. Современные проблемы контроля. Какие документы необходимо контролировать? Сроки исполнения документов. Каким образом их разработчики регламентируют действия по контролю? В каком документе можно закрепить работу по контролю?

В российской системе управления контроль за исполнением документов всегда проводился руководителями структурных подразделений по направлению "снизу - вверх", т. е. результаты передавались от начальства мелких подразделений в крупные. Делопроизводственные службы в этом процессе принимали лишь косвенное участие.

Впервые контроль за исполнением документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях ЕГСД в 1974 г. В этом документе были установлены организационные основы и функции контрольных подразделений и разработана технология операций по контролю за исполнением документов. Практически в этом же объеме требования к организации контроля и роль делопроизводственной службы были определены в Государственной системе документационного обеспечения управления.

Делопроизводственный контроль стал первой функцией, которая выполнялась в автоматизированном режиме.

В 1 970-е и 1 980-е гг. для целей контроля использовались АСУ (автоматизированные системы управления), в составе которых разрабатывались специальные подсистемы АСКИД, АКИД, АСК и др.

Дальнейшее развитие делопроизводственного контроля связано с внедрением новых информационных технологий.

В современных организациях любая автоматизированная система делопроизводства имеет функцию контроля за сроками исполнения.

Таким образом, технология контроля прошла значительный путь развития и сегодня позволяет контролировать огромные массивы документов без значительного увеличения штата. При этом проблема контроля по-прежнему остается во многих организациях нерешенной.

Современная проблема контроля

На наш взгляд, проблема заключается в слабой правовой и нормативной регламентации и, конечно, в организации работы в службе делопроизводства.

Читайте также: Проблемы исполнения документов

Как быть, если сотрудники компании избегают брать ответственность на себя и не исполняют документы в срок?

Любому специалисту в области делопроизводства известно, что нормативно-методические документы межотраслевого действия, установившие правила делопроизводства, принимались в начале 1990-х гг. Трижды выходившие в последующие годы Типовые инструкции по делопроизводству разрабатывались для федеральных органов исполнительной власти. Они не являлись нормативными документами для фирм, созданных в какой-либо организационно-правовой форме, кроме государственного учреждения. Да и требования к организации контроля изложены там в самом общем виде.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" в ст. 11 установил: "В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти".

К числу требований, установленных Правительством РФ, относятся положения ряда документов, которые затрагивают вопросы контроля за сроками исполнения. В наибольшем объеме эти требования изложены в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30, и Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452.

Каким образом разработчики этих документов регламентируют действия по контролю?

Эти документы детализируют и конкретизируют давно сложившиеся операции по контролю за исполнением документов. Попробуем рассмотреть положения регламентов в сравнении с типовыми операциями по контролю.

Для организации контроля за сроками исполнения в структуре службы ДОУ должно быть создано специализированное подразделение со штатом 3-4 работника.

Оно может носить название: контрольно-инспекторская группа, группа контроля, инспекция по контролю и т. д. Их названия не унифицированы.

В небольших организациях контроль выполняется одним из сотрудников службы ДОУ, чаще всего ее руководителем. Там, где служба не создавалась, обязанности по контролю выполняют секретари. Однако на практике существует множество служб делопроизводства, в которых подобные подразделения (или отдельные сотрудники) отсутствуют, а контроль ведется эпизодически или не ведется вовсе.

Типовой регламент внутренней организации федерального органа исполнительной власти предусматривает обязательное создание в его структуре специализированного структурного подразделения, которое и обеспечивает контроль за исполнением документов.

Наличие контрольных структур или поручение контрольных функций одному из работников службы ДОУ не освобождает руководителей от непосредственного контроля за исполнением документов, заданий, поручений, а также за повседневной деятельностью подчиненных. Более того, именно от руководителя зависит эффективность контроля.

Руководитель ставит на контроль только выборочные документы, контроль применяется как "пожарная" мера, ведется время от времени или только в отношении отдельных сотрудников. Специалисты управленческой структуры не оценивают как большой недостаток в своей работе задержку исполнения задания или нарушение установленных сроков исполнения документов. Как правило, у всех есть на то "объективные" причины.

Руководитель обязан контролировать все направления деятельности, все вопросы в пределах своих функций и полномочий, но не доводить контроль до мелочной опеки подчиненных. Руководитель контролирует, как правило, общее состояние работы, качество ее выполнения, суть решаемых управленческих задач. Однако в практике управления большинства коммерческих организаций этот важнейший принцип управления не закреплен никаким локальным актом, контроль реализуется руководителем в том объеме, который ему кажется наиболее целесообразным.

В контрольных операциях важна резолюция, которая определяет исполнителя (или исполнителей), суть задания, срок исполнения. Само исполнение зависит от того, насколько четко поставлена задача исполнителю. Через резолюции и устные поручения руководителя регулируется загрузка и распределение работы между специалистами аппарата управления. Для исполнителя резолюция равносильна приказу на исполнение документа. Для службы ДОУ резолюция - необходимая информация, используемая при регистрации документов и контроле за их исполнением.

Типовые регламенты особо подчеркивают роль руководителей всех уровней в контроле за исполнением, практически устанавливая эту функцию как одну из обязательных должностных обязанностей.

Например: контроль за рассмотрением поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений осуществляется руководителями структурных подразделений и структурным подразделением, обеспечивающим контроль за исполнением поручений. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещаний у руководства федерального органа исполнительной власти, осуществляется структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, и структурным подразделением, обеспечивающим контроль за исполнением поручений.

Какие документы необходимо контролировать?

Согласно действующим правилам делопроизводства, контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Кроме того, по указанию руководства организации или структурного подразделения на контроль могут быть поставлены любые документы, отдельные пункты из них, устные или письменные распоряжения руководителя.

Регламенты устанавливают состав документов, которые подлежат обязательному контролю. В их число входят:

поручения, содержащиеся в актах Правительства РФ, протоколах заседаний Правительства РФ, совещаний у Председателя Правительства РФ, заседаний возглавляемых им координационных и совещательных органов и в его резолюциях; заключения на проекты нормативных правовых актов; проекты актов, поступивших на согласование; депутатские запросы, обращение членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы; запросы иных федеральных органов исполнительной власти о предоставлении информации (экспертиз, заключений); обращения граждан; обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, содержащие жалобы на нарушение законодательства Российской Федерации.

Сроки исполнения документов в делопроизводстве

Принципиальным вопросом в организации контроля является срок исполнения документа в делопроизводстве.

Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно.

Полезно знать!

Во внутренних распорядительных документах и в решениях коллегиальных органов управления сроки исполнения принято указывать по каждому вопросу или пункту принятого решения.

Например, сроки исполнения поручений Правительства РФ, поручений руководителей федеральных органов исполнительной власти, депутатских и парламентских запросов, обращений граждан, исполнения ряда документов органов управления в негосударственных коммерческих организациях и др. установлены федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Индивидуальные сроки устанавливаются либо в тексте документа (это характерно для распорядительных и нормативных документов, для отчетной и статистической документации), либо в резолюции и устных указаниях руководителя, который принимает решение об исполнении документа. В регламентах установлены сроки исполнения по каждому виду документов отдельно. Предусмотрено три категории сроков - от 3 до 30 дней.

Например, поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения.

Обратите внимание, что срок установлен не с даты получения документа исполнителем, а с даты подписания документа.

Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания.

Не каждый документ и не каждое задание возможно исполнить в установленный срок, поэтому важно, чтобы в любой организации был четко установлен порядок изменения срока. В любом случае это является исключительной мерой. Решение о продлении срока исполнения может быть принято только тем должностным лицом, которое установило первоначальный срок. В действующих правилах делопроизводства эта процедура не регламентирована.

Считается, что срок исполнения документов может быть изменен не менее чем за 2-3 дня до его истечения. Инициативу должен проявить исполнитель, которому поручено исполнение, он обязан обосновать и согласовать с руководителем изменение срока. Он же должен сообщить об изменении срока в контрольное подразделение службы ДОУ.

В типовых регламентах установлен четкий порядок переноса срока исполнения документов. При этом стоит обратить внимание на то, что действие по переносу срока должно быть документировано. Ру¬ководитель (или структурное подразделение), которому было поручено исполнение, обязан представить соответствующий документ. Это может быть:

  • предложение о переносе срока, если задание не может быть исполнено в установленный срок;
  • предложение о привлечении соисполнителей, если у первоначально назначенных учреждений или органов управления не хватает полномочий на исполнение;
  • проект доклада с предложением о назначении другого исполнителя поручения.

При этом важно отметить, что эти предложения представляются в течение 7-10 дней с даты подписания поручения, а не за два-три дня до окончания срока.

Предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководству федерального органа исполнительной власти руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

В нормативных документах межотраслевого действия практически не предусмотрена процедура информирования руководителя, давшего задание, о срыве срока исполнения. Формы информирования руководителей могут быть разными, как правило, это перечень неисполненных документов. Наиболее привычной формой является справка.

В такой справке работник делопроизводственной службы указывает наименования структурных подразделений, сведения о корреспонденте (авторе), документе, номере, дате, кратком содержании, сроке исполнения, фамилии исполнителя и др.

При этом следует отметить, что периодичность представления такой информации в нормативных документах не определена.

В Типовых регламентах определен порядок информирования о срыве срока исполнения. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль за исполнением, еженедельно представляет руководителю информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти. Кроме того, должностное лицо, ответственное за исполнение, в течение 2-3 дней после истечения срока обязано представить руководителю, который давал задание, объяснение о ходе исполнения поручения, перечислить исполнителей (должностных лиц), причины неисполнения в установленный срок и меры ответственности, предлагаемые или принятые в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

Последняя операция по контролю входящих документов - снятие с контроля после завершения исполнения. Однако и эта операция не регламентирована действующими нормативными документами по делопроизводству. Служба контроля не должна самостоятельно снимать документы с контроля, это могут делать только те должностные лица, которые ставили документы на контроль.

На практике снятие с контроля осуществляется и на основе устных сообщений об исполнении и на основе соответствующим образом оформленного и подписанного ответного документа.

При этом специалист группы контроля службы ДОУ делает соответствующие отметки в регистрационно-контрольной форме (карточке), а ответственный исполнитель на входящем документе ставит отметку об исполнении, удостоверяя ее своей подписью.

В Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти установлен порядок снятия документов с контроля структурным подразделением, которое осуществляет контроль. Процедура снятия с контроля проводится только после представления в контрольное подразделение документированной информации об утверждении соответствующего акта, принятом решении, заключений о согласовании проектов актов или проведенных экспертиз. Таким образом, и в завершающей процедуре контроля основная роль принадлежит документам, подтверждающим исполнение. Контроль за исполнением обращений граждан прекращается на основании документированной информации соответствующих структурных подразделений о направлении в установленном порядке ответа заявителям.

В заключение хотелось бы отметить, что цель контроля за сроками исполнения, который ведет делопроизводственная служба, - содействие своевременному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, оперативное обнаружение первых признаков срыва исполнения или поручения, получение информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей, своевременное информирование об этом руководителя. То есть в создании условий для принятия своевременных мер по исполнению при угрозе его срыва.

Типовые регламенты, которые мы проанализировали, являются основой разработки Регламентов федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов. Они не могут рассматриваться как нормативный документ для негосударственных структур управления. Однако детальная разработка документированной процедуры контроля за сроками исполнения документов вполне может быть использована секретарями, отвечающими за делопроизводство небольших и средних фирм, службами делопроизводства (службами ДОУ) при регламентации "своего" делопроизводства. Это возможно сделать при разработке инструкции по делопроизводству. Такой путь нам представляется наиболее целесообразным, т. к. инструкция закрепляет систему работы с документами комплексно - от создания документа до его сдачи в архив. Если по каким-то причинам разработка инструкции в настоящее время невозможна, закрепить работу по контролю можно отдельным документом. Например, регламентом, правилами, приказом.

Важно, чтобы такой документ в организации был создан. Его создание необходимо и для улучшения работы службы делопроизводства по контролю за сроками исполнения, и для всего управленческого аппарата - для повышения исполнительской дисциплины.

Контроль исполнения документов в организации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • doc kontrol.doc
  • svodka1.doc
  • napominanie ispolnit.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.32%
  • Делопроизводство 17.92%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.26%
  • Имидж секретаря 11.79%
  • Деловой этикет 12.74%
  • Карьерный рост 8.96%
  • Документооборот 19.81%
  • Электронный документооборот 17.45%
  • Архивное дело 81.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль